Введение
В условиях становления рыночных отношений предприятия получили право самостоятельно планировать свою деятельность и перспективы развития. Выживание в современных условиях во многом зависит от эффективности управления, то есть понимание и реализация руководством целей и задач фирмы, удержание ситуации в целом. Для этого необходимо анализировать и изучать работу своей и других организаций, занимающихся подобной деятельностью.
Управление организацией в наше динамичное время представляет собой сложную работу, которую, нельзя выполнять успешно, руководствуясь простыми сухими заученными формулами. Руководитель должен сочетать понимание общих истин и значимости многочисленных вариаций, благодаря которым ситуации отличаются одна от другой. Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента.
В первом разделе данной курсовой работы рассмотрим основные определения организаций, менеджмента и менеджеров. Определим, что такое успех организации и его компоненты: эффективность, экономичность и производительность.
Во втором разделе представим организацию и успешное управление в компании «Парфюм-Лидер». Рассмотрим ее организационную структуру, систему мотивации сотрудников и контроля.
В третьем разделе сделаем основные выводы по данной теме на основе компании «Парфюм-Лидер». Предложим свои практические рекомендации для еще более эффективного управления компанией.
В результате написания курсовой работы были получены теоретические знания по данной теме и приобретены практические навыки.
Раздел 1: Теоретическая часть.
.1 Организация и ее характеристики
Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:
. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы;
. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;
. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.
«Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей».
Организации имеют общие для них характеристики:
. Ресурсы. Цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди, капитал, материалы, технология и информация.
. Зависимость от внешней среды. Организации полностью зависят от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и в отношении своих потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь.
Внешняя среда - экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на все, что происходит внутри организации. Большое значение имеет тот факт, что когда организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится вне пределов влияния менеджеров.
. Горизонтальное разделение труда. Вероятно, самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. людей работало самостоятельно.
. Подразделения. Организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих специфические конкретные задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами. Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели.
. Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной.
. Необходимость управления. Управление является существенно важной деятельностью для организации. Во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять его мимоходом. Работа по управлению, для того, чтобы организация могла действовать успешно, должна быть четко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственность.
1.2 Кто такие менеджеры, и что они делают
Работа менеджера, находит еще одну общую черту управленческой работы - роли руководителя. Роль, по его определению, является «набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности». «Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание.
Так менеджеры заранее предопределенные роли, хотя как личности могут давать собственную интерпретацию этих ролей».
Таблица 1.
РольОписаниеХарактер деятельности по материалам обследования работы руководителейМежличностные ролиГлавный руководительСимволический глава, в обязанности которого входит выполнение обычных обязанностей правового или социального характераЦеремониалы, действия, обязываемые положением, ходатайстваЛидерОтветственный за мотивацию и активизацию подчиненных, ответственный за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанностиФактически все управленческие действия с участием подчиненныхСвязующее звеноОбеспечивает работу саморазвивающейся сети внешних контактов и источников информации, которые предоставляют информацию и оказывают услугиПереписка, участие в совещаниях на стороне, другая работа с внешними организациями и лицамиИнформационные ролиПриемник информацииРазыскивает и получает разнообразную информацию (в основном текущую) специализированного характера, которую, понимая организацию и внешние условия, успешно использует в интересах своего дела; выступает как нервный центр внешней и внутренней информации, поступающей в организациюОбработка всей почты, осуществление контактов, связанных преимущественно с получением информации (периодические издания, ознакомительные поездки)Распространитель информацииПередает информацию, полученную из внешних источников или от других подчиненных, членам организации; часть этой информации носит чисто фактический характер, другая требует интерпретации отдельных фактов для формирования взглядов организацииРассылка почты по организациям с целью получения информации, вербальные контакты для передачи информации подчиненным (обзоры, беседы)ПредставительПередает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отраслиУчастие в заседаниях, обращение через почту, устные выступления, включая передачу информации во внешние организации и другим лицамРоли, связанные с принятием решенийПредпринимательИзыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и запускает «проекты по совершенствованию», приносящие изменения, контролирует разработку определенных проектовУчастие в заседаниях с обсуждением стратегии, обзоры ситуации, включающие инициирование или разработку проектов усовершенствования деятельностиУстраняющий нарушенияОтвечает за корректировочные действия, когда организация оказывается перед необходимостью важных и неожиданных нарушенийОбсуждение стратегических и текущих вопросов, включая проблемы и кризисыРаспределитель ресурсовОтветственный за распределение всевозможных ресурсов организации - что фактически сводится к принятию или одобрению всех значительных решений в организацииСоставление графиков, запросы полномочий, всякие действия, связанные с составлением и выполнением бюджетов, программирование работы подчиненныхВедущий переговорыОтветственный за представительство организации на всех значительных и важных переговорахВедение переговоров
1.3 Основные функции управления организацией
. Планирование - это решение о том, какими должны быть цели и способы их достижения в организации.. Организация - это принятие решения о том, какой должна быть структура организации в соответствии с выбором способа достижения цели, а также с помощью каких людей предполагается достижение поставленной цели.. Контроль - это средство с помощью которого организация достигает своих целей.
Планирование. С помощью этой функции определяются цели деятельности организации, средства и наиболее эффективные методы для достижения этих целей. Важным элементом этой функции являются прогнозы возможных направлений развития и стратегические планы. На этом этапе фирма должна определить, каких реальных результатов она может добиться, оценить свои сильные и слабые стороны, а также состояние внешней среды (экономические условия в данной стране, правительственные акты, позиции профсоюзов, действия конкурирующих организаций, предпочтения потребителей, общественные взгляды, развитие технологий).
