Материал: Информационное обеспечение менеджмента
Главной задачей организационной структуры рекламного агентства «Имидж» является установление взаимоотношений полномочий, которые связывают высшее руководство с низшими уровнями работников. Эти отношения устанавливаются посредством делегирования, которое означает передачу полномочий и задач лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.
Для эффективной работы руководство должно распределить среди сотрудников все те задачи, которые необходимы для достижения цели предприятия.
Но если существующие задачи не будут делегированы, значит, руководитель должен будет выполнять их сам.
На предприятии четко распределены полномочия и меры ответственности по каждой должности. Каждый понимает, что от него ждут и кто на него опирается. Структура управления на предприятии - линейно-функциональная. Линейное управление подкреплено вспомогательными службами.
Директор без доверенности действует от имени предприятия в следующих случаях:
- осуществляет оперативное руководство деятельностью предприятия;
- имеет право первой подписи под финансовыми документами;
- утверждает штатное расписание, заключает трудовые договора с работниками предприятия, применяет к этим работникам меры поощрения и налагает на них взыскания.
Технолог контролирует процесс создания рекламной продукции, делает расчет и проект, выезжает с монтажниками на объект, где делает замеры, фотографии объекта. Осуществляет контроль по технике безопасности всего цеха и монтажных работников.
Бухгалтер документально оформляет совершаемые хозяйственные операции на предприятии: снабжение, приобретение товаров, сырья, материалов, расчетные операции с поставщиками, транспортными организациями, бюджетом, составляет калькуляцию произведенной продукции, проводит инвентаризацию, начисляет заработную плату и налоги, ведет отчетность предприятия.
Менеджер продаж работает с впервые обратившимися клиентами, ведет коммерческие переговоры с клиентами в интересах фирмы, прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов фирмы, ведет клиентскую базу.
Работники цеха осуществляют работу на специализированном оборудовании, изготавливаю рекламную продукцию, следят за оборудованием, осуществляют наладку оборудования, делают заявку технологу по закупу материалов и необходимых инструментов.
Монтажники осуществляют монтаж по четкому плану технолога.
Дизайнер создает эскизы рекламного проекта, ведет тесную работу с технологом производства, разрабатывает фирменные стили, создает дизайн-макеты всей рекламной продукции.
Но в некоторых случаях для полноценной работы агентства компания прибегает к временному найму дополнительных сотрудников. В основном это промоутеры, монтажники.
Найм временных работников связан с проведением разовых рекламных акций и отсутствием необходимости постоянно держать большой штат сотрудников.
Привлечение временных сотрудников имеет определенную сезонность. В летнее время проводится большое количество промоакций, т.к. в теплую погоду возможно проведение акций на улицах, в парках, на зонах отдыха и т.д. А также легче нанять промоутеров, которыми в основном являются школьники старших классов и студенты желающие поработать во время летних каникул и согласны на невысокую заработную плату.
Основные показатели финансово-хозяйственной деятельности РА
«Имидж» за 2010-2012 гг. представлены в табл. 2.1.
Таблица 2.1. Основные показатели финансово-хозяйственной
деятельности РА «Имидж» за 2010-2012 гг., тыс. грн.
Показатели
2010 г.
2011 г.
2012 г.
Выручка от реализации
продукции
721
782
985
Полная
себестоимость оказанных услуг
493
517
593
Прибыль от
реализации продукции
228
265
391
Налог на
прибыль
45
53
78
Чистая прибыль
182
212
313
Эффективность производства относится к числу ключевых
категорий рыночной экономики, которая непосредственно связана с достижением
конечной цели развития общественного производства в целом и каждого предприятия
в отдельности.
Прибыль занимает важное место в экономической системе. Именно
прибыль обеспечивает экономическую устойчивость фирмы и ее финансовую
независимость.
Рентабельность есть относительный показатель, который
обладает свойством сравнимости, может быть использован при сравнении
деятельности разных предприятий. Рентабельность характеризует степень
доходности, выгодности, прибыльности.
Рентабельность реализации (оборота, продаж) определяется
отношением величины годовой балансовой прибыли предприятия к величине годовой
выручки от продажи продукции, выраженным в процентах:
Пб - величина годовой балансовой прибыли предприятия (тыс.
