Материал: Документирование управленческой деятельности

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: "Требуем выполнить взятые на себя обязательства…", "Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…", "Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.". Описание действий, которые последуют в случае неисполнения адресатом своих обязательств, может формулироваться следующим образом: "В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...", "В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...", "В противном случае мы не несем ответственности за последствия..." и т.п.

Письмо-требование оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-требования являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Это письмо, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: "Благодарим за оказанную помощь в ...", "Выражаем Вам свою благодарность за ...", "Позвольте Вас поблагодарить за…", "Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…" и т.п.

Письмо-благодарность оформляется на бланке письма.

Обязательными реквизитами письма-благодарности являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

ЗАДАНИЕ 2

. На основании какого документа разрабатывается структура организации и определяется ее штатная численность?

1.1. На основании Устава организации (Положения об организации).

1.2. На основании коллективного договора.

1.3. На основании штатного расписания.

1.4. На основании должностной инструкции.

. Кто несет ответственность за издание распорядительного документа в организации, функционирующей на основе единоначалия?

.1. Лицо, подписавшее документ.

2.2. Руководитель организации.

2.3. Исполнитель, который готовит текст документа.

.4. Лицо, визирующее документ.

. Кто подписывает протокол собрания (совещания)?

.1. Руководитель организации.

.2. Председатель собрания (совещания).

3.3. Председатель и секретарь собрания (совещания).

3.4. Все участники собрания (совещания).

. На основании каких документов может быть издан приказ по личному составу?

4.1. На основании заявления.

.2. На основании трудового контракта.

4.3. На основании докладной записки.

.4. На основании справки.

.5. На основании акта.

.6. На основании любого из перечисленных документов.

. Где ставят инициалы при оформлении реквизита "Адресат" на письме должностному лицу?

5.1. Перед фамилией адресата.

5.2. После фамилии адресата.

.3. Не имеет значения.

. Система делопроизводства, сложившаяся в государственных учреждениях России в XVIII веке, получила название:

.1. Уставное делопроизводство.

.2. Приказное (столбцовое) делопроизводство.

6.3. Коллежское делопроизводство.

6.4. Исполнительное делопроизводство.

ЗАДАНИЕ 3

. В реквизите "Справочные данные об организации" написание почтового адреса предприятия воспроизводится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденных 26 сентября 2000 г. № 725, которые рекомендуют следующую последовательность: название улицы, номер дома, название города, страна, почтовый индекс.

. В реквизите "Справочные данные об организации" наряду с почтовым адресом и номером телефона обычно содержит и другие сведения по усмотрению организации, например телекса, адрес электронной почты, адрес веб-страницы в сети Интернет, номер счета в банке и т.д. Кроме того, могут указываться сведенья о государственной регистрации, наличии лицензий, патентов и т.д. При указании номера телефона необходимо приводить код города в скобках без "8" перед самим телефонным номером.

. Отсутствует реквизит "Код организации", проставляемый в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

. Отсутствует реквизит "основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", представляющий 13-значный цифровой код.

. Отсутствует реквизит "Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)".

. Отсутствует реквизит "Регистрационный номер документа", обязательно размещаемый на документе.

. При оформлении реквизита "Адресат" почтовый адрес воспроизводится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, которые рекомендуют следующую последовательность: название улицы, номер дома, номер офиса, название города, почтовый индекс.

. Реквизит "Адресат" располагается справа.

. При расшифровке подписи должностного лица в реквизите "Подпись" инициалы должны предшествовать фамилии подписывающего документ. Фраза "С уважением" является заключительной фразой текста документа, поэтому между "Подписью" и данной фразой должно быть 1-2 межстрочных интервала отступа.

. Дата письма оформляется от границы левого поля листа.

. В реквизите "Дата документа" для воспроизведения года используют четыре знака (арабские цифры).

. На письме отсутствует реквизит "Отметка об исполнителе документа", включающий инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона. Отметка об исполнителе располагается от границ левого поля в нижнем углу последней страницы документа.

ЗАДАНИЕ 4

Составьте договор аренды (имущественного найма). В качестве аренды может быть предложено здание (оборудование, транспортное средство и т.п.).

