Материал: Коммуникации и информационное обеспечение управленческих решений

Предприятие имеет в штате дизайнера, который занимается разработкой различных видов и моделей мебельных конструкций.

Рассмотрим схему источников информации входящей в ООО «Шатура». Вся входящая информация предприятия делится на два вида: бумажную и электронную (Рисунок 2).

К бумажной информации относятся:

справочники (торговых терминов, условий хранения, сборники ГОСТов, ТУ, ОСТов и т.д.);

деловая переписка (пересылка писем по почте, документов, направление и получение оферт, акцепт оферт и т.д.);

периодические издания (журналы, газеты);

прайс-листы (источник информации несущий в себе данные о ценах, качестве и количестве товаров реализуемых предприятием, например прайс-лист ООО «Горизонт-Союз»);

торговые справочники;

рекламные буклеты (приходят главным образом на почтовый ящик предприятия - являются одним из источников получения информации о поставщиках или же о конкурентах).

Рис. 2 Схема источников входящей информации в ООО «Шатура»

В состав источников электронной информации входят: факс, телефон, электронная почта, Интернет. Рассмотрим каждый из них:

факс - через него принимаются и отправляются факсограммы (прайс-листы, заявки на поставку товаров, запросы товаров у поставщиков и т.д.;

телефон - с его помощью ведутся переговоры по условиям поставки, по согласованию цен, принимается информация о товаре, контролируется процесс поставки товаров и т.д.;

электронная почта - ее главное отличие от обычной - скорость доставки писем, дешевизна 1-го контакта. С ее помощью при установке специального программного обеспечения можно пересылать конфиденциальные письма, заключать дистанционно договора. В это случае ставится не «мокрая» печать и подпись руководителя торгового предприятия, а электронная, которая удостоверяет подлинность документа. Через этот канал на предприятии ООО «Шатура» также поступают: прайс-листы в электронной форме, ведется деловая переписка и т.д.

использование Интернет - позволяет получить дополнительную информацию о конкурентах, их товаре, ценах (анализ данных содержащихся на сайтах конкурентов).

Рассмотрим рисунок 3 - распределение информационных потоков внутри торгового предприятия ООО «Шатура». Директор осуществляет контроль за деятельностью входящих в его подчинение должностных лиц: главного бухгалтера и заместителя директора по коммерческим вопросам.

Главный бухгалтер обмениваются информацией о поставках продукции: оплате за продукцию, данными по установлению цен на товары в определенных приделах и т.д. также главный бухгалтер получает из внешней среды: новые законодательные акты обязательные для ведения бухгалтерского учета, а также подает информацию о ведении бухгалтерского учета в государственные контролирующие органы.

Рис. 3 Распределение информационных потоков внутри ООО «Шатура»

Заместитель директора по коммерческим вопросам обменивается информацией касающейся его прямых функциональных обязанностей с директором предприятия и внешней средой, получает ее из внешних источников (обмен информацией с поставщиками - заключение договоров на поставку, согласование цен, условий поставок и т.д.). В изучении конкурентов заместителем директора по коммерческим вопросам используется метод мониторинга цен на аналогичную продукцию предприятий-конкурентов города Казани.

Материальный и финансовый потоки сопровождают информационные потоки (рис. 4). От поставщиков ООО «Шатура» получает информацию о товарах (качество, комплектность и т.д.), об условиях поставки, а в обратном направлении к поставщикам поступают по различным каналам (факс, телефон, Интернет и т.д.) заявки-заказы на товары, запросы по различным характеристикам бытовой техники. Информацию о конкурентах получают при помощи мониторинга цен, обходе торговых точек реализующих аналогичную продукцию, что и ООО «Шатура».

Рис. 4 Потоки, циркулирующие между внешней средой и ООО «Шатура»

Большинство финансовых расчетов осуществляется безналичным путем посредством перечисления денежных средств через Сбербанк РФ.

Также происходит обмен информацией между ООО «Шатура» и оптовыми покупателями (заявки-заказы, договора, товаросопроводительные документы ит.д.).

Между розничными покупателями информационный обмен происходит по поводу характеристик продукции (консультирование) и т.д.

