Само выполнение операций с наличными деньгами осуществляют кассовые и инкассаторские работники.
Операции по обработке денежной наличности выполняются в Банке с помощью новых дорогостоящих средств механизации и автоматизации кассовых операций (счетно-денежные машины, детекторы валют и др.). Оформление приходных и расходных кассовых документов, ведение кассовых журналов по приходу и расходу, заполнение кассовыми работниками справок и других документов о проведенных операциях за день осуществляется с помощью программного обеспечения.
Книги учета денежной наличности и других ценностей, книги учета принятых и выданных денег ведутся также в электронном виде. В электронном виде создается оперативная отчетность по кассе: отчет по кассовым оборотам за пять дней и о кассовых оборотах за месяц.
Что касается документооборота по приходным кассовым операциям, то он осуществляется после фактического поступления денег в кассу. Прием денежной наличности от организаций ведется по объявлениям на взнос наличными, который состоит из объявления, ордера и квитанции. Организации могут вносить наличные только на свой банковский счет. Операционный работник должен проверить правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его и отражает сумму в электронном кассовом журнале по приходу и передает этот документ в кассу. Кассир же идентифицирует подписи по образцу, проверяет правильность суммы и принимает от клиента денежную наличность. После проверки денежной наличности, кассир подписывает три части документа, ставит печать на квитанции и отдает клиенту. Кассир оставляет у себя объявление, а ордер отдает операционному работнику.
К выписке из лицевого счета клиента прилагается ордер. Ордер нужен клиенту для того, чтобы контролировать своевременность и правильность зачисления средств на его счет в банке.
В конце операционного дня кассир составляет справку о сумме принятых денег, сравнивая сумму всех поступивших денежных документов с суммой фактически принятых денег. Справка подписывается кассиром, и она сверяется с электронными журналами всех операционных работников.
Принятая за весь операционный день денежная наличность вместе с приходными документами и справкой сдается заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных ценностей.
Рассматривая расходные операции, можно сказать, что заведующий распределяет необходимую сумму денег кассирам под расписку в книге учета принятых и выданных денег.
Наличные деньги организациям с их банковских счетов выдаются по денежным чекам. Для получения наличных денег клиент предъявляет денежный чек операционному работнику. При наличии на счете клиента остатка средств, достаточных для оплаты чека, операционист проверяет обоснованность требований клиента на выплату наличных денег, проверяет правильность заполнения чека, подписи и печати чекодателя с образцами, представленными банку, соответствие номера чека номерам в чековой книжке, выданной этому клиенту. После проверки операционист выдает клиенту контрольную марку от денежного чека для предъявления в кассу, а чек передает контролеру по расходным кассовым операциям.
Контролер, убедившись в наличии на оборотной стороне чека разрешительной надписи операциониста на оплату чека и росписи в получении денег, повторно проверяет правильность заполнения чека, подписей и печати образцам, представленным банку. Затем операционный работник проставляет на оборотной стороне чека свою подпись, регистрирует сумму чека в кассовом журнале по расходу и передает денежный чек кассиру. Он проверяет наличие подписей ответственных лиц Банка и сверяет с образцами, сравнивает сумму цифрами и прописью, наличие на нем расписки клиента в получении денег и дaнныx его паспорта. После этого кассир подготавливает нужную сумму денег, вызывает получателя денег, сверяет номер контрольной марки с номером на чеке и приклеивает контрольную марку к чеку. Кассир повторно перед клиентом пересчитывает деньги, выдает ему и подписывает чек.
Расходные операции в Банке отражаются на основе кассового журнала по расходу после сверки его операционным работником и кассиром.
В конце операционного дня кассир сверяет сумму полученных им под отчет денег с суммами, указанными в расходных документах, и фактическим остатком денег, после чего составляет справку, в которой указывается сумма аванса, полученная под отчет в начале дня, сумме выданных за день денег и остаток денег на конец дня. После чего кассир подписывает справку, а приведенные в ней кассовые обороты сверяет с записями в кассовых журналах операционных работников. Сверка оформляется подписями кассира в кассовых журналах и операционных работников - в справке кассира.