В договоре обязательно укажите данные, позволяющие определённо установить имущество, подлежащее аренде. Определите срок аренды, цель аренды, порядок, условия и сроки внесения арендной платы (можно предусмотреть сочетание нескольких форм арендной платы).

Ответ:

ДОГОВОР № 1

Аренды транспортного средства без экипажа

г. Кемерово                                                                 "10"января 2011 г.

ООО "Центр Авто", в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующий на основании Устава, именуемый в дальнейшем "Арендодатель" и гр. Петров Петр Петрович именуемый в дальнейшем "Арендатор", совместно именуемые "Стороны" заключили настоящий Договор о нижеследующем:

. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

.1. Арендодатель передает Арендатору во временное владение и пользование автомобиль марки ВАЗ, 2005 года выпуска, государственный номер К 384 ТН, кузов № 125430067910_ двигатель № 145632189, технический паспорт серии КК42896312, а Арендатор обязуется выплачивать вовремя арендную плату и по окончании срока аренды возвратить Арендодателю автомобиль.

.2. Комплектность автомобиля, передаваемого в аренду, определена Приложением №1 к настоящему договору, являющимся его неотъемлемой частью.

.3. Использование автомобиля не должно противоречить его назначению, техническим характеристикам и положениям настоящего Договора.

. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

.1. Арендодатель предоставляет автомобиль в исправном состоянии и в чистом виде. Передача осуществляется по акту приёма-передачи, который составлен Арендодателем и подписывается Сторонами (Приложение №2 к настоящему договору).

.2. Арендодатель обязуется за свой счёт производить все виды необходимого ремонта автомобиля (в том числе текущие и капитальные), своевременное профилактическое обслуживание автомобиля, кроме случаев, указанных 6.1, 6.2. Арендодатель обязуется на период ремонта автомобиля, заменить его на иной автомобиль в надлежащем состоянии, имеющийся в наличии Арендодателя. При отсутствии возможности для такой замены действие Договора считается досрочно прекращённым, предмет договора возвращается Арендодателю, а оплата за арендуемый автомобиль взимается за то время, в течение которого он фактически находился в распоряжении Арендатора на основании настоящего Договора.

.3. Арендодатель несёт расходы по страхованию автомобиля, в порядке, установленном настоящим Договором.

.4. Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным Автомобилем и самостоятельно производит его эксплуатацию.

.6. Арендатор не вправе производить разборку и ремонт автомобиля, а так же не в праве производить вмешательство в конструкцию автомобиля и устанавливать на него дополнительное оборудование без предварительного письменного согласия Арендодателя.

.7. Арендатор не имеет право переуступать свои права и обязанности по настоящему договору третьим лицам, а так же не в праве сдавать имущество в субаренду, заключать с третьими лицами договоры перевозки, в ходе которых используется автомобиль, закладывать имущество, сдавать его в поднаём, иначе предоставлять права распоряжения имуществом третьим лицам. Кроме того, Арендатор обязуется не использовать автомобиль для буксировки любых транспортных средств, для езды с прицепом или по бездорожью (дорогам не имеющим твердого покрытия), не принимать участие в спортивных соревнованиях, а так же для обучения вождению, для осуществления коммерческой перевозки пассажиров и грузов без специального договора с Арендодателем, в который включен данный вид деятельности.

.8. Арендатор несёт все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, не отнесённые к обязанностям арендодателя (в том числе по бензину и жидкости для омывания стекол), а так же за свой счёт оплачивать парковку и все штрафы за нарушение Правил Дорожного Движения.

.9. Арендатор обязуется по истечении срока действия договора возвратить Арендодателю предоставленный автомобиль в полной комплектации, в надлежащем техническом состоянии, с учётом нормального износа (в состоянии пригодном для эксплуатации без ухудшения его потребительских качеств и внешнего вида) в соответствии с Приложениями №1, №2 к настоящему договору. Арендатор должен вернуть Автомобиль в чистом виде или оплатить стоимость мойки и уборки салона. Арендатор должен дозаправить автомобиль перед возвращением его Арендодателю или заплатить за дозаправку штрафную сумму из расчета 30 рублей за литр в случае, если количество топлива при возврате автомобиля меньше, чем при получении.