грн./год.);
В-годовая выручка от продажи продукции (тг./год);
г. Рпродаж(оборота) = 228 / 721 * 100% =31,7%
г. Рпродаж(оборота) = 265 / 782 * 100% = 33,9%
г. Рпродаж(оборота) = 391 / 985 * 100% = 39,8%
Данный показатель характеризует эффективность предпринимательской
деятельности: сколько прибыли имеет предприятие с 1 грн. продаж, выполненных
работ, оказанных услуг.
Из данных расчетов видно. Что уровень рентабельности растет с
каждым годом, так же как и чистая прибыль увеличивается.
В структуре прибыли наибольшей долей - 45% обладает наружная
реклама, промо-акции - 35, телемаркетинг - 15%, другие виды рекламы - 5%.
Структура себестоимости продукции РА «Имидж» представлена в табл.
2.2. Показатели
2010 г.
2011 г.
2012 г.
З/п с начислениями
212
225
272
Материалы
112
158
175
Затраты на
погрузку, разгрузку
2,3
5,6
8,4
Аренда
помещений
55
55
55
Коммунальные
платежи
6,4
6,4
7,2
Амортизация
основных произв. фондов
43
49
51
Прочие затраты
16
17
23
Итого:
493
517
593
Проводя анализ данной таблицы, нужно отметить, что наибольшей
долей в структуре себестоимости обладает заработная плата с начислениями -
43-45%, затраты на материалы 22 - 30%.Это связано с особенностью рекламного
бизнеса, который не является энергоемким, материалоемким и т.д. и на первый
план в структуре себестоимости выходит оплата труда работников до 70% (в
некоторых случаях).
Как уже говорилось выше, в зависимости от источника получения
информация подразделяется на внешнюю и внутреннюю.
Рассматривая данное предприятие как систему, отметим, что, на
входе предприятие получает из внешней среды материальные, трудовые, финансовые,
энергетические, информационные ресурсы. При этом под материальными ресурсами,
поступающими в РА «Имидж», понимаются ткань, фурнитура, отделочные материалы и
т.д.; под трудовыми ресурсами - кадры, в качестве информационных ресурсов
выступают сведения об участниках рынка: потребителях, поставщиках, конкурентах,
посредниках.
Для получения информации о потребителях рассматриваемым нами
предприятием РА «Имидж» используются различные методы. Отделом маркетинга
проводятся регулярные маркетинговые исследования в форме анкет и опросов,
изучаются потребительские предпочтения, дается оценка продукции потребителями.
Данные анкеты предлагаются к заполнению посетителям РА «Имидж». Как известно,
именно через розничную торговлю производитель получает информацию о спросе на
товар, являясь наиболее чувствительным индикатором регулирования объемов
производства.
Полученная информация поступает в отдел маркетинга и
тщательно анализируется с целью получения на выходе маркетинговых планов работы
предприятия.
Также информация о потенциальных потребителях поступает из
официальных источников информации - статистических органов, средств массовой
информации, и т.п. в форме социальных, демографических, экономических,
поведенческих и другие показателей. Информация данного вида касается, прежде
всего, динамики заработной платы по Новосибирску и области, а также по всем
городам, входящим в сеть распространения продукции РА «Имидж», среднедушевого
дохода, прожиточного минимума. Данная информация также тщательно анализируется
для ориентации на тот или иной сегмент потребительского рынка и установления
соответствующей ценовой политики.
Помимо информации о потребительском рынке огромную ценность
для предприятия представляет информация о рынке рабочей силы в виде
статистических данных, данных, предоставляемых службой занятости г.
Новосибирска в ответ на запросы о заполнении вакантных рабочих мест, информация
из института легкой промышленности о выпускниках, желающих работать на РА
«Имидж».
Информация о конкурентах поступает из отчетов, публикуемых
ими (если таковые публикуются) в средствах массовой информации, сети Интернет,
статистических органов, рекламно-информационных источников.
Информация от поставщиков поступает в виде прайсов на
соответствующие сырье и материалы, услуги, данных об имеющемся ассортименте, а
также имеющиеся сертификаты качества, соответствие государственным стандартам
Не менее важной является информация, поступающая из
государственных органов власти: налоговой инспекции, городской администрации,
касающаяся изменения законодательства, налогообложения и т.д.