Остаток наличных денег, расходные кассовые документы, отчетную справку кассир сдает заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег.
Что касается порядка расчета минимального остатка средств в операционной кассе, то он устанавливается Центральным Банком. Если же случается отклонение ниже установленного норматива, то Банк обязан написать объяснительную в Центральный Банк. Экономический смысл заключается в том, что Банк России пытается предупредить возможное отсутствие денег у Банка утром следующего дня. Минимальный остаток денежных средств в операционной кассе в Банке оставляет 1,5 млн. рублей. Также Банк России устанавливает время - когда производится подкрепление денежной наличностью.
Сам Банк устанавливает максимальный остаток денежных средств в операционной кассе, который в дальнейшем не будет иметь право его превышать. Но иногда бывают исключения, когда сумма превышена из-за банкнотных операций Банка, притока наличности в Банк или снижения курса доллара. Если необходимо увеличить максимальный предел, то пишется Письмо в головную организацию с просьбой рассмотреть это предложение. Транспортирует сверхлимитный остаток денег Росинкасс в оговоренное договором время.
Для банка главное, чтобы деньги, находящиеся в его распоряжении, постоянно оборачивались и приносили ему прибыль. Поэтому банку нежелательно те деньги, которые он мог бы превратить в прибыль, оставлять сверх лимита в операционной кассе.
7. Открытие счета в банке
Операционный отдел - является структурным подразделением филиала. В своей деятельности Отдел руководствуется: действующим законодательством Российской Федерации, Уставом Банка, нормативными актами и распорядительными документами Филиала и настоящим положением. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом Управляющего Филиалом. Штатная численность работников Отдела устанавливается, исходя из штатного расписания Филиала.
Основной целью Отдела является максимизация качества обслуживания клиентов - юридических и физических лиц по операциям Отдела. А среди основных задач можно выделить:
· Организация работы по расчетно-кассовому обслуживанию юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц в рублях и иностранной валюте, включая ведение бухгалтерского учета в соответствии с нормативными актами Банка и Банка России.
* Продажа клиентам банковских продуктов, в рамках компетенции отдела, включая привлечение денежных средств.
* Построение эффективных процессов операционного обслуживания клиентов, повышение его качества, расширение предоставляемых услуг в целях удовлетворения потребностей клиентов и увеличения доходности банковских операций.
* Осуществление методологической поддержки структурных подразделений в области осуществления мероприятий по противодействию легализации доходов, полученных преступным путем и финансированию терроризма.
Рассматривая основные функции отдела в части обслуживания юридических лиц необходимо отметить, что операционные работники осуществляют открытие, закрытие, переоформление и ведение расчетных, текущих и других счетов юридических и физических лиц в рублях и иностранной валюте. Работник также оповещает клиентов о сроках обязательной продажи юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями части экспортной валютной выручки в соответствии с требованиями Банка России. В его обязанности также входят проведение операций по приему заявок от клиентов на проведение конверсионных операций, в том числе свободная и обязательная продажа иностранной валюты, осуществление контроля за правильностью оформления поручений.
Работник отдела осуществляет формирование юридических дел клиентов при открытии счетов и их дальнейшее хранение, а именно: отвечает за сохранность юридических дел клиентов, проведение работ с клиентами, связанной с внесением в них необходимых изменений и дополнений в связи с реорганизацией предприятий, в том числе замену карточек образцов подписей и оттиска печати.
Операционный отдел проводит меры по противодействию легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма. Отдел идентифицирует и изучает клиентов на основании документов, предоставляемых при открытии счета и заключении договора, а также при проведении операций по счетам. Работники отдела выполняют действия по приостановлению операций в случае, если одной из сторон является организация или физическое лицо, в отношении которого имеются сведения об их участии в террористической деятельности. Отдел изымает документы и помещает их в картотеку на период проверки и принятия решения о возможности/невозможности проведения платежа. Если принято решение о невозможности проведения платежа, то операция заносится в журнал приостановленных операций. При этом обеспечивается полная конфиденциальность информации, полученной в результате проведения мероприятий внутреннего контроля.
Рассмотрим теперь права и обязанности начальника Отдела. На него возлагается руководство деятельностью Отдела, а также обеспечение выполнения стоящих перед Отделом целей и задач. Начальник должен эффективно организовать контроль на всех участках деятельности отдела и обеспечить надлежащий режим конфиденциальности проводимых работ в Отделе. На начальнике лежит вся персональная ответственность за результаты деятельности Отдела. Большое значение имеет и распределение им обязанностей между работниками Отдела и организация работы, направленная на повышение квалификации работников Отдела. В обязанности также входят и иные задачи, которые прописаны в Положении об Операционном отделе.
Рассмотрим порядок открытия счетов юридических лиц в операционном отделе Банка. Здесь работают непосредственно фронт-офис, который связан со временем обслуживания клиента, и бэк-офис, который работает без присутствия клиента. Первым делом, клиент обращается в банк и получает нужную консультацию, а также пакет документов (список) требуемых для открытия счета, бланки заявлений, договоров, карточек. Заполнив все документы и заверив их подписями и печатями, клиент делает повторный визит в Банк. Администратор проверяет комплектность предоставленных документов, формирование юридического дела и составляет извещения в ИМНС и внебюджетные фонды (ФСС и ПФР). Затем идет дооформление со стороны Банка заявлений клиента, карточек подписей и договоров, составление распоряжения для начальника Операционного отдела по покрытию счета. При этом извещения и распоряжение формируются в MS Word, порядковый номер клиента определяется из тетради открытых счетов.
В бэк-офисе начальник Операционного отдела подписывает распоряжение на открытие счета, заявления клиентов и договоров счета, а также проверяет комплектность юр. дела. После этого, администратор от начальника Операционного отдела передает юр. дело заместителю главного бухгалтера. Он, в свою очередь, проверяет комплектность юр. дела, подписывает извещения в ИМНС и внебюджетные фонды, подписывает заявления клиентов на открытие счета, карточек с образцами подписей и оттиском печати клиента. После этого, главный бухгалтер подписывает договоры счета и проставляет на печати на договорах и извещениях в ИМНС и фонды. У секретаря происходит регистрация извещений в книге исходящей корреспонденции и отправка в ИМНС и фонды. Далее юр. дело передается через администратора-консультанта операционисту бэк-офиса для «заведения» клиента в Информационно-банковскую систему (ИБС), где идет уже фактическое открытие счета клиенту. В это же время идет распечатка анкеты по легализации и распоряжения об открытии счета из ИБС. В завершении юр. дело передается начальнику Операционного отдела для подписания распоряжения о закрытии счета из ИБС и анкеты по легализации. Юр. дело возвращается администратору-консультанту. В итоге клиент должен явиться к администратору и получить уведомление об открытии счета для извещения ИМНС (в третий день от даты представления комплекта документов).
Для открытия корреспондентских счетов клиент должен предоставить в Банк документы, которые находятся в списке необходимых документов.
Рассмотрим теперь порядок закрытия счетов для юридических лиц. Здесь, первым делом, идет предоставление клиентом заявления на закрытие счета и платежных инструкций при наличии остатка. В бэк-офисе идет проверка сальдо счета и исполнения инструкций клиента (по списанию остатка) с отметкой на заявлении. Контроль за исполнением платежных инструкций клиента осуществляет контролер. Происходит изъятие юр. дела, оформление извещения в ИМНС, фонды и составляются распоряжения о закрытии счетов. Карточки с образцами подписей изымаются и перечеркиваются, это происходит при закрытии всех счетов клиента. Начальник операционного отдела (ОО) подписывает распоряжение на закрытие счета. Юр. дело передается от начальника ОО заместителю главного бухгалтера, а он, в свою очередь, подписывает извещения в ИМНС и фонды, и передает их главному бухгалтеру. На извещениях ставятся печати Банка. Секретарь регистрирует их в книге исходящей корреспонденции и отправляет в ИМНС и фонды. В бэк-офисе происходит окончательное закрытие счета в ИБС и распечатывается распоряжение о закрытии счета. Юр. дело передается начальнику ОО для подписания распоряжения о закрытии счета и возвращается администратору-консультанту.