Организация. Эта функция управления формирует структуру организации и обеспечивает ее всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей организации. Хорошая организация работы персонала позволяет добиться более эффективных результатов.
Мотивация - это процесс побуждения других людей к деятельности для достижения целей организации. Выполняя эту функцию, руководитель осуществляет материальное и моральное стимулирование работников, и создает наиболее благоприятные условия для проявления их способностей и профессионального "роста". При хорошей мотивации персонал организации выполняет свои обязанности в соответствии с целями этой организации и ее планами. Процесс мотивации предполагает создание для работников возможности удовлетворения их потребностей, при условии надлежащего выполнении ими своих обязанностей. Прежде, чем мотивировать персонал на более эффективную работу, руководитель должен выяснить реальные потребности своих работников.
Контроль. Эта функция управления предполагает оценку и анализ эффективности результатов работы организации. При помощи контроля производится оценка степени достижения организацией своих целей, и необходимая корректировка намеченных действий. Процесс контроля включает: установление стандартов, измерение достигнутых результатов, сравнение этих результатов с планируемыми и, если нужно, пересмотр первоначальных целей. Контроль связывает воедино все функции управления, он позволяет выдерживать нужное направление деятельности организации и своевременно корректировать неверные решения.
Технология контроля осуществляется по следующей схеме:
· выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);
· определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);
· установление норм контроля (этические, производственные, правовые);
· выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);
· определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).
Только выполнение этих функций в комплексе менеджерами ведет к успешному управлению компанией.
1.4 Сущность эффективного (успешного) управления
Поскольку задачей управления является целенаправленное воздействие на управляемый объект для обеспечения достижения поставленных целей, эффективность успешного управления может быть оценена по степени достижения этих целей: по конечным результатам производственной деятельности (по уровню прибыли), по качеству планирования, по эффективности вложений (отдача на капитал), по увеличению скорости оборачиваемости капитала.
Более сложный экономический анализ эффективности управления фирмой включает в себя оценку деятельности фирмы с использованием сравнительных показателей, которые отражаются в финансовой отчетности фирмы.
Таким образом, исторически сложилось, что основным критерием экономической эффективности управления принято считать прибыльность.
Также эффективность управления может быть выражена и оценена не только по конечным экономическим результатам работы всей фирмы, но и по таким параметрам, как скорость принятия решения и осуществления конкретных шагов, отдача от осуществления решения, измеряемая в стоимостных показателях. Для определения эффективности отдельного решения можно сравнивать планируемые и фактические "входы" и "выходы" и измерять полученную отдачу от решения, т.е. отношение "выхода" к "входу". Эффективность системы внутрифирменного управления определяется в этом случае как экономический эффект от принятия управленческих решений.
Поскольку управление носит информационный характер, то информация также представляет собой результат действия, а следовательно, является "выходом" системы управления.
Эффективное управление должно строиться на определенных принципах. Их должна устанавливать сама организация.
Кроме того, эффективность управления определяется эффективностью функционирования и использования каждого элемента системы управления - рациональностью структуры, применением научных, передовых методов управления, скоростью, полнотой информационного обслуживания, квалификацией управляющих кадров, их умением творчески подходить к решению конкретных проблем управления.
Критерии эффективности управления находятся в тесной связи с целями фирмы. Специфика управления состоит в том, что выработка целей является функцией самого управления, а их реализация осуществляется как в рамках функционирования управления, так и в рамках управляемого объекта.
Среди социально-экономических критериев эффективности управления организацией обычно называются: стабильность (производство, структура, положение на рынке), рост (темпы роста производства, численности занятых, числа нововведений), способность организации приспосабливаться к изменениям внешней среды (взаимосвязь показателей внешней среды и деятельности организации).
Система управления и его эффективности рассматривается на трех уровнях:
Как органическая часть более высокой системы.
Как самостоятельная целостная система.
Как сосредоточие компонентов, входящих в эту систему, с присущими им специфическими свойствами.
В этом случае эффективность управления на первом уровне может быть выражена через результативность деятельности фирмы, так как результат деятельности по управлению проявляется опосредованно через результаты всей организации, во взаимоотношениях ее с внешней средой.
На втором уровне эффективность системы управления выражается через характеристики ее способности к самостоятельному действию, т.е. к разрешению непосредственно стоящих перед ней задач и достижения поставленных целей.
На третьем уровне выделяется эффективность действия составляющих системы. Именно здесь могут быть рассмотрены в конкретных формах функционирование сил и средств, входящих в систему как в технико-организационном, так и в социально-психологическом
.5 Факторы повышения эффективности управления коммерческой организацией
Структура организации является существенным фактором качества управления, который необходимо принимать во внимание, так как правильно подобранная и четко функционирующая структура существенно облегчает процесс управления и повышает его эффективность.
В организации может быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность достижения высокого уровня эффективности управления.
Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущной, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.
Единство усилий повышает эффективность управления, не дает подразделениям организации возможности тянуть ее в разных направлениях, распылять ее силы и возможности и достичь общих целей организации.
Для того чтобы достаточно эффективно интегрировать организацию, руководство высшего звена должно постоянно иметь в виду общие цели организации и столь же постоянно напоминать сотрудникам о необходимости концентрировать свои усилия именно на общих целях.
Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формирования и достижения целей организации. Функции управления взаимодействуют между собой, формируя единый процесс, т.е. непрерывную цепь взаимосвязанных действий.