В настоящее время согласно штатного расписания обязанности выполнения работы делопроизводства возложены на главного специалиста по кадрам. Специалист осуществляет свою работу на основании Трудового Законодательства, Положения об управлении ПФ РФ, инструкций, указаний Правления ПФР, Единой государственной системы делопроизводства, Инструкцией по работе с письмами, заявлениями, предложениями граждан, приказов и распоряжений начальника управления, руководящих материалов и стандартов, плана работы и инструкцией. Специалист по кадрам и делопроизводству должен иметь высшее юридическое образование и стаж работы не менее 3-х лет. Назначается и освобождается от должности начальником Управления по согласованию с ОПФР по Оренбургской области.
Главный специалист по кадрам и делопроизводству должен знать и соблюдать:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности;
Общие принципы служебного поведения - соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения, проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и представителями организаций.
Основными его функциями являются:
. организация работы по обеспечению управления кадрами требуемых профессий, подбор и рациональная расстановка кадров;
. организация ведения делопроизводства в управлении, обеспечения своевременной обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, контроль за сроками исполнения документов.
Специалист по кадрам и делопроизводству обязан:
. Заниматься вопросами приема, увольнения, перевода работников.
. Организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством и приказами начальника управления; учет личного состава по карточкам ф. Т-2; выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности; заполнение и хранение трудовых книжек работников; ведение установленной документации по кадрам; представление работников к поощрениям и награждениям.
. Принимать участие в аттестации, определять круг специалистов, подлежащих очередной и повторной аттестации, обеспечивать подготовку необходимых документов, создание резерва кадров на выдвижение,
. Вести учет и оформление больничных листов работников управления, своевременно предоставлять их для оплаты в финансово-экономическую группу.
. Оформлять на пенсию работников управления.
. Организовывать контроль за состоянием трудовой дисциплины, соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка.
. Составлять ежегодно график отпусков работников управления и осуществлять контроль за его соблюдением.
. Составлять установленную в управлении отчетность в строго установленные сроки.
. Оформлять документы для установления надбавок к должностному окладу работникам управления за выслугу лет;
подготавливать документы и принимать участие в работе комиссии по установлению трудового стажа, дающего право на надбавку к должностному окладу за выслугу лет.
. Осуществлять прием поступающей корреспонденции и передачи ее на рассмотрение руководству.
. Производить своевременную регистрацию поступившей корреспонденции в журналах входящей корреспонденции для дальнейшей передачи зарегистрированной корреспонденции исполнителям.
. Обеспечивать контроль за передачей документации руководству и исполнителям.
. Осуществлять систематический контроль за сроками исполнения документов и правильностью их оформления.
. Производить печатание приказов по основной деятельности управления и передачи копий приказов исполнителям.
. Формирует документы в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.
. Обеспечивает упаковку и отправку обычной, заказной, заказной с уведомлением, курьерской, электронной почтовой корреспонденции по адресатам; отправку пенсионных дел за пределы района, города, России.
. Осуществляет отправку исходящей документации, проверку правильности оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений.
. Обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции в журналах учета исходящей корреспонденции.
. Обеспечивает получение корреспонденции с отделения почтовой связи, следит за сроками получения их с почтового отделения, а также получения их в надлежащем виде.
. Формирование исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной Номенклатурой дел.
. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей).
. Передача законченных производством дел в архив управления.
. Поводить работу среди сотрудников управления о повышении их профессионального уровня, осуществлять связь с учебными заведениями.
. Принимать участие в разработке планов работы.
. Готовить документы по личному составу для сдачи в архив.
. Своевременно оформлять документы для получения страховых свидетельств Пенсионного фонда РФ и медицинских полисов работникам управления.
. Систематически повышать свои профессиональные знания.
. Выполнять поручения начальника и заместителя начальника управления.
. Сохранять служебную тайну.
Для решения стоящих перед ним задач и возложенных на него обязанностей, предоставляется право:
Вносить предложения начальнику управления и заместителю начальника управления по совершенствованию своей работы и работы управления.
