Вычисления
Для удобства вычисления в Excel имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и другие. Мастер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.
Деловая графика
Трудно представить себе современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в Excel. Также многообразны и доступны способы оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд и меток данных, оформление осей (возможность вставки линий сеток) и другие. Помимо этого, имеются такие мощные средства построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.
Выполнение Excel функций баз данных
Эта функция обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных (т. е. через экранную форму), защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме того, включает в себя средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате Dbase или PARADOX.
Моделирование
Подбор параметров и моделирование -- одни из самых важных возможностей табличного процессора. С помощью простых приемов удается находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Для этого создаются сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.
Макропрограммирование
Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий удобно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Благодаря макрокомандам упрощается работа с Excel и расширяется список его собственных команд. При помощи макрофункций определяют собственные формулы и функции и таким образом расширяют набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос -- это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками «мыши». Такая последовательность подается «воспроизведению», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить, например, организовать цикл, переход, подпрограмму.
Таким образом, пакет прикладных программ Microsoft Office содержит программы, позволяющие создавать текстовые документы, табличные документы, базы данных, презентации, работать с графикой, электронной почтой и так далее. То есть Office дает возможность создавать практически любые виды документов. В настоящее время Microsoft Office установлен почти на всех компьютерах, независимо от того, стоит компьютер дома или в организации. Такое распространение Microsoft Office получил из-за того, что это первый пакет прикладных программ, который содержал в себе такой объем возможностей, при этом был полностью русифицирован и прост в использовании. Благодаря встроенной в Microsoft Word и Excel программы Visual Basic пользователь может сам запрограммировать недостающие ему функции. То есть преимущество этих программ в том, что помимо всех тех удобств, которые уже создали авторы этого пакета, пользователь сам может адаптировать любую программу под себя для комфортной работы в ней.
2.3 Возможности Microsoft Word и Microsoft Excel
2.3.1 Текстовый редактор Microsoft Word
Microsoft Office Word 2007 - прикладная программа для создания и обработки тестовых документов, которая обладает множеством возможностей настольной издательской системы по работе с текстами различной структуры и сложности.
Текстовый редактор обладает следующими функциями:
1) ввод и редактирование текста. Ввод и редактирование текста являются базовыми задачами, для решения которых и создается текстовый редактор (процессор). После ввода текста может возникнуть необходимость редактировать его: ввод дополнительного текста, удаление, перемещение или копирование части введенного текста, исправление допущенных ошибок и т.п. Для выполнения операций с фрагментами текста процессор должен обладать функцией выделения фрагментов.
Рисунок 1 - Ввод и редактирование текста
2) поиск и замена. В современном текстовом процессоре должен быть механизм, обеспечивающий поиск заданного слова (словосочетания), сочетания символов или текста в заданном формате. Найденный текст может быть автоматически заменен предложенным фрагментом или выделен, для того чтобы пользователь сам мог принять решение, в каких случаях необходимо внести исправления.
Рисунок 2 - Поиск и замена (группа Редактирование)
3) создание, открытие и сохранение документов. Возможность сохранения документов в различных форматах - одна из важнейших функций современного текстового процессора. Поскольку мир современного документооборота и распространения информации очень многообразен, один и тот же документ может быть востребован в разных представлениях:
- в виде текста - сохранение только текстового содержимого;
- в виде документа - сохранение в системе электронного докуметооборота (СЭД);
- в виде документа другого формата - для открытия в тектовом процессоре другого типа;
- в формате PDF - для последующей печати или чтения в другой операционной системе;
- в формате HTML - для публикации на веб-странице;
- в виде записи блога - для публикации в виртуальном дневнике.
Для того, чтобы сохранить документ в ином виде, помимо текстового, необходимо выполнить следующие действия:
- на ленте открыть группу «Файл»;
- в открывшесмя окне необходимо нажать на вкладку «Сохранить как»;
- выбрать папку назначения, в которую Вы хотите сохранить свой документ
- выбрать нужный формат документа для дальнейшей работы с ним.
Рисунок 3 - Создание, открытие и сохранение документов
4) форматирование текста. Для качественного отображения документа очень важно, чтобы текстовый процессор умел отображать фрагменты текста с различными типами шрифта. Стандартным набором параметров шрифта, которые должен уметь изменять являются: семейство начертание, в том числе обычное, полужирное, курсивное и размер шрифта.
