.3 Проведение совещания
Необходимо начать совещание вовремя и провести небольшую вводную дискуссию, чтобы убедиться, что группе ясна повестка дня, цели и желаемые результаты - внесите необходимые поправки. Если повестка дня не подготовлена, ее можно составлять на ходу.
Все точки зрения важны, но не одинаково. Сколько времени нужно отвести для выступления участнику старшему по должности? Это зависит от цели совещания. Возможно, он должен выступить первым и определить цели и направление.
Или, если те, чье мнение необходимо уже высказались, а младшие члены команды молчат, вы можете попросить его высказаться. Даже если вас интересует мнение каждого, вы не должны дать обсуждению уйти в сторону. Для этого часто подводите промежуточные итоги, используя повестку дня и идеи, выписанные на доске, а также объявляйте переход от одного пункта повестки дня к другому. [5]
Согласованные основные правила позволяют стимулировать участие в дискуссии. Руководитель действует как лидер и как посредник, который предоставляет людям возможность высказаться. Важно следить за тем, как вы участвуете в обсуждении, убедитесь, что вы не доминируете, дать возможность высказаться нерешительным и робким, а также следить, чтобы никто не прерывал выступающего и не доминировал в обсуждении. Сохраняйте положительное отношение к высказываемым точкам зрения. Целесообразно вмешиваться, если один участник начинает критиковать точку зрения другого. Подчеркните то, что уже согласовано, не позволяйте возвращаться к вопросам, которые уже решены. Можно делать записи на доске, записывать сделанные предложения. Это поможет придерживаться ключевых вопросов.
Зная когда и как закончить совещания, можно помочь членам команды выполнить поставленные задачи.
При обсуждении последнего вопроса у участников возникают затруднения либо участники начинают покидать совещание. Эти два знака показывают, что вы превысили лимит времени. Эти рекомендации помогут вам избежать такой опасности и заслужить благодарность коллег: дайте себе обещание закончить вовремя. Следите за временем или попросите об этом одного из участников. Напоминайте группе, сколько времени осталось и сколько вопросов еще не решено. Если время кончается, выберите приоритетные задания, остальные отложите. Если какой-то пункт требует более тщательного рассмотрения, спросите, согласна ли группа на превышение лимита времени или назначьте еще одно совещание. Если нет очевидных предупреждающих знаков, ориентиром для завершения совещания может служить момент, когда все цели достигнуты, либо попытки их достижения исчерпали себя, либо вышло время. [6]
Что делать, чтобы закончить совещание? Суммировать достижения, ключевые моменты, решения, и объяснить, как они будут представлены акционерам. Уточнить дальнейшие действия и подчеркните их важность. Подчеркните важность всех высказанных точек зрения. Если необходимо, назначить другое совещание. Можно попросить группу оценить проведенное совещание и высказать идеи, что может быть исправлено, а также поблагодарить за участие.
Список литературных источников
1. Веснин В.Р. Менеджмент: учебник для ВУЗов-3-е изд.- М.: Проспект, 2007.
. Менеджмент малого бизнеса: учебник для студентов по спец. 061100 «Менеджмент организации» под ред. М.М. Максимова. - М.: Вузовскиц учебник, 2007.
.Дятлов Александр Николаевич. Общий менеджмент: концепции и комментарии. Учебник для ВУЗов А.Н. Дятлов, М.В. Плотников, И.А. Мутовин.- М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.
. Джурабаев Кахраман Турнусович. Производственный менеджмент: учебное пособие для ВУЗов-М.: Кнорус, 2005.
. Балашова А.П. Учебное пособие. - М.: Вузовский учебник, 2008.
. Глухов В.В. Менеджмент: учебник для ВУЗов. - 3 изд., - Спб.: Питер, 2007.