.10. Исправность, комплектация, принадлежности и другие данные сдаваемого в аренду автомобиля должны быть проверены Арендодателем в присутствии Арендатора и отмечены в акте приёма-передачи (Приложение №2).

.11. Арендатор обязуется:

.11.1 Постоянно хранить при себе документы на автомобиль.

.11.2 Производить регулярную тщательную проверку автомобиля на наличие внешних и внутренних неисправностей, а при их обнаружении незамедлительно ставить в известность Арендодателя.

.11.3 По первому требованию Арендодателя предоставлять автомобиль для прохождения технического осмотра.

.11.4 Предоставлять автомобиль для проведения технического обслуживания при пробеге автомобиля 15000 км, 30000км, 45000км, 60000км, 75000 км, 90000 км. и т.д.

.11.5 Эксплуатировать автомобиль только на территории Москвы и Московской области, если иное не предусмотрено настоящим Договором.

.11.6 Своевременно производить оплату аренды автомобиля (продлевать договор).

.11.7 Бережно относиться к вверенному ему имуществу.

.12. В случае повреждения автомобиля или возникновении ДТП Арендатор обязуется:

.12.1 Немедленно вызвать представителей ГИБДД.

.12.2 Получить на месте ДТП Справку формы №12 ГИБДД с подробным перечнем повреждений.

.12.3 Взять координаты свидетелей происшествия.

.12.4 Немедленно известить Арендодателя о случившемся.

.12.5 В течение 3 дней после даты разбора ДТП предоставить Арендодателю Справку ГИБДД формы №31, копию протокола по ДТП и копию постановления по ДТП.

.13. В случае обнаружения повреждений автомобиля вызванных стихийным бедствием или действиями третьих лиц Арендатор обязуется:

.13.1 Обратиться в органы МВД с заявлением о происшествии.

.13.2 Незамедлительно проинформировать Арендодателя.

.13.3 В течение 10 дней предоставить Арендодателю справку из компетентных органов по форме, установленной действующим законодательством;

.14. В случае утраты автомобиля при любых обстоятельствах Арендатор обязуется:

.14.1 Незамедлительно информировать Арендодателя.

.14.2 Немедленно сделать заявление в ближайшее отделение МВД.

.14.3 Предоставить свидетельство о регистрации автомобиля, страховой полис, талон о прохождении технического осмотра и ключи Арендодателю.

. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

.1.     Арендатор при заключении договора вносит страховой депозит. Размер депозита определяется Приложением 1.

.2. Страховой депозит не возвращается:

.2.1 За задержку во внесении арендной платы более трех суток подряд.

.2.2. Не выполнен какой-либо из подпунктов пунктов 2.12, 2.13, или 2.14 настоящего договора.

.2.3. При наличии вины Арендатора или отсутствует виновник ДТП.

.3. Арендатор несет ответственность за сохранность арендуемого автомобиля в течение всего срока аренды до момента передачи его Арендодателю. В случае, если при возвращении автомобиля он имеет неисправности либо комплектацию, отличную от указанной в Акте приема-передачи, и отсутствуют документы, подтверждающие факт ДТП или противоправные действия третьих лиц из ГИБДД или милиции, Клиент уплачивает Владельцу штраф в размере 100% от стоимости неисправных узлов и агрегатов, оплачивает в полном объеме работу по их устранению. А также Арендатор оплачивает Арендодателю упущенную выгоду, вызванную простоем автомобиля, за время ликвидации ущерба.

.4. Уплата штрафа не освобождает Арендатора от выполнения обязательств по оплате основного долга за аренду.

.5. В случае если Справке №12 ГИБДД, выдаваемой водителю на месте аварии, не полностью отмечены фактические внешние повреждения автомобиля, то Арендатор возмещает стоимость ущерба, не описанного в Справке №12 ГИБДД.

.6. Санкции по настоящему Договору начисляются и уплачиваются с момента фактического нарушения пунктов Договора.