От посредников информация поступает в форме отчетов об
объемах реализованной продукции и ее ассортименте, а также направлениях
реализации, как уже существующих, так и принципиально возможных.
Внутренняя информация.
Прежде всего, необходимо отметить вертикальный характер
движения информации на рассматриваемом предприятии. От подчиненных информация
поступает непосредственному руководителю в форме отчетов о проделанной работе,
выполненным заданиям, планам. От руководителей подчиненным информация поступает
в форме распоряжений, приказов, планов, заданий и т.п.
В функциональном отношении имеющуюся информация на РА «Имидж»
можно представить в следующем виде.
Информация производственной подсистемы представлена в виде
отчетов по выполнению плана, ассортимента, брака и т.п.
Информацию финансовой подсистемы можно представить в виде
отчетности: бухгалтерских балансов, отчетов о движении средств, о прибылях и
убытках; финансовых планах, данных по заработной плате.
Информация кадровой подсистемы: данные о производительности
труда, графики рабочего времени, режимы труда и отдыха.
Важное значение для деятельности всего предприятия имеет
информация, касающаяся динамики продаж в общем и по отдельным ассортиментным
группам, поступающая от розничных магазинов, оптовиков и от филиалов РА «Имидж»
за пределами г. Севастополя.
Рис. 2.2 - Схема информационных потоков
К исходящей информации для рассматриваемого предприятия можно
отнести различного рода рекламно-информационные материалы, касающиеся
ассортимента выпускаемой продукции и цен, отчеты для налоговой инспекции,
статистических органов и т.д.
К исходящей информации также можно отнести сайт РА «Имидж» в
сети Интернет, в котором публикуется информация о предприятии, производстве,
магазинах, ассортименте и ценах выпускаемой продукции, а также новости
компании.
Из внешней среды в отдел маркетинга поступает информация в
форме заполненных анкет потребителей выпускаемой продукции - посетителей
розничных магазинов. Данная информация перерабатывается отделом маркетинга,
делаются соответствующие выводы, которые передаются в отдел развития, основная
цель которого - разработка новой продукции, соответствующей запросам
потребителей. Оттуда информация поступает в планово-экономический отдел,
который при помощи специалистов производственного отдела определяет необходимые
ресурсы, просчитывает все затраты, связанные с выпуском данного вида продукции,
определяет возможный размер прибыли и рентабельности.
При положительном результате информация поступает в
производственный отдел в виде конкретных планов на производство продукции.
Во внешнюю среду поступает готовая продукция с информацией о
ее ассортименте, ценах и т.п.
В качестве рекомендаций по устранению проблем, связанных с
передачей и обработкой информации в данной организации, на мой взгляд, можно
предложить обращать больше внимания не только на вертикальную, но и на
горизонтальную направленность передачи информации. Естественно, что данное
обстоятельство зависит, прежде всего, от существующей организационной
структуры.
Руководству РА «Имидж» необходимо серьезно подумать о
переходе к более прогрессивным системам управления, возможно, к управлению по
бизнес-процессам.
Относительно процессов следует сказать, что необходимость
перехода к управлению по бизнес-процессам находит понимание у высшего
руководства организации. Но внедрение тормозится в силу действия разных
объективных и субъективных причин. Поэтому в организации сосредоточили основное
внимание на существующих функциях. Эти функции реформируются, оптимизируются,
дополняются или, наоборот, сокращаются - в общем предприятие пытается извлечь
максимум из существующего способа управления.
Между отдельными функциональными подразделениями существуют
тесные связи. Хотя эти связи (неформальные процессы) можно считать
удовлетворительными, тем не менее, их следовало бы упорядочить, а еще лучше
описать и зафиксировать, придать им официальный статус. Это будет первый шаг в
процессно-ориентированном направлении.
В общем надо отметить, что положение данного предприятия на
рынке постепенно улучшается и для увеличения темпов таких тенденций необходимо
использовать все потенциальные силы фирмы, преодолеть ее недостатки, при этом
воспользоваться возможностями и избежать угроз внешнего окружения.