Кроме того, процессор должен обеспечивать средства подчеркивания и зачеркивания шрифта, ввода надстрочных и подстрочных символов, задания цвета для шрифта и фона.
Форматирование текста производится с помощью группы Шрифт, на вкладке Главная.
Рисунок 4 - Форматирование текста (группа Шрифт)
К числу дополнительных параметров, имеющихся не во всех текстовых процессорах, обычно относят средства для придания шрифту разнообразных эффектов, таких как рельеф, тень или анимация.
5) форматирование абзацев. Форматирование абзацев непосредственно связанно с аккуратной версткой текста и заключается в задании величины выравнивания, отступов (слева, справа и первой строки) и междустрочного расстояния. При форматировании абзацев применяется четыре типа выравнивания: по правому краю, по левому краю, по центру и по ширине. Форматирование абзаца производится при помощи группы Абзац, вкладки Главная.
Рисунок 5 - Форматирование абзацев (группа Абзац)
6) создание списков. Создание списков, как нумерованных, так и маркированных, - одна из важнейших функций современного текстового процессора. При этом обычно поддерживается возможность создания вложенных списков. Для создания списка используется группа Абзац, вкладки Главная.
Рисунок 6 - Создание списков (группа Абзац)
7) стилевое оформление документа. К числу инструментов текстового процессора, автоматизирующих подготовку документа, являются средства для автоматического создания оглавлений и указателей, списков, иллюстраций и использованной литературы, а также для автоматического форматирования вводимого текста. Однако, чтобы воспользоваться этими средствами, вводимый текст нужно оформлять предназначенным для этого стилем.
Для изменения стиля текста необходимо открыть вкладку Главная и воспользоваться группой Стили.
Рисунок 7 - Стилевое оформление документов (группа Стили)
8) разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов. При создании многостраничного документа весьма важно автоматизировать порядок нумерации страниц, создания колонтитулов, разбиения документа на разделы, когда внутри каждого из разделов может существовать собственная нумерация страниц. Эти вопросы выходят на первый план, когда приходится оформлять в текстовом процессоре курсовую или дипломную работу, методические рекомендации или многостраничный документ, предназначенный для печати в малой типографии.
Для создания и оформления колонтитулов, разбиения документа на страницы и разделы, а также нумерации страниц используется группа Параметры страницы, вкладки Макет
Рисунок 8 - Разбиение документа на разделы, страницы, нумерация страниц и оформление колонтитулов (группа Параметры страницы)
2.3.2 Табличный процессор Excel
Microsoft Office Excel -программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она представляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application).
Возможности, которые предоставляет табличный процессор Microsoft Excel довольно обширны, поэтому я перечислю только некоторые из них:
Работа с формулами и числовыми данными
Excel может выполнять практически всё: от простых операций вроде сложения, вычитания, умножения и деления до составления бюджетов крупных компаний.
Работа с текстом
Несмотря на то, что некоторые возможности Word не применимы в Excel, программа очень часто является базовой для составления отчетов.
Организация баз данных
Excel - табличный редактор, поэтому систематизация больших архивов не является для него большой проблемой. Кроме того, благодаря перекрестным ссылкам можно связать между собой различные листы и книги.
Построение графиков и диаграмм
Для создания отчетов очень часто требуется их визуальное представление. В современных версиях Excel можно создать диаграммы и графики любого типа, настроив их по своему усмотрению.
Создание рисунков
С помощью настройки графических объектов, встроенных в программу, можно создавать двухмерные и трехмерные рисунки.
Автоматизация стандартных задач
Excel обладает функцией записи макросов, которые облегчают работу с однотипными действиями. Под любой макрос можно создать отдельную кнопку на рабочей панели или установить сочетание горячих клавиш.
Импорт и экспорт данных
Для создания масштабных отчетов можно загружать данные различных типов со сторонних ресурсов.
Собственный язык программирования
Язык программирования Visual Basic позволяет делать работу в программе максимально удобной. Большое количество встроенных функций помогают сделать таблицы интерактивными, что упрощает восприятие.