Статья: Анализ современных методов обработки информации в электронном виде

11 этап. Опытно-промышленная эксплуатация, по окончании которой предусмотрено проведение анализа полученных результатов с последующей разработкой и реализацией корректирующих мероприятий.

12 этап. Ввод в промышленную эксплуатацию.

В ходе реализации проекта потребовалось привлечение инвестиций на приобретение и настройку ЭВМ, а также ПО, необходимого для функционирования СЭД. Кроме того, внедрение СЭД также потребовало масштабной перестройки бизнес-процессов в ВУЗе. Полученные результаты подтвердили идентифицированные на предварительной стадии реализации проекта организационные, административные и технологические риски.

В ходе подготовительного этапа реализации проекта решены следующие задачи: унифицированы индексы документов; оптимизирована номенклатура дел структурных подразделений; сформированы необходимые справочники.

В ходе операционного этапа реализации проекта решены следующие задачи: отлажены технологические процессы функционирования СЭД; проведены организационные мероприятия по переобучению сотрудников и приобщению к новым методам работы с документационными потоками ВУЗа.

В качестве негативного фактора, сопровождавшего переходную фазу реализации проекта, отмечено увеличение нагрузки на персонал организации по причине возникшей необходимости работы одновременно в двух информационных системах.

Выводы и результаты

Таким образом, результаты проделанной подготовительной, аналитической, справочной и методической работы, а также технического и программного переоснащения службы ДОУ позволили внедрить на базе ФГБОУ ВО «Кубанский государственный технологический университет» рассмотренную систему электронного документооборота.

Количество документов, обрабатываемых в СЭД ВУЗа за период с 2012 по 2019 годы, как следует из таблицы 1, определяется устойчивой динамикой роста документной информации.

Таблица 1

Количество обработанных документов

Внедрение СЭД в информационную систему ВУЗа необходимо рассматривать как эффективный инструмент управления, необходимый для развития образовательной организации в современных условиях, с помощью которого расширился спектр организационноуправленческих возможностей. К ним относятся: оптимизация документооборота и создание индивидуальных маршрутов согласования документов, сокращение времени согласования и принятия управленческих решений, уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами и возможность коллективной работы над документами, возможность массового ввода документов, перевода бумажного архива в электронный вид, исключение копирований документов, интеграция системы с другими информационными системами, в том числе с мобильным приложением СЭД.

Развитие СЭД сопровождается возникновением проблем верификации, обеспечения подлинности и целостности информации, представляемой в электронно-цифровой форме.

С целью решения представленной проблемы в ФГБОУ ВО «Кубанский государственный технологический университет» запланировано создание удостоверяющего центра, реализующего функционал эмиссии сертификатов проверки электронных цифровых подписей для придания юридической значимости электронным документам на всех этапах организации работы с ними в СЭД.

Примечания:

1. О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти: распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 г. № 1403-р // Собрание законодательства РФ. 2009. № 41. Ст. 4818.

2. Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности: распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р // Собрание законодательства РФ. 21.02.2011. № 8. С. 1151.

3. СПС КонсультантПлюс. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_ 162184/ (дата обращения: 13.11. 2019).

4. ИПС Гарант. URL: https://base.garant.ru/71551998/ (дата обращения: 16.01.2020).

5. О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы: указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/41919 (дата обращения: 16.01.2020).

6. О национальных целях и стратегических задачах развития Российской Федерации на период до 2024 года: указ Президента РФ от 07.05.2018 № 204. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/43027 (дата обращения: 16.01.2020).

7. ИПС Гарант. URL:

https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/727389 46/ (дата обращения: 15.01.2020).

8. Греф Г. Информационные технологии - отстой: будущее за экономикой данных. URL: http://2035.media/2017/10/24/gref-future/ (дата обращения 16.01.2020).

9. Каширина Е.И. Реализация концепции «электронного правительства» в высшем учебном заведении // Научный журнал КубГАУ. 2017. № (03) 127.

С. 918-928. URL:

http://ej .kubagro.ru/2017/03/pdf/65.pdf

10. Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности: распоряжения Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р // Собрание законодательства РФ. 2011. № 8.

11. Организация межведомственного электронного документооборота Министерства образования и науки Российской Федерации с подведомственными учреждениями // Научные труды КубГТУ: электронный сетевой политематический журнал. 2015. № 13. С. 205-214. URL: http://ntk.kubstu.ru/file/733

12. Каширина Е.И. Совершенствование системы контроля в принятии управленческих решений // Научные труды КубГТУ: электронный сетевой по- литематический журнал. 2016. № 3. С. 34-40. URL: http://ntk.kubstu.ru/file/841

References:

1. On the technical requirements for the organization of interaction of the system of interdepartmental document management with electronic document management systems of the Federal bodies of Executive power: the decree of the RF Government dated 02.10.2009, No. 1403-р // Collection of Legislative Acts of the Russian Federation. 2009. No. 41. Art. 4818.

2. On approval of the action plan for the transition of Federal bodies of Executive power to paperless circulation of documents when organizing the internal activity: the order of the Government of the Russian Federation of February 12, 2011, No. 176-p // Collection of the Legislative Acts of the Russian Federation of 21.02.2011. No. 8. P. 1151.

3. SPS ConsultantPlus. URL:

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_ 162184/ (access date 13.11.2019).

4. IPS Garant. URL: https://base.garant.ru/71551998/ (access date: 16.01.2020).

5. On the Strategy for the Development of the Information Society in the Russian Federation for 2017-2030: Presidential Decree No. 203 dated 09.05.2017. URL: http://www.kremlin.ru/acts/bank/41919 (access date: 16.01.2020).

6. On the national goals and strategic objectives of the development of the Russian Federation for the period up to 2024: Decree of the President of the Russian Federation dated 07.05.2018 No. 204. URL: https://www.kremlin.ru/acts/bank/43027 (access date: 16.01.2020).

7. IPS Garant. URL:

https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/727389 46/ (access date: 15.01.2020).

8. Gref G. Information technologies are in the past: the future belongs to data economy. URL: https://2035.media/2017/10/24/gref-future /43027 (access date: 15.01.2020).

9. Kashirina E.I. The implementation of the concept of “electronic government” in the higher educational institution // Scientific Journal of KubSAU. 2017.

No. (03) 127. P. 918-928. URL:

http://ej .kubagro.ru/2017/03/pdf/65.pdf

10. On approval of the action plan for the transition of Federal bodies of Executive power to paperless circulation of documents when organizing the internal activity: the order of the Government of the Russian Federation of February, 12^th, 2011 No. 176-p // Collection of the Legislative acts of the Russian Federation tion. 2011. No. 8.

11. The organization of interdepartmental electronic document management of the Ministry of education and science of the Russian Federation and the subordinate agencies // Scientific Works of the Kuban State University: Polythematic Network Electronic Journal. 2015. No. 13. P. 918-928. URL: http://ntk.kubstu.ru/file/733

12. Improving the system of control in managerial decision making // Scientific Works of the Kuban State University: Polythematic Network Electronic Journal. 2016. No. 3. P. 34-40. URL:

http ://ntk.kubstu.ru/file/841