3. Этап. Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета.
После того как инвентаризационные описи были оформлены их сдают в бухгалтерию, где проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты записывают в сличительную ведомость, в которой указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумму), наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача. При любом расхождении фактических данных с данными бухгалтерского учета материально-ответственное лицо обязано дать письменное объяснение о причинах расхождения. В случае выявления ошибок в учете, учетные данные приводятся в соответствие с фактическим наличием имущества. Когда учетные данные сверены и фактическое наличие имущества расходится с данными учета, председатель комиссии отражает такие данные как излишек или недостача. По окончании инвентаризации по этим суммам недостачи или имуществу, установленному как излишек будет принято решение о постановке излишков на учет, и возмещении суммы недостачи. В случае недостачи порядок возмещения суммы убытка различается в зависимости от суммы недостачи и признания ответственности материально-ответственным лицом. Если материально-ответственное лицо полной материальной ответственности (кассир, кладовщик или заведующий складом) то недостачи как правило относятся на виновное лицо и уже в зависимости от суммы подлежат возмещению им или в добровольном порядке или же через судебное решение. Если же материально-ответственное лицо не полной материальной ответственности (комендант здания, комендант корпуса, мастер производственного участка, механик транспортного цеха и др), то есть такие лица, которые получают материальные ценности на учет а пользуются ими другие сотрудники, или используют в работе для создания других материалов или продуктов производства то возмещение таких недостач производится не всегда за счет материально-ответственных лиц, а по решению комиссии по объективным причинам может быть предложено руководителю отнести на убыток предприятия.
4. Этап. Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете.
Финальным этапом при проведении инвентаризации является анализ ее итогов и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете. Отражение результатов инвентаризации проводится в формате сличительных ведомостей, в которых отображаются суммы расхождений с данными учета: излишков и недостач. После в книге контроля за выполнением распоряжений о проведение инвентаризации делается запись с указанием:
- Фактической даты завершения инвентаризации и даты завершения по приказу;
- Итоговой суммы недостач и излишков;
- Даты утверждения результатов инвентаризации;
- Даты осуществления мер по недостачам: передачи дела в суд или погашения виновными лицами;
- Отметки об оприходовании излишков или погашении недостач.
1.4 Формы первичных документов по учету инвентаризации
Для документального отражения результатов, а также оформления проведенной инвентаризации используют описи и акты установленных образцов и форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации”:
1. Инвентаризационная опись основных средств (Форма Инв.- 1);
Форма применяется при оформлении инвентаризации основных средств (машин и оборудования, зданий, сооружений, транспортных средств, вычислительной техники, хозяйственного инвентаря, инструментов и т.д).
2. Инвентаризационная опись нематериальных активов (Форма Инв. - 1А);
Применяется при оформлении инвентаризации нематериальных активов, поступивших для применения в организацию.
3. Инвентаризационный ярлык (Форма Инв. - 2)
Применяется при оформлении инвентаризации товарно-материальных ценностей предприятия, находящихся на складах (сырья, готовой продукции, запасных частей, топлива, товаров и прочих материальных ценностей). Он создается в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не может в течение одного дня произвести подсчет и запись материальных ценностей в инвентаризационную опись. Данные формы используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (Форма Инв. - 3).
4. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (Форма Инв. - 3);
Данная форма применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (готовая продукция, товары, производственные запасы, и другое).
5. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (Форма Инв. - 4);
Применяется при оформлении инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей.
6. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение (Форма Инв. - 5);
Применяется при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение у материально-ответственных лиц.
7. Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (Форма Инв. - 6);
Применяется для оформления результатов проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, то есть отгруженных, но не доставленных до контрагента.
8. Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (Форма Инв. - 8);
Применяется для оформления результатов проведенной инвентаризации драгоценных металлов, камней, природных алмазов и изделий из них хранящихся непосредственно в производстве.
9. Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделий (Форма Инв. - 8А);
Применяется для оформления результатов проведенной инвентаризации, которая охватывает изделия и оборудования в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах) которых содержатся драгоценные металлы.
10. Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них (Форма Инв. - 9);
Применяется на предприятиях, деятельность которых связанна с добычей, изготовлением или применением в процессе производства драгоценных камней, алмазов и изделий из них.
11. Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств (Форма Инв. - 10);
Применяется при оформлении результатов проведения инвентаризации объектов основных средств, переданных в ремонт и не законченных на период проведения инвентаризации.
12. Акт инвентаризации расходов будущих периодов (Форма Инв.-11);
Применяется при оформлении результатов проведенной инвентаризации расходов будущих периодов.
