них есть хотя бы малейшая двусмысленность, почти всегда истолковываются негативно.
Таким образом, умение успешно общаться в письменной форме, является ценным навыком на всех уровнях управления.
Специалисты в этой области Дж.М. Лейхифф и Дж.М. Пенроуз предлагают 10 правил, которым необходимо следовать для того, чтобы письменная коммуникация была эффективной. Вот эти правила: тактичность,
персональность, позитивность, энергичность, цельность, связность, ясность,
краткость, удобочитаемость, элементы унификации [7, с. 140].
4. Преимущества, недостатки письменной деловой коммуникации и
их преодоления
В результате стремительного развития электронных средств связи все реже и реже в деловой практике и сервисной деятельности используются почтовые отправления, однако такая необходимость все же существует по причине этикета. Преимущества письменной деловой коммуникации достаточно очевидны:
–Написанное слово обладает большей силой, чем слово произнесенное, и
имеет более продолжительное воздействие, потому что письменное сообщение можно длительного хранить и перечитывать снова и снова.
–Письменная деловая коммуникация позволяет планировать, отбирать и правильно оформлять мысли, поэтому она часто более тщательно сформулирована, чем устная деловая коммуникация.
–Письменная деловая коммуникация вызывает меньше эмоциональных реакций, поскольку больше внимания уделяется сознательному восприятию информации. Именно поэтому она играет ведущую роль в передаче важной и официальной информации.
По сравнению с современными коммуникационными каналами,
письменная деловая коммуникация обладает и рядом недостатков, которые
необходимо учитывать:
– Восприятие сведений в письменной делово коммуникации напрямую зависит от качества его составления [1, с. 213]. Плохо написанные тексты, за которыми следуют многочисленные письменные и устные объяснения,
делают конечное сообщение дорогим и путаным.
–Необходимо учитывать затраты, связанные с осуществлением операций
скоммуникацией. Чтобы подготовить хорошую письменную коммуникацию требуется время. Тем более на их доставку уходит определенное время.
Кроме того, практически каждый вид письменных деловых коммуникаций потребует определенных затрат на бумагу, дизайн, типографские работы или ксерокопирование, услуги почтовой рассылки и т.д.
– Отсутствует поддержка коммуникации невербальными средствами.
Безусловно, есть способы для преодоления возникающих недостатков в письменных деловых коммуникациях
– Определяя рамки сообщения, следует подумать о получателе и принять во внимание его отношение к сообщению, ожидания, заинтересованность.
Письменную деловую коммуникацию должна тщательно продумываться прежде, чем им можно будет дать ход. Наиболее полезными приемами формирования и организации информации в письменных деловых коммуникациях является структурирование текста и использование диаграмм.
–Существует несколько общих рекомендаций, позволяющих писать кратко: избегайте длинных слов, многословных выражений, ненужных повторений, избитых фраз и клише. Крометого чтобы обеспечивать своевременное отправление и сократить время на их доставку лучше использовать более одного средства или канала для подкрепления своего сообщения, добиваться обратной связи.
–Поскольку в письменной деловой коммуникации отсутствует поддержка невербального средства, необходимо грамотное использование слов «Вы» и «Ваши» позволяет сделать сообщение центром внимания
читающего. То есть означать необходимость сосредоточиться на нуждах и интересах адресата, а не на своих собственных.
Письменная деловая коммуникация, замысел которой полностью определяется пишущим, создается без непосредственного собеседника. С
одной стороны, она выступает вспомогательной по отношению к устной деловой коммуникации знаковой системой, используемой с целью ее фиксации. Материальной основной письменной деловой коммуникаций являются знаки, с помощью которых обозначаются речевые звуки. С другой стороны, письменную деловую коммуникацию можно считать вполне самостоятельной системой, имеющей ряд специфических функций и особенностей. Умение успешно вести письменную деловую коммуникацию стало неотъемлемой частью профессиональной культуры человека:
менеджера, руководителя всех уровней, референта, служащего. Для достижения высокой результативности практически в любом виде профессиональной деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах и принципах делового общения.
Литература
1.Карпенко Я.Е., Петренко Е.С. Проблемы деловой коммуникации в организации. – Томск, 2014. – 211 с
2.Казакова О.А., Серебренникова А.Н., Филиппова Е.М. Делоавя коммуникация. – Томск, 2013. – 69 с.
3.Кузнецов И. Н. Деловое общение. – М., 2012. – 528 с
4.Баландина Л. А., Давидян Г. Р., Кураченкова Г. Ф., Симонова Е. П.
Русский язык и культура речи. – М., 2012. – 96 с.
5.Цзян Цюнь. Новые внешнеэкономические операции. – Минск, 2005. – 211
с.
6.Руденко А.М., Самыгин С.И. Культура речи и деловое общение. – Ростов,
2016. – 28 с.
7.Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. – СПб., 2011. – 140 с.