Материал: Оценка роли информационных систем в формировании оптимального ассортимента фармацевтических организаций г. Хабаровска

Эффективное управление товарным ассортиментом позволяет фармацевтическому предприятию:

· сократить количество продаж, утраченных вследствие отсутствия необходимых товаров;

· ускорить товарооборачиваемость;

· уменьшить излишки товаров;

· снизить риск списания товаров в связи с окончанием срока годности;

· минимизировать суммарные затраты, связанные с запасами. [1]

1.2 Роль информационных систем в формирование оптимального ассортимента. Автоматизация основных этапов движения товара

Если крупные аптечные сети могут содержать собственные отделы маркетинга, анализировать рынок, рисковать на закупках "не раскрученных" брендов, то единичные аптеки формируют ассортимент, руководствуясь анализом собственных продаж, дефектурой, предложениями медпредставителей и, наконец, недавно прошедшей телевизионной рекламной кампанией. Однако даже небольшие организации нуждаются в автоматизации всего этого процесса.

Автоматизация процессов фармацевтической деятельности в последние годы явилась одним из рычагов для активного развития данной отрасли. Современные тенденции увеличения коммерческого сегмента в фармацевтическом бизнесе, усиление конкуренции, рост количества аптечных сетей приводят к тому, что нормальное функционирование и развитие фармацевтической организации уже не эффективно без использования такого инструмента, как информационные технологии. Их внедрение способствует обеспечению высокой скорости и оперативности работы, а также повышению прибыли и конкурентоспособности. [1]

Информационная система - совокупность содержащейся в базах данных <#"891003.files/image001.gif">

Рис.1 Совмещенный ABC/XYZ-анализ (по трем параметрам): выявление лидеров продаж по количеству, прибыли, сумме реализации и устойчивых по спросу товаров ( «Юнико-Аптека»)

Периодическое сравнение результатов АВС - и XYZ - анализа товарооборота и товарных запасов дает возможность фармацевтической организации оптимизировать товарные запасы в объеме, достаточном для эффективной реализации, предотвратить чрезмерные запасы и увеличение риска «замораживания» оборотных средств, а также списания товаров в связи с окончанием срока годности. Очевидно, что обойтись без информационных систем для проведения АВС - и XYZ - анализа в современных условиях практически невозможно.[11]

Критерии оптимизации аптечного ассортимента:

до тех пор, пока прибыль растет, можно считать, что направление увеличения/уменьшения ассортимента правильное;

в случае стабилизации/снижения прибыли целесообразно сменить направление увеличения/уменьшения на противоположное. [13]

Глава II. Оценка роли информационных систем в формировании оптимального ассортимента фармацевтических организаций г. Хабаровска

.1 Исследование уровня автоматизации аптечных организаций г. Хабаровска

С тех пор, как появился первый компьютер, человек стремится избавить себя от рутинной работы, перепоручив выполнение ряда операций машине. Машина бесстрастна и объективна, она не совершает ошибок и не уходит в отпуск. Компьютеру могут одинаково доверять и владелец бизнеса, и фармацевт.

Уже все привыкли к автоматизированным супермаркетам, но, к сожалению, не все аптеки оснащены компьютерной системой и кассовыми модулями. Автоматизация аптеки - это возможность оптимизировать большинство бизнес-процессов, получить полный контроль над контрольно-кассовыми операциями, товарными запасами и закупками, взаиморасчетами с поставщиками, бухгалтерской и учетной деятельностью.

На сегодняшний день большинство российских аптек автоматизированы лишь частично:

• 70% розничных аптечных учреждений используют программы электронного заказа поставщикам;

• 50% аптек ведут автоматизированный бухгалтерский учет;

• 5-10% внедрили систему электронного документооборота с использованием технологий штрихкодирования и автоматическим анализом финансовой деятельности. [31]

На первом этапе исследования с целью выявления оснащенности программным обеспечением аптечных организаций г. Хабаровска и оценки осведомленности специалистов в области информационных систем, представленном на российском рынке, была составлена анкета (приложение 1) и проведено интервьюирование. Анализ анкетных данных показал, что 97% исследуемых аптечных организаций имеют автоматизированные рабочие места (в 1/3 из них автоматизированное рабочее место имеет только зав. аптекой).

В 48% аптечных организаций используется программное обеспечение «еФарма2», по 21% приходится на собственные разработки и программное обеспечение компании «1С», 7% аптечных организаций оснащены программой «М-Аптека плюс» (рис.2).