13. Акт инвентаризации наличных денежных средств (Форма Инв.-15);
Применяется при проведении инвентаризации денежных наличных средств в кассе предприятия (организации), такая инвентаризация должна проводиться ежеквартально, на некоторых предприятиях ежемесячно, а также при передаче кассы от одного кассира другому (на период отпуска, болезни и др.). На практике такая комиссия создается на год и по установленному графику проводится снятие остатков денежных средств в кассе, также это может проводится так часто, как установит руководитель организации. В форме отражается денежные средства фактически находящиеся в кассе и данные бухгалтерского учета на дату инвентаризации, при несоответствии данных проводится служебная проверка с выяснением причин нарушения и установлением виновного лица (как правило кассира, поскольку с кассиром при приеме на работы заключается договор о полной материальной ответственности) и порядком возмещения недостачи или отражения излишка.
14. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Форма Инв.-16);
Применяется при проведении проверки фактического наличия ценных бумаг (акций, облигаций, векселей, чеков, коносаментов, депозитных и сберегательных сертификатов) и бланков строгой отчетности (квитанций с номерами, дипломов, справок к ним, трудовых книжек, удостоверений и прочих).
15. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Форма Инв. - 17);
Применяется при проведении инвентаризации (сверки расчетов) с покупателями, поставщиками, подрядчиками и другими дебиторами и кредиторами, числящимися в бухгалтерском учете на счете 76, 60. Назначенная рабочая комиссия проводит сверки расчетов по каждому дебитору и кредитору, оформляя их актами сверки расчетов на дату проведения инвентаризации и потом внося данные в Форму Инв.-17.
16. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (Форма Инв.-18);
Применяется при оформлении результатов инвентаризации основных средств, по которым выявлены отклонения от данных учета. В сличительных ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и инвентаризационных описей.
17. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (Форма Ивн.-19);
Используется при отражении результатов инвентаризации нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции, по которым были выявлены отклонения от данных бухгалтерского учета.
18. Приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации (Форма Инв.-22);
19. Журнал контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (Форма Инв.-23);
20. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (Форма Инв.-24);
21. Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (Форма Инв.-25);
22. Ведомость учета результатов, выполненных инвентаризацией (Форма Инв. - 26).
1.5 Инвентаризация основных средств
Основные средства предприятия - это внеоборотные активы, участвующие в течение длительного периода в хозяйственном процессе и приносящие организации дополнительные и экономические выгоды [2.2, с.118].
К основным средствам относятся:
· Здания, сооружения;
· Рабочие и силовые машины, оборудование;
· Производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности;
· Транспортные средства;
· Инструменты;
· Рабочий и продуктивный скот;
· Многолетние насаждения;
· Внутрихозяйственные дороги;
· Прочие основные средства.
К основным средства не относятся: машины, оборудовании и аналогичные объекты, которые являются готовыми изделиями или товарами на складах организации. Так же в состав основных средств не входят объекты, сданные или находящиеся в монтаже.
В бухгалтерском учете основные средства оцениваются чаще по первоначальной, восстановительной и остаточной стоимости.
Основными целями проведения инвентаризации основных средств являются:
- Установить факт наличия основных средств в организации и уточнить информацию о них;
- Сличение установленных фактических сведений с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета;
- Приведение регистров бухгалтерского учета в соответствие с установленными инвентаризационной комиссией сведениями.
Перед началом инвентаризации основных средств необходимо проверить:
1. Наличие инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета, а также их состояния;
2. Наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
3. Наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При обнаружении расхождений или неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации в них обязательно должны быть внесены исправления и уточнения.
Инвентаризация основных средств проводится минимум один раз в год, а также в случаях, когда ее проведение обязательно:
- При продаже основных средств и сдаче их в аренду;
- Смене материально ответственных лиц;
- Выявления фактов хищения;
- При стихийных бедствиях или пожарах;
Порядок проведения инвентаризации основных средств устанавливает руководитель предприятия в соответствии с действующим законодательством.
Выделяют 3 основных этапа проведения инвентаризации основных средств:
1. Создание инвентаризационной комиссии (в которую входят бухгалтер, специалисты по основным средствам, руководство организации), определение сроков проведения инвентаризации и все это руководитель организации утверждает в приказе о проведении инвентаризации (Форма Инв. - 22). Перед началом инвентаризации члены комиссии получают документ по основным средствам организации.
Помимо бухгалтерских документов по основным средствам, комиссия проверяет: