Статья: Влияние информационного шума на производительность сотрудников ИТ-подразделения

Влияние информационного шума на производительность сотрудников ИТ-подразделения

Сапрыкин И.В.

Аннотация

информационный шум производительность сотрудник

Объектом исследования является информационный шум, как фактор влияния на производительность сотрудников IT-подразделения. Актуальность выбранной темы исследования обусловлена необходимостью изучения данного феномена, так как в настоящее время недостаточно изучены механизмы, которые приводят к снижению производительности при наличии информационного шума на рабочем месте. Данное исследование поможет в выработке эффективных методов борьбы с информационным шумом и повышению производительности сотрудников, задействованных в разработке программных продуктов в корпоративном IT-отделе. В ходе исследования были использованы различные методы научного исследования, такие как экспериментальное исследование, проведены опросы, статистический анализ данных, включая корреляционный и регрессионный анализ, интервьюирование и анкетирование сотрудников. Полученные результаты данного исследования могут иметь практическую значимость для организаций, занимающихся разработкой программного обеспечения и автоматизированных систем, а также помочь улучшить производительность сотрудников в условиях информационного шума.

Ключевые слова: информационный шум, информационная перегрузка, информационная гигиена, управление информационным шумом, управление информацией, производительность сотрудников, повышение производительности, эффективность IT-отдела.

Saprykin I.V.

Impact of information noise on productivity of IT-department employs

Abstract

The object of the study is information noise as a factor influencing the productivity of IT department employees. The relevance of the chosen research topic is due to the need to study this phenomenon, since the mechanisms that lead to a decrease in productivity in the presence of information noise in the workplace are currently insufficiently studied. This research will help in the development of effective methods to combat information noise and increase the productivity of employees involved in the development of software products in the corporate IT department. During the research, various scientific research methods were used, such as experimental research, surveys, statistical data analysis, including correlation and regression analysis, interviewing and questioning of employees. The results of this study may have practical significance for organizations involved in the development of software and automated systems, as well as help improve employee productivity in the face of information noise.

Keywords: information noise, information overload, information hygiene, management, information management, employee productivity, productivity improvement, IT department efficiency.

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью изучения влияния информационного шума на производительность сотрудников IT- подразделения, что является важной проблемой современного бизнеса. Объясняется это растущей ролью информационных технологий не только в бизнесе, но и в управлении. Данная тема исследования актуальна для многих компаний, работающих в сфере информационных технологий, так как она напрямую связана с эффективностью работы персонала и успешностью бизнеса в целом.

Информационный шум является проблемой в современном мире, где люди ежедневно сталкиваются с огромным объемом информации, поступающей от различных источников, таких как социальные сети, почта, телефонные звонки, интернет-поиск и многие другие. Информационный шум относится к информации, которая не имеет никакой ценности или значимости для конкретного пользователя и как следствие возникает информационный перегруз, когда объем информации, которую необходимо обработать, превышает возможности человека.

Согласно проведенным исследованиям в различных сферах деятельности человека, можно с уверенностью сказать, что информационный шум может приводить к снижению производительности, повышению уровня стресса и усталости у работников в различных отраслях, в том числе в IT-отделах. Поэтому важно исследовать данную проблему и разработать рекомендации по ее уменьшению.

Данная исследовательская работа связана с рядом других научно-исследовательских работ, которые изучают влияние информационного шума на производительность сотрудников в различных сферах деятельности. Одни научные источники фокусируются на влиянии шума на производительность в образовательных учреждениях, другие на производственных предприятиях, третьи на финансовых институтах, и приведенные рекомендации в исследованиях относится к общим рекомендациям и не учитывает специфику работы сотрудников IT-подразделений. Поэтому, для решения данной проблемы и необходимо провести дополнительное исследование, которое будет посвящено именно сотрудникам IT-отделов и методам, которые помогут им эффективно управлять потоком информации и улучшить производительность работы.

Используя метод анкетирования, мы получили данные о том, как сотрудники ИТ-отдела воспринимают информационный шум, какие виды шума мешают выполнению задач и как эти факторы могут влиять на производительность всей agile-команды.

Для получения количественных показателей была разработана анкета, содержащая вопросы, нацеленные на получение данных, соответствующих целям исследования. Вопросы были проработаны таким образом, чтобы получить максимально полную и точную информацию, а также обеспечить удобство для респондентов при ее заполнении.

Таблица 1. Количество респондентов разных ролей

Проведенное анкетирование в рамках научно-исследовательской работы позволило получить необходимые данные для исследования и проанализировать количественные показатели. На основе полученной информации мы построили диаграммы для более удобной визуализации выводов.

Результаты анкетирования, проведенного в рамках научно-исследовательской работы, подтверждают, что информационный шум на рабочем месте мешает больше половине сотрудников в ИТ-подразделении (14 человек из 21). К информационному шуму, в данном опросе, относились:

Уведомления (телефон, компьютер),

Социальные сети на телефоне,

Звонки,

Различные новости.

Стоит также отметить, 8 человек ответили, что информационный шум не мешает их работе. При анализе выяснилось, что фактор влияния информационного шума на сотрудников может зависеть от роли работника в команде. Так, например PO, BA, SA согласно специфике работы, а именно проведение встреч и переговоров со стейкхолдерами - не считают информационный шум фактором, который влияет на их производительность.

Членам agile-команды, занятым непосредственно в написании кода и разработке кодовой базы, мешает.

В ходе анкетирования, респондентам были заданы вопросы о том, какие уведомления больше всего мешают сотрудникам в процессе их работы. Полученные ответы позволяют выявить наиболее проблемные уведомления. Меньше всего члены команды отвлекаются на социальные сети в процессе работы. Информационный шум от почтовых и телефонных уведомлений мешает 15 сотрудникам соответственно 7 и 8 человек, и самый большой фактор влияния (13 ответов) на отвлечение от работы -- это запросы от коллег о помощи в работе.

На вопрос анкеты «Если коллега отвлекает от работы...» большая часть сотрудников ИТ-отдела ответили, что они сразу стараются помочь (18 человек из 21), либо просят забронировать встречу в календаре (8 человек). Ответы сотрудников ИТ-отдела на вопросы анкеты указывают на их высокую коммуникабельность и готовность к сотрудничеству в коллективе. Это идеально соотносится с методологией Agile, которая также ценит эти качества. Все участники команды должны работать вместе и активно общаться, чтобы достичь общих целей. В результате, методология Agile и ответы сотрудников на анкету подтверждают, что коммуникация и сотрудничество являются ключевыми факторами для успешной работы в команде.

Важной составляющей эффективной работы является концентрация на задаче, но информационный шум при получении уведомления в почте и телефоне могут прерывать ее и уводить внимание сотрудника. Чтобы понять, насколько часто это происходит, в ходе исследования были заданы вопросы о количестве отвлекающих уведомлений. Ответы на них могут помочь в определении того, какие меры необходимо предпринять, чтобы повысить эффективность работы сотрудников.

В результате анкетирования были получены данные о том, как часто сотрудники отвлекаются на уведомления. 38% всех опрошенных сотрудников отвлекаются от работы 10-20 раз в день, 24% воздержались от указания более точного ответа и проставили ответ «очень много». Среднее значение - 20-50 раз в день - указали 19% сотрудников.

Рисунок 5. Диаграмма, показывающая как часто сотрудники ИТ-отдела отвлекаются на уведомления во время работы

Использование мобильных телефонов в рабочее время является распространенной практикой, которая может повлиять на производительность работы сотрудников. Для того, чтобы оценить, какое количество времени сотрудники проводят в телефоне, был предложен вопрос в анкете «Каково среднее время в телефоне вы проводите в рабочее время?» где сотрудники указали ответы путём выбора из предложенных ответов. В результате анкетирования были получены данные о том, сколько времени в телефоне проводят сотрудники ИТ-подразделения. Результаты показывают, что большинство сотрудников тратят на телефон не более 1 часа в день, но есть и те, кто тратит на телефон более 3-х часов в день. Наличие большого количества входящих звонков и уведомлений у PO и BA, необходимость постоянно находиться на связи с коллегами могут являться причинами увеличения времени, проводимого в телефоне на рабочем месте. Это может негативно сказаться на производительности работы, так как чрезмерное время, проводимое в телефоне, может стать причиной отвлечения от текущих задач и снижения концентрации. Кроме того, такое количество входящих сообщений и звонков может привести к перегруженности и стрессу, что в конечном итоге может отрицательно сказаться не только на производительности всей команды, но и на здоровье сотрудника. Поэтому для сотрудников с ролью PO, BA, SA плотно взаимодействующих со стейкхолдерами и проводящими большое количество встреч и находящимися всегда «онлайн», важно найти баланс между необходимостью быть на связи и проведением времени на решение текущих задач.

В контексте информационной нагрузки, оптимальное использование времени является критической задачей для эффективного управления задачами и достижения бизнес-целей. С учетом количества входящих звонков и сообщений, выделение определенного времени на чтение уведомлений, может существенно уменьшить количество прерываний и дистракций на рабочем месте. Поэтому, определение и выделение времени на чтение уведомлений в графике работы может снизить стресс и улучшить работу сотрудника, повысить его производительность и улучшить общую производительность команды. Это умозаключение подтвердили и сотрудники при проведении анкетирования. На прочтение уведомлений 12 респондентов тратит не больше минуты и не отвлекается на новости и другую информацию при прочтении уведомлении в телефоне. 8 человек тратит не более 1-5 минут, и только 2 человека подвержены информационному шуму и вовлекаются параллельно в прочтение новостей и интернет-серфинг во время получения уведомлений.

Отвечая на входящие сообщения в телефоне и электронной почте, половина сотрудников предпочитает немедленно реагировать на запросы, в то время как 45% сотрудников ИТ-отдела предпочитают установить отдельное время для проверки и ответа на накопившиеся сообщения. Это объясняется тем, что внутри agile-команд, участвовавших в анкетировании, принято сразу отвечать на вопросы, которые необходимо решить в течение 1-5 минут, но, если вопрос не требует немедленного решения и имеет информационный характер, члены agile-команды склонны накапливать возникающие вопросы и назначать встречу для их совместного решения.

После прочтения уведомлений участникам agile-команды или любым другим сотрудникам ИТ-подразделения необходимо вновь сфокусироваться на решении своих задач. Отвлечение на прочтение уведомлений может снизить продуктивность и затруднить продолжение работы. Следовательно, важно быстро включиться в рабочий процесс с высоким уровнем продуктивности.

При анкетировании сотрудников полученные данные свидетельствуют о том, что большинство сотрудников быстро вовлекаются в работу после прочтения уведомлений, поскольку наибольшее количество ответов (55%) на вопрос «После прочтения уведомлений я вовлекаюсь в работу...» был дан ответ "Быстро". Однако есть небольшой процент сотрудников (23% - 1-5 минут, 18% - 5-10 минут и 4% - 10-30 минут), которым требуется некоторое время на переключение в рабочий процесс после прочтения уведомлений. Кроме того, следует учитывать, что для того, чтобы эффективно работать, необходимо не только быстро включаться в рабочий процесс, но и продолжать работу с тем же уровнем продуктивности, чтобы не потерять фокус внимания и избежать ошибок в разработке и проектировании.

Современная проектная деятельность связана с постоянным потоком информации, включая уведомления от различных приложений, электронной почты и мессенджеров. Чтобы избежать перегрузки информацией и эффективно управлять рабочим временем, важно чтобы сотрудник умел управлять и настраивать режим уведомлений. Это позволяет контролировать поток информации, фильтровать несрочные уведомления и отвлекаться только на действительно важные. Для сотрудников ИТ-подразделения является ключевым навыком умение правильно настраивать уведомления в соответствии со своими рабочими потребностями, чтобы обеспечивать эффективность своей рабочей деятельности и достигать поставленных целей и не пропускать действительно необходимую для работы информацию, которая может приходить вместе с большим потоком информационного шума. Сотрудники ИТ-отдела понимают важность коммуникаций и стараются управлять входящим потоком, настраивая режим для управления режимом уведомлений (68%).