Материал: Оценка роли информационных систем в формировании оптимального ассортимента фармацевтических организаций г. Хабаровска

«еФарма2 - Лайт».

Подходит: для небольших аптек и аптечных пунктов, не планирующих на первоначальном этапе вкладывать средства в полную автоматизацию.

Преимущества: появляется возможность значительно сэкономить время, при этом автоматизировать наиболее трудоемкие бизнес-процессы.

Функциональные возможности: приход товара; печать накладных и ценников; ведение склада; работа с электронными накладными (позволяет производить автоматическую расценку товара ещё до его прибытия); автоматическое формирование розничных цен; автоматическая подготовка пакета необходимой первичной документации; ценообразование в соответствии с законодательством.

Базовый комплект программы для аптек «еФарма2-Лайт» включает следующие модули:

Ведение склада;

Расценка товаров;

Возможность формирования необходимой первичной документации.

«еФарма2 -Аптека»

Подходит: единичным аптечным учреждениям со стандартными или высокими требованиями к автоматизации.

Преимущества: полная автоматизация хозяйственной деятельности аптеки; комплексная автоматизация единичных аптек позволит оптимизировать ассортимент и цены, снизить издержки на ведение учета, использовать один из самых удобных АРМ кассира, что позволяет улучшить обслуживания покупателей, оперативно получать обновления программы без обращения в службы поддержки.

Функциональные возможности: приход товара (вручную или загрузкой электронных накладных); контроль товарного запаса; отпуск товара населению; печать накладных и ценников, ведение склада; расценка товаров; возможность формирования необходимой первичной документации; ценообразование в соответствии с законодательств; ведение нескольких складов, поддержка торгового оборудования, составление отчетности и аналитики по накопленной базе данных; ценообразование в соответствии с законодательством.

«еФарма2 - Центральный офис»

Подходит: полноценный вариант автоматизации, при котором все производственные процессы в аптеке образуют замкнутый цикл решение для полной автоматизации центрального офиса аптечной сети.

Преимущества: легко масштабируемый программный продукт, с гарантированно качественным сервисом и возможностью гибкой настройки под индивидуальные требования заказчика. Позволяет создать единое информационное пространство для всех аптек, входящих в состав сети. Дает возможность головному предприятию анализировать продажи, как по каждой из аптечных организаций , работающих в рамках сети, так и по всей, качественная лицензионная поддержка (получение регулярных обновлений, возможность обращения клиентов по горячей линии).

Функциональные возможности: обмен данными между всеми точками сети; полностью автоматизированные рабочие места специалистов первых столов; достоверная информация о запасах товаров в отделе и принадлежности товаров к различным категория и спискам; ведение различных типов складов; поддержка правил ценообразования в соответствии с региональными постановлениями; автоматическая расценка товаров; применение различных видов скидок и возможность ведения расчетов по дисконтным картам; отпуск ЛС населению; возможность формирования необходимой первичной документации; составление отчетности и аналитики по накопленной базе данных; обмен данными между подразделениями; автоматизированный расчет потребности в товарах на основе анализа скоростей продаж; предоставление всей документации и отчетности в центральный офис; уникальный механизм импорта-экспорта.[19, 21]

Программное обеспечение «еФарма2» позволяет автоматизировать все этапы движения товара в аптечной организации.

Первый этап. Приобретение и получение товара от поставщиков.

Формирование заказа на товар.

1) Контроль дефектуры.

Формирование дефектуры в ПО «еФарма2» производится следующим образом: делается из главного меню Учет/Дефектура. Выбираем анализируемый Период, Остаток товара (то есть товары, остатки по которым меньше или равны введенному числу), Склад и контрагента в поле Аптека.

На экран выводится список товаров, по которым были движения за этот период, остаток которых меньше или равен указанному количеству (рис. 15).

Рис. 15 Контроль дефектуры

2) Расчет минимального количества по товарам.

) Рекомендуемые поставщики по товарам.

Для разработанного базового ассортимента можно автоматически подобрать рекомендуемых поставщиков. Для этого открываем базовый ассортиментный план и выбираем команду Действия/подобрать поставщиков. Открывается окно настройки рекомендуемых поставщиков.

Выбранные поставщики переносятся в форму параметров Позиция ассортиментного плана.

) Расчет потребности.

Открываем из главного меню Документы/Заказы/Заявки/Расчет потребности. Данная возможность отведена в отдельный модуль. Расчет потребности делается по результатам анализа продаж, с его помощью составляется список товаров, рекомендуемых к закупке, рассчитывается нужное количество для заказа по каждому товару.