В ходе выполнения данной работы проанализирована информация
как ресурс и продукт системы управления. В заключение сделаем основные выводы.
Информация - это внешнее проявление коммуникации, ее
результат. Информация играет центральную роль в коммуникационном существовании
человека и выступает как средство коммуникации.
С точки зрения управления, как процесса преобразования информации,
информация, прежде всего, представляет собой важность для принятия
управленческих решений. Для этого она должна обладать определенными
характеристиками (свойствами). Таковыми характеристиками являются:
1) Связь информации и смысла. ) Целевое назначение информации.
) Необходимость и достаточность информации для
принятия решения.
Ценность информации для принятия решения, кроме того, зависит
от способа и скорости ее передачи, своевременности, надежности, затрат на
получение, избыточности (увеличения объема информации без увеличения
информативности).
Наиболее общим направлением классификации управленческой
информации можно считать ее деление по таким признакам как место возникновения,
участие в процессах обработки и хранения, отношение к функциям управления,
стабильность, способ отражения.
Для современных условий характерно применение
высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на
использовании новейших технических средств автоматизированной обработки
цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть
посредством системы связи.
Во внутрифирменной системе информации используются самые
разнообразные виды современной вычислительной техники, базы данных, пакеты
прикладных программ и т.п. Повсеместно используется комплексная
автоматизированная обработка информации.
В процессе коммуникации происходит обмен информацией между
людьми. Между организацией и ее окружением, между выше и ниже расположенными уровнями,
между подразделениями организации необходим обмен информацией. Руководители
связываются напрямую с подчиненными, будь то индивиды или группы. Существуют
также слухи как неформальная информационная система.
Основными элементами коммуникационного процесса являются
отправитель, сообщение, канал и получатель; этапами процесса - разработка идеи,
кодирование и выбор канала, передача и расшифровка. При этом обратная связь -
реакция получателя, показывающая, понята или не понята переданная информация, помогает
преодолеть шум. Шум - это то, что искажает смысл вследствие языковых различий,
различий в восприятии, а также физических взаимодействий.
В качестве рекомендаций по устранению проблем, связанных с
передачей и обработкой информации в РА «Имидж», по мнению автора, можно
предложить обращать больше внимания не только на вертикальную, но и на
горизонтальную направленность передачи информации. Естественно, что данное
обстоятельство зависит, прежде всего, от существующей организационной
структуры.
Руководству РА «Имидж» необходимо серьезно подумать о
переходе к более прогрессивным системам управления, возможно, к управлению по
бизнес-процессам.
1. Алексеевский, В.С. Введение в специальность «Менеджмент
организации»: учеб. пособие / В.С. Алексеевский, Э.М. Коротков. - М.: ЮНИТИ,
2008. - 160 с. - (Профессиональный учебник. Менеджмент).
2. Бабосов, Е.М. Социология управления: учеб. пособие / Е.М.
Бабосов. - Минск: Тетра Системс, 2010. - 288 с.
3. Басовский, Л.Е. Менеджмент: учеб. пособие / Л.Е. Басовский.
- М.: Инфра-М, 2007. - 215 с. - (Высшее образование).
4. Быченко, Ю.Г. Теория управления: учеб. пособие / Ю.Г.
Быченко, Т.М. Быченко. - Саратов: Науч. книга, 2009. - 131 с.
5. Веснин, В.Р. Менеджмент: учебник / В.Р. Веснин. - 3-е изд.,
перераб. и доп. - М.: Проспект, 2008. - 502 с.
6. Веснин, В.Р. Основы менеджмента: учебник / В.Р. Веснин. -
М.: Проспект, 2011. - 306 с.
7. Веснин, В.Р. Стратегическое управление: учебник / В.Р.
Веснин, В.В. Кафидов. - СПб.: Питер, 2009. - 256 с.
8. Виханский, О.Г. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И.
Наумов. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономисть, 2008. - 669 с. - (Homo Faber).
9. Галенко, В.П. Менеджмент: учебник / В.П. Галенко, А.И.
Рахманов, О.А. Страхова. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2008. -221 с.
10. Герчикова, И.Н. Менеджмент: учебник / И.Н. Герчикова. - 3-е
изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2007. - 591 с.
11. Гладков, И.С. Менеджмент: учеб. пособие / И.С. Гладков. -
2-е изд. - М.: Бином. Лаборатория знаний, 2006. - 216 с.
12. Глухов, В.В. Менеджмент: учебник / В.В. Глухов. - 3-е изд.
- СПб.: Питер, 2009. - 600 с. - (Учебник для вузов).
13. Глухов, В.В. Менеджмент: учебник для вузов / В.В. Глухов. -
3-е изд. - СПб.: Питер, 2008. - 600 с.
14. Гусаров, Ю.В. Менеджмент рекламы: учеб. пособие / Ю.В.
Гусаров. - М.: Экономика, 2007. - 527 с.
15. Дафт, Р.Л. Менеджмент: учебник: пер. с англ. / Р.Л. Дафт. -
6-е изд. - СПб.: Питер, 2007. - 829 с. - (Классика МВА).
16. Динес, В.А. Институциональная экономика: Динамика и
управление / В.А. Динес, Ю.В. Гусаров, Л.Ф. Гусарова. - Саратов: СГСЭУ, 2007. -
222 с.
17. Иванова, Т.Ю. Теория организации: краткий курс / Т.Ю.
Иванова, В.И. Приходько. - СПб.: Питер, 2009. - 268 с.
18. Кабушкин, Н.И. Основы менеджмента: учеб. пособие/ Н.И.
Кабушкин. - 10-е изд., стер. - М.: Новое знание, 2007. - 366 с.
19. Казанцев, А.К. Практический менеджмент: в деловых играх,
хозяйственных ситуациях, задачах и тестах: учеб. пособие / А.К. Казанцев, В.И.
Подлесных, Л.С. Серова. - М.: Инфра-М, 2011. - 365 с. - (Высшее образование).
20. Казначевская, Г.Б. Менеджмент: учеб. пособие для вузов /
Г.Б. Казначевская. - Изд. 4-е. - Ростов н / Д: Феникс, 2008. - 379 с. - (Высшее
образование).
21. Коротков, Э.М. Менеджмент: учебник / Э.М. Коротков; Гос.
ун-т управления. - М.: Юрайт, 2010. - 640 с. - (Университеты России).
22. Кравченко, А.И. История менеджмента: учеб. пособие для
вузов / А.И. Кравченко. - М: Академический проект: Фонд «Мир», 2007. -
560 с. - (Gaudeamus).
23. Лапыгин, Ю.Н. Стратегическое развитие организации: учеб.
пособие / Ю.Н. Лапыгин, Д.Ю. Лапыгин, Т.А. Лачинина; под ред. Ю.Н. Лапыгина. -
М.: КноРус, 2008. - 288 с.
24. Менеджмент: учеб. пособие для СПО / под ред. М.Л. Разу. -
М.: КноРус, 2010. - 319 с.
25. Менеджмент: учебник / под ред. В.В. Томилова. - М.: Юрайт,
2010. - 590 с.
26. Менеджмент: учебник / под ред. В.Я. Королева. - М.:
Экономисть, 2008. - 432 с. - (Homo Faber).
27. Менеджмент: учебник / под ред. С.И. Ашмариной. - М.: Рид
Групп, 2011. - 572 с. - (Национальное экономическое образование).
28. Мескон, М. Основы менеджмента: [учебник]: пер. с англ. /
Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. - М.: Дело, 2009. - 701 с. -
(Зарубежный экономический учебник).
29. Мильнер, Б.З. Теория организации: учебник / Б.З. Мильнер. -
2-е изд., перераб. и доп. - М.: Инфра-М, 2008. - 478 с.
30. Мишурова, И.В. Менеджмент профессиональных услуг: стратегия
и тактика: учебно-практическое пособие / И.В. Мишурова, Н.А. Лысенко. - М.;
Ростов н / Д: МарТ, 2006. - 172 с. - (Новые технологии).
31. Никуленко, Т.Г. Организационное поведение: учеб. пособие
для СПО / Т.Г. Никуленко. - Ростов н /Д Феникс, 2006. - 408 с.
, где:
2.2
Характеристика управления внутрифирменной системой информации на предприятии
2.3
Совершенствованию процесса передачи и обработки информации в РА «Имидж»
Заключение
Список
использованных источников