Не принимать к исполнению неправильно и незаконно оформленные документы.
Специалист несет ответственность за качество и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией.
Главный юрисконсульт, непосредственно осуществляет правовую работу в Управлении включая правовое обеспечение функционирования Управления ПФР и контроль за соблюдением законности в его деятельности. Юрисконсульт должен иметь высшее юридическое образование и соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации. Назначается и освобождается от должности начальником Управления по согласованию с ОПФР. В своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также постановлениями, распоряжениями Правления ПФР, приказами Исполнительной дирекции ПФР, правилами, инструкциями и положениями, разработанными в ПФР, Отделении Пенсионного фонда РФ по Оренбургской области и должностной инструкцией.
Юрисконсульт должен знать и соблюдать:
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности;
Общие принципы служебного поведения - соблюдать нормы служебной, профессиональной этики и правила делового поведения, проявлять корректность и внимательность в обращении с гражданами и представителями организаций.
Основными его функциями являются:
защита прав и охраняемых законом интересов Управления ПФР в арбитражных судах, судах общей юрисдикции, органах государственной власти субъекта Российской Федерации и местного самоуправления, а также в иных организациях;
защита прав и интересов Управления ПФР при заключении, исполнении договоров гражданско-правового характера, в том числе в суде общей юрисдикции и арбитражном суде в случае возникновения спорного правоотношения;
оказание правовой и консультативной помощи представителям организаций и гражданам по вопросам деятельности ПФР и Управления ПФР.
В соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
. ведет правовую работу в Управлении;
. проводит правовую экспертизу проектов приказов, договоров гражданско-правового характера (соглашений) и других локальных документов, готовящихся в Управлении, и визирует их;
. осуществляет регистрацию договоров (соглашений) и контроль за сроками их исполнения;
. защищает права и охраняет законные интересы Управления при рассмотрении дел в арбитражных судах и судах общей юрисдикции, в которых ответчиком или истцом выступает Управление;
. взаимодействует со службой судебных приставов по вопросам исполнения решений Арбитражного суда и судов общей юрисдикции;
. по поручению начальника Управления дает разъяснения, а также консультирует застрахованных лиц по вопросам деятельности ПФР, Управления, порядку применения актов ПФР;
. принимает меры к предупреждению случаев нарушения законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, актов ПФР, локальных документов Управления;
. изучает и разъясняет нормативные документы;
. подготавливает информационные материалы по вопросам действующего законодательства и обеспечивает информирование работников Управления о действующем законодательстве и изменениях в нем;
. осуществляет регистрацию (перерегистрацию) Управления в качестве юридического лица и контроль за сроками ее прохождения;
. осуществляет систематизированный учет и хранение законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов федеральных органов исполнительной власти и нормативных актов, издаваемых ПФР, а также поддерживает эти акты в актуальном состоянии;
. осуществляет контроль за исполнением базы данных работой информационных справочных правовых систем, которые используются Управлением на основе заключаемых договоров с региональными информационными центрами;
. обобщает результаты судебной и арбитражной практики и представляет в Отделение ПФР в установленные сроки и по установленной форме соответствующие отчеты о работе;
. участвует в совещаниях, созываемых начальником Управления;
. несет ответственность за соответствие законодательству Российской Федерации визируемых им проектов приказов, договоров (соглашений) и других документов правового характера;
. при обнаружении нарушений законности в деятельности Управления обязан доложить об этих нарушениях начальнику Управления для принятия необходимых мер к их устранению;
. дает по запросам работников Управления, организаций и граждан разъяснения по правовым вопросам, не входящим в круг ведения других структурных подразделений, направляет им информационные материалы по действующему законодательству и практике его применения, консультирует работников и оказывает им необходимую помощь в решении правовых вопросов, возникающих в практической работе.