.2 Характерные черты использования информации и коммуникаций в управленческой деятельности менеджеров в Западной Европе

Данный раздел курсовой работы рассмотрим на примере Компании "ORGA". Компания "ORGA" - одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт.

Главный офис компании, а также все подразделения имеют свои страницы в Интернете. На основном сайте компании можно найти информацию о корпорации "ORGA", о ее истории, продукции, подразделениях, технологии, пресс-релизы за последние три года, последнюю информацию о тренингах, выставках и мероприятиях компании, а также адреса всех филиалов и подразделений [4, с.32].

Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал. Журнал - канал передачи информации как от руководства к подчиненным, так и от сотрудников к руководству. На его страницах печатается информация об изменениях в стратегии, структуре корпорации, о новых назначениях, причем не только на высшие руководящие должности, а на все, включая секретарш и переводчиков во всех филиалах.

Не смотря на, казалось бы, успешное функционирование современной системы внутрифирменных коммуникаций с многочисленными каналами поступления информации, как по вертикали, так и по горизонтали, повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем, которую постоянно поднимают как руководители корпорации, так и сотрудники. Постоянно возникают проблемы с телефонной связью. В связи с тем, что "ORGA" - транснациональная корпорация, и ее филиалы разбросаны по всему миру, бывает сложно дозвониться в центральный офис из-за разницы во времени. Помимо этого очень часто в самые "телефонные часы" (с двух до пяти часов дня) персонал центрального офиса часто отсутствует на рабочих местах в связи с различного рода митингами и профсоюзными собраниями. Использование же автоответчиков еще не вошло в привычку сотрудников центрального офиса.

Таким образом, до компании не может дозвониться не только персонал филиалов, но и клиенты организации, что негативно сказывается на корпоративном имидже. Еще одной проблемой является отсутствие общекорпоративных баз данных по различным подразделениям.

"ORGA" - компания инновационная и динамичная, работают здесь люди высококвалифицированные и творческие. Специфика деятельности откладывает свой отпечаток и на взаимоотношения между начальником и подчиненным. Эти отношения носят, в целом, неформальный характер, строятся на основе партнерства и доверия, что также зафиксировано в философии организации.

Основная проблема, которую решают создатели корпоративного имиджа, заключается в беспрерывном и значительном расширении числа друзей и увеличении масштабов корпоративного дома. Задача состоит в том, чтобы обеспечить благоприятное впечатление среди широкой публики от всего того, что делает предприятие как таковое для общества в целом и для каждого из его членов в отдельности.

Основными критериями престижа предприятия, которые, по возможности, должны найти отражение в информативной части PR-акций, способствующих росту репутации предприятия являются:

уровень ответственности по отношению к потребителям и местной

общественности, к охране окружающей среды;

финансовая стабильность;

активная инновационная деятельность;

высокое качество товаров и услуг;

рентабельность инвестиций;

забота о персонале;

высокий профессиональный уровень и компетентность руководителей [4, с.33].

.3 Сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и Западной Европе

Роль информации и коммуникации в экономической деятельности заключается в снижении неопределенности, способствующем реализации определенных целей субъекта. Поэтому не вызывает сомнения важность информационного обеспечения для успешной деятельности участников рынка: «Наличие информации - главный детерминант эффективности функционирования политических и экономических рынков».

Что касается отечественных и зарубежных фирм, то они испытывают потребность в информации, так же как и прочие экономические агенты. Успешная деятельность фирмы невозможна без обеспеченности необходимой информацией, способствующей повышению качества принимаемых решений. Обладание необходимой информацией является важным условием эффективного применения фирмой располагаемых ею ресурсов. Поэтому, пытаясь добиться успеха на рынке, фирмы вынуждены собирать информацию по множеству вопросов: данные о конкурентах и потребителях продукции/услуг, сведения о ценах, спросе и предложении на рынке, данные, необходимые для обучения и переподготовки кадров, осуществления инноваций и прочую информацию.

Источники информации, необходимой для отечественного и зарубежного бизнеса можно условно поделить на две основные группы: СМИ и прочие каналы коммуникаций (в числе которых могут быть, к примеру, консалтинговые фирмы, партнеры по бизнесу и прочие источники).

Особую роль в информационном обеспечении играют средства массовой информации, способные оказывать значительное влияние как на экономические условия в обществе (к примеру, есть расчеты, согласно которым в государствах, где пресса получила широкое распространение, обычно «доля ВВП на душу населения больше», так и на социальные (в частности, наличие свободы слова и свободы печати увеличивает вероятность того, что основные социальные нужды граждан будут удовлетворены) и политические (к примеру, сокращая «естественную ассиметричность в информированности властей, граждан и отдельных частных организаций», СМИ способны повысить подотчетность правительства по отношению к гражданам).

Информационное обеспечение бизнеса, а также информирование рынка о товарах, услугах и об организациях, их производящих и продающих, входит в число основных задач СМИ [17, с.168].

Соответственно, с одной стороны, СМИ обеспечивают доступ рекламодателей-фирм и предпринимателей к их целевым аудиториям. Тем самым, реклама (способствующая экономии расходов потребителей на поиск необходимой им коммерческой информации о товарах/услугах и организациях, их производящих и реализующих) создает условия для увеличения фирмами объемов продаж, увеличения занимаемой доли рынка.

С другой стороны, СМИ обеспечивают предприятия информацией, необходимой им для функционирования на рынке. При этом, получение информации через СМИ обычно требует от фирм-покупателей информационной продукции меньших расходов, чем через прочие каналы коммуникаций: в силу нескольких причин, в частности, из-за эффекта масштаба.

Заключение

В результате проведенного исследования выявлено:

А) определена сущность понятия управленческая информация и коммуникации.

Так, в теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Управленческие коммуникации - это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.

Б) рассмотрены практические аспекты проблем информационного обеспечения и коммуникации в управлении бизнесом ООО «Шатура» и Компании "ORGA".

Основное направление производства ООО «Шатура» на сегодняшний день - производство деревянных конструкций и изделий. Основным видом продукции является мебель.

ООО «Шатура» имеет развитую систему информационного обеспечения коммерческой деятельности, что обеспечивает фирме доступ к оперативной информации. Наличие полной и своевременной информации позволяет обществу принимать верные стратегические и тактические решения, которые обусловливают положительные результаты финансово-хозяйственной деятельности компании.

Компания "ORGA" - одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт.

Помимо Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений в Германии имеют возможность обмена информацией через корпоративную компьютерную сеть SAP. Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал.

На основании всего исследования, проведенного в курсовой работе можно сделать вывод, что проблема обеспечение процесса принятия решения информацией, которая отвечает всем требованиям - вполне решаема. В настоящее время эта проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение информационных систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем.

Подводя итог можно с уверенностью сказать, что от умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вместе с ним и будущее отдельно взятого сотрудника.

Глубоко осмысливая коммуникационные процессы на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективной коммуникации и становиться лучшими ее участниками.

Список использованных источников

1.         Бочкарев А., Кондратьев В., Краснова В., и др. 7 нот менеджмента. - М.: ЗАО «Журнал Эксперт», ООО «Издательство ЭКСМО», 2016.

2.       Бурков В.Н., Новиков Д.А. Как управлять проектами. - М.: СИНТЕГ-ГЕО, 2015.

.        Вяткин В.Н., Дж. Хэмптон, Казак А. Ю. Принятие решений в управлении бизнесом: концепции, задачи, ситуации. - Москва-Екатеринбург: Ява, 2015.

.        Герчикова И.Н. Процесс принятия и реализации управленческих решений // Менеджмент в России и за рубежом. - 2010. - № 12.

.        Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. - М.: Высшая школа; Мастерство, 2016.

.        Гончаров В.В. В поисках совершенства управления. Руководство для высшего управленческого персонала. - М., 2016.

.        Евланов А. Г. Теория и практика принятия решений. - М.: Экономика, 2015.

.        Ильин Н. П., Лукмапова И. Г. и др. Управление проектами /Под ред. В. Д. Шапиро. - СПб.: ДваТри, 2015.

.        Лебедев О.Т. Основы менеджмента. - СПб: Издательский дом МиМ, 2016.

.        Литвак Б.Г. Управленческие решения. Учебник. - М.: Инфра-М, 2016.

.        Менеджмент организации. Учебное пособие. /Под редакцией З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина. - М.: Инфра-М, 2011.

12.       Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М. “Дело”, 2015.

.           Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь. - М.: ИНФРА-М, 2016.