Рис. 2 Программное обеспечение, используемое в аптеках г.Хабаровска

Информационные системы имеют большие возможности в области управления ассортиментом:

Автоматическое формирование дефектуры (особенно эффективно, когда набор первостольником запроса посетителя на клавиатуре кассового терминала, при отсутствии товара автоматически его фиксирует как дефектурный);

Анализ продаж позволит определить оптимальную частоту и величину заказа;

Максимальное сокращение времени от поступления товара в аптеку до выкладки на полки;

Создание единого информационного пространства для всех аптек сети.

Исследование выявило, что 9% специалистов не используют возможности программного обеспечения для формирования оптимального ассортимента; 91% используют данные возможности и отмечают высокую эффективность информационных систем в формировании оптимального ассортимента (рис. 3).

Рис.3 Использование возможностей программного обеспечения для формирования оптимального ассортимента

Анализ осведомленности специалистов в области информационных систем, представленных на российском рынке, дал следующие результаты (рис.4):

наиболее осведомленными в области информационных систем оказались специалисты возрастной категории до 30 лет;

меньшую осведомленность показали специалисты 30-40 лет;

самая низкая осведомленность наблюдалась у специалистов старше 40 лет.

Рис. 4 Осведомленность фармспециалистов разных возрастных групп об информационных системах

Большинству опрошенных известны такие информационные системы, как: «еФарма2», «1С:Розница 8. Аптека», «Фарм-Офис». Также было выявлено, что 57% респондентов имеют навыки работы только с одним программным обеспечением, 23% - с 2 и более , 20% не имеют навыков работы с программным обеспечением (рис.5).

Рис.5 Навыки работы с информационными системами фармспециалистов разных возрастных групп

.2 Обзор программного обеспечения, используемого для автоматизации аптечных организаций г. Хабаровска

2.2.1Программное обеспечение компании «1С»

Фирма «1С» основана в 1991 году российским предпринимателем Борисом Георгиевичем Нуралиевым. Название было создано как название собственной поисковой системы: не более 1С (секунды) требовалось для получения необходимой информации.

Изначально фирма имела в своем составе совсем не много сотрудников, а первая бухгалтерская программа 1С была написана как вспомогательная программа для работы с бухгалтерией. Благодаря этой программе стало возможным автоматизировать процесс бухгалтерского и налогового учета, что значительно повысило процент эффективности работы сотрудников отдела бухгалтерии, и снизило количество ошибок в процессе бухгалтерского учета налогов, что неизбежно при наличии человеческого фактора.

Вскоре она получила широкое признание среди специалистов, и, уже через три года была начата разработка франчайзинговой программы, а после и ныне известной системы «1С: Предприятие».

В 1996 году был выпущен первый продукт системы «1С: Предприятие», призванный автоматизировать процесс управления, и автоматизации ведения бизнес-процессов в целом на предприятиях различных отраслей и видов деятельности.

На сегодняшний день, для автоматизации деятельности фармацевтической организации данное программное обеспечение существует в нескольких конфигурациях:

C: Розница 8. Аптека;

Аналит: Аптека 7.7;

C: Предприятие 8. Управление аптечной сетью (разработана на базе типовой конфигурации "Управление торговлей", редакция 11.0 системы программ "1С:Предприятие 8");

С: Рарус: Управление аптечной сетью;

С: Рарус: Аптека;

Конфигурации «1С: Розница 8. Аптека», «Аналит: Аптека 7. 7», «1С: Рарус: Аптека» предназначены для комплексной автоматизации торговой деятельности аптек, аптечных киосков и аптечных розничных сетей, ориентированных на продажу лекарственных средств, БАДов, средств гигиены, медицинских аппаратов и т.д.

Программное обеспечение «1C: Предприятие 8. Управление аптечной сетью» и «1С: Рарус: Управление аптекой» предназначены для управления торговой деятельностью в компаниях, специализирующихся на оптово-розничной торговле лекарственными препаратами, изделиями медицинского назначения и прочими товарами фармацевтического рынка. Программы подходят как для автоматизации центральных офисов аптечных сетей (Head Office), так и для автоматизации крупных аптек (Back Office + Front Office).

Программное обеспечение компании «1С» позволяет автоматизировать все этапы движения товара в аптечной организации.

Первый этап. Приобретение и получение товара от поставщиков. Программный продукт позволяет:

) Автоматически анализировать прайс-листы поставщиков (рис.6), загружать цены поставщика (рис.7).

Рис.6 Анализ прайс-листов поставщиков

Рис.7 Загрузка цен поставщиков

) Формировать заказы поставщикам:

- заполнение по минимальным остаткам/ по выбранной группе;

- номенклатурой по обязательному ассортименту;

- по прайс-листу поставщика;

- все у одного поставщика/ у разных поставщиков (рис.8).

Имеется возможность корректировки заказов и контроля состояния заказов (рис.9).