Для решения стоящих перед ним задач и возложенных на него обязанностей предоставляется право:
проверять соблюдение законности в деятельности Управления;
запрашивать у структурных подразделений Управления в установленном порядке справки и другие документы, необходимые для выполнения своих обязанностей;
требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением правил, установленных нормативными правовыми актами РФ;
в случае несоответствия действующему законодательству проектов приказов, договоров (соглашений) и других документов главный юрисконсульт вправе отказаться от визирования данных проектов и обязан дать свое заключение начальнику Управления с предложениями по существу данного вопроса;
осуществлять иные полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации и актами ПФР.
В своей работе юрисконсульт использует такие программы как “Гарант”, “Консультант”.
Юрисконсульт несет ответственность за качество и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
Оценка работы определяется своевременным и качественным выполнением заданий, деловой квалификацией, качеством и сроками выполнения служебных обязанностей, возложенных на него должностной инструкцией.
Отдел персонифицированного учёта и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами является структурным подразделением Управления. Суть персонифицированного учета (ПУ): на каждое лицо в Пенсионном фонде (ПФР) открывается индивидуальный лицевой счет застрахованного лица (номер счета можно увидеть на страховом свидетельстве). Каждый работодатель регулярно представляет в Пенсионный фонд сведения о стаже, заработке и начисленных страховых взносах каждого застрахованного лица. Эти сведения накапливаются на лицевом счете и в дальнейшем по этим данным назначается пенсия (когда будет введена накопительная система, на лицевом счете будут находиться реальные деньги, пока - только информация). Страховой номер присваивается не человеку, а это номер счета (об этом однозначно написано в п. 1 ст. 6 Закона № 27-ФЗ), он ничем не отличается от номера банковского счета, номера паспорта и т.д.
Основные цели ПУ:
назначение пенсий в соответствии с результатами труда каждого застрахованного лица - сейчас заполненную трудовую книжку и справки о заработке можно купить, можно подделать, индивидуальные сведения подделать намного труднее, если вообще возможно, учитывая регулярные проверки;
развитие заинтересованности застрахованных лиц в уплате страховых взносов в ПФР, то есть чем больше зарплата, тем больше страховые взносы и тем больше в будущем пенсия. Скрывать зарплату становится стратегически невыгодно;
учет и планирование расходов на выплату пенсий и др. макроэкономических показателей.
Подробнее об этом написано в ст. 3 Закона № 27-ФЗ.
Каждое застрахованное лицо имеет право один раз в год бесплатно получить в Пенсионном фонде сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете. Для получения выписки из своего лицевого счета нужно прийти в отдел персонифицированного учета Отделения ПФР, предъявить страховое свидетельство и документ, удостоверяющий личность, и заполнить заявление.
Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности начальником Управления по согласованию с ОПФР Управлением организации персонифицированного учёта и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами.
Начальник отдела:
руководит деятельностью отдела и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач
определяет функциональные обязанности работников отдела
осуществляет планирование, распределение работ и постановку задач работникам отдела
вносит предложения о поощрении, о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности, при нарушении производственной и трудовой дисциплины
обеспечивает соблюдение работниками отдела внутреннего трудового распорядка, технической, противопожарной и санитарной безопасности.
Отдел назначения, перерасчета и выплаты является самостоятельным структурным подразделением Управления Пенсионного фонда Российской Федерации и находится в непосредственном подчинении заместителя начальника Управления ПФР.
Осуществление работы по назначению, перерасчету, выплате и доставке трудовых пенсий и пенсий по государственному пенсионному обеспечению, социального пособия на погребение умерших пенсионеров, не работавших на день смерти, а также других, выплат, отнесенных законодательством к компетенции ПФР.
Осуществление работы по своевременному и полному рассмотрению поступивших в Управление ПФР письменных и устных обращений граждан, по вопросам, относящимся к компетенции Управления ПФР.
Осуществлять контроль за сроками
Осуществление назначения, перерасчета и выплаты пенсий на основании сведений персонифицированного учета о стаже и заработке застрахованных лиц в системе государственного страхования и на основании документов работодателей за период до регистрации в системе пенсионного страхования, доплат к пенсиям, дополнительного материального обеспечения, отнесенных законодательством к компетенции ПФР.