Для расчета можно выбрать нужные параметры:

Периоды для анализа.

Cклады.

Виды расхода (чеки, расходные накладные, перемещение товара).

Группы товаров.

Ассортиментный план. Потребность может быть рассчитана по ассортиментному плану аптеки с учетом рекомендуемых поставщиков.

Группы ABC. Разбивка на группы АВС позволяет осуществить группировку ассортимента товаров по степени влияния на общий результат продаж. В результате разбиения товаров можно уделять наибольшее внимание, например, самым прибыльным товарным позициям (группа А при способе расчета от суммы продаж) или самым расходуемым позициям (группа А при способе расчета от количества продаж).

Скорость продаж.

Коэффициент сглаживания пиков продаж. Устанавливается для скорости скорректированное количество продаж по дням продаж. Позволяет учитывать частично или не учитывать вовсе случайные всплески продаж.

Минимальное количество дней для продаж. Если анализируется период из 10 дней, и интересуют те товары, которые продавались не менее 3-х дней из 10, тогда в данном поле ставится цифра 3.

Способ расчета потребности:

а) товар остается в минимальном количестве - минимальное количество товара добавляется к рассчитанной потребности.

б) товар продается весь.

Количество дней потребности. Тот период, на который мы рассчитываем потребность, с даты ее формирования.

Количество дней транспортировки товара - смотрится период транспортировки товара и обеспеченность этого периода остатком товара.

. Создание заявки.

Делается из главного меню Документы/Заказы/Заявки. Открывается журнал [Заявки]. Создание новой заявки производим выбором команды Добавить, открывается окно [Заявка]. Под закладкой Документ выбираем Контрагента и Склад (рис.15).

Рис. 15 Создание заявки

Можно также создавать сводные заявки, объединяющие несколько заявок, для удобства формирования заказа от аптечной сети.

Второй этап. Приходование товара в аптеке.

) Работа с журналом [Приходные документы] (рис. 16).

В журнале [Приходные документы], по отношению к приходным накладным, можно выполнить следующие действия (кнопка Действия):

- Импорт.

- Автонакладные.

- Сформировать возврат поставщику.

- Экспорт накладной. При нажатии на данную команду на экран выводится Сообщение с названием каталога, в который экспортирован документ.

Проверить на брак. При выборе данной команды программа сверяет строки накладной (по сериям сертификатов) на принадлежность к списку забракованных лекарственных средств и выводит Отчет о проверке наличия забракованных препаратов.

Рис. 16 Приходные документы

) Создание приходной накладной.

Чтобы создать приходную накладную нужно нажать Добавить на панели управления, открывается окно [Приходная накладная (Новый документ)]. В поле Кому отразится Контрагент и Склад, заданные по умолчанию, следует заполнить поле От кого, выбрав контрагента из списка. Заполняется поле Модель ценообразования - выбором модели из списка. Далее выполняем Подбор товара (рис. 17).

Рис. 17 Создание приходной накладной

) Приходование товара, который находится в пути.

Если пришла накладная на товар, а товар должен прийти в ближайшее время, есть возможность создать приходную накладную, определив условие Товар в пути - галкой (в окне [Приходная накладная (Новый документ)]). Провести этот товар нельзя, а соответственно и оприходовать на склад. Но в журнале [Товарные остатки] этот товар виден.

) Отслеживание заявок.

Если при формировании приходной накладной есть необходимость вычитать количество пришедшего товара из сформированных заявок, ставим галку в поле условия Отслеживать заявки (в окне [Приходная накладная (Новый документ)]). Тогда в журнале [Заявки] при просмотре печатной формы заявки в колонке Ожидается будет стоять количество с учетом вычета уже поступившего товара.

) Импорт электронных накладных.

«Импорт электронных накладных» - это приходование накладных поставщиков, представленных в виде файлов разных форматов (рис. 18).

Рис. 19 Импорт электронных накладных

Производится расценка поступившего по накладной товара, в соответствии с указанной моделью ценообразования.

Третий этап. Движение и изменение товара внутри аптеки.

) Быстрый поиск товара.

На панели управления [Справочники товаров] расположена стандартная система фильтров. Поиск товара можно производить по части Наименования, части Производителя и части Вида товара. Также поиск можно вести по Действующему веществу, Коду товара, Торговой марке, Штрих-коду, Реестровой цене, признакам ЖНВЛС, ПККН, вписывая текст в соответствующие поля или, устанавливая галки.

)