Рис.8 Формирование заказа

Рис.9 Контроль над состоянием заказов

Второй этап. Приходование товара в аптеке.

Приходование товара осуществляется по электронным накладным.

Третий этап. Движение и изменение товара внутри аптеки.

) Быстрый поиск товара.

Многоаспектная групповая классификация. Любой товар может быть отнесен одновременно к нескольким группам в нескольких классификаторах. Лекарственные средства могут быть отнесены одновременно к нескольким группам, как по товарной, так и по фармакотерапевтической классификации. При описании лекарственных средств, как товара, используются официальные источники информации для пополнения словарей: наименований товара, лекарственных форм, фасовок, дозировок, упаковок, а также стран и заводов-производителей

) Ценообразование. При формировании цены реализации учитываются:

- цена поставщика,

- цена изготовителя,

- цена по Государственному Реестру,

- процент наценки продавца (рис. 10).

Рис. 10 Ценообразование

) Посерийный учет лекарственных средств.

Все лекарственные средства учитываются с точностью до серии. Серия медикамента определяется уникальным номером, сроком годности и окончанием срока действия сертификата (рис.11).

Рис.11 Посерийный учет лекарственных средств

) Автоматизированный контроль сроков годности и фальсификатов (рис. 12).

Рис.12 Контроль сроков годности и фальсификатов

) Оптимизация складских запасов и быстрая подготовка информацию для принятия решений на разных уровнях, провести оптимизацию складских запасов и анализ товарооборота. В программном обеспечении реализованы возможности просмотра остатков товаров на складах и автоматического формирования ведомости товаров, готовых к поступлению и реализации.

Четвертый этап. Уход товара из аптеки (к покупателю, поставщику).

Автоматизация кассовых операций (рис.13).

) Оформление возвратов товаров от покупателей (реализованы механизмы автоматического создания необходимых документов при возврате "Не День в День" в режиме РМК).

Возможность использования процентных скидок по дисконтным картам (накопительные скидки), скидки с разделением по аптекам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты .[18]

Рис. 13 Автоматизированное место кассира

Рис.14 Заказы и резервы покупателей

Стоимость программного обеспечения:

С:Розница8. Аптека - 22 000 руб.

Аналит: Аптека7.7. - 9 000 руб.

С:Предприятие8.Управление аптечной сетью. - 28 000 руб.

С:Рарус: Управление аптекой. - 80 000 руб.

С: Рарус: Аптека. - 39 000 руб.

Дистрибьюторы в г. Хабаровске:

) «АИС»,

) «Софт-Сервис Амур»,

) «Автоматизация-ДВ»,

) «Логия»,

) Группа компаний «Проекты и решения»,

) ИП Кутний А.Н.,

) «ПРОФИТ ДВ»,

) «АНИТ»,

) «Франчайзи Восток»,

) «Инфолайн Консалтинг»,

) «Русские Информационные Финансовые Системы»,

) «Юлди»,

) «Дальсофт»,

) Консалтинговая компания «Регламент»,

) «Инком»,

) «Эксперт»,

) «Солитек ДВ»,

) «КИТ»,

) «Бизнес-Информ»,

) «Инфо-Сервис»,

) «Хабаровскпресс»,

) «Центр автоматизации бизнеса»,

) «ИНФО-ТЕХНОЛОГИИ»,

) «Компьютерная служба HELP». [31]

.2.2 Программный продукт «еФарма 2»

Программный продукт «еФарма 2» является разработкой компании «Спарго Технологии». Первые разработки специалистов компании «Спарго Технологии» появились в пик активности развития аптечного ритейла в России.

Первая система для автоматизации от «Спарго Технологии» - «еФарма» решала первостепенные задачи: минимизировала рутинные действия, формировала документы, оптимизировала приход товара и т.п. Аптечный бизнес развивался очень динамично и, естественно, назрела необходимость в полнофункциональной системе автоматизации.

Компания «Спарго Технологии» всегда стремилась отвечать актуальным запросам аптечного бизнеса, поэтому не заставил себя ждать новый продукт «еФарма 2». Основными преимуществами программы являются: модульная система и возможность автоматизации бизнеса различного масштаба.

Модульная система позволяет быстро и оперативно интегрировать дополнительные модули программы в уже существующую систему автоматизации. Таким образом, бизнес клиента свободно расширяется, а программное обеспечение «подстраивается под него».

В настоящее время компания «Спарго Технологии» реализует программный продукт «еФарма2» по нескольким направлениям для каждого сегмента рынка:

"еФарма 2 - Лайт"

"еФарма2 - Аптека"

“еФарма2- Аптечный пункт”

"еФарма2 - Центральный офис"

"еФарма2 - Центральный офис-Лайт".