Материал: Тайм-менеджмент. Определение, функции тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент. Определение, функции тайм-менеджмента

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ МИНИСТЕРСТВА ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РФ САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ

ХИМИКО-ФАРМАЦЕВТИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

Кафедра управления и экономики фармации

Реферат по теме:

«Тайм-менеджмент. Определение, функции тайм-менеджмента»

Выполнила: студентка 5 курса 313 группы Снеткова А.А.

Санкт-Петербург 2015

Введение

На многих предприятиях проводят обучение тайм-менеджменту для более продуктивной работы специалистов.

Для того, чтобы раскрыть тему, необходимо ознакомиться с основными терминами данной дисциплины:

·   Тайм-менеджмент - наука об управлении временем, организации своей деятельности и достижении своих целей.

·        Методология - описание способа организовать свою деятельность.

·        Хронометраж (или ведение дневника) - учет потраченного времени для возможности оценить эффективность своей деятельности.

·        Дауншифтинг - переезд ближе к природе, уход от дел, карьеры, бизнеса в пользу спокойной и размеренной жизни.

·        Локальный дауншифтинг - уход от активного ведения дел на короткий промежуток времени (1-3 недели), чтобы сосредоточиться над какой-то творческой задачей или важным проектом (термин ввел Глеб Архангельский).

·        Кайрос (или контекст, категория) - удачное стечение обстоятельств, удобный момент для выполнения определенного рода дел.

·        Метка - функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам). В онлайн-органайзере такая функция называется контекстом.

·        Папка - функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам).

·        Пирамида целей - методология, относящаяся к категории методологий стратегического планирования, с применением которой можно планировать свою деятельность на длительный период, как бы «с высоты полета».

·        Работа 2.0 - это новый современный стиль работы без привязки к конкретному офису или помещению; это совокупность методов, онлайн-сервисов и других средств, позволяющих работать из любой точки мира, меньше стоять в пробках и ощущать радость от работы и жизни.

·        GTD (аббревиатура, расшифровывается как Getting Things Done или в свободном переводе на русский «Как навести в делах порядок») - методология тайм-менеджмента, которая помогает эффективно справиться с большим количеством дел и держать информацию и дела в порядке.

время менеджмент управление планирование

1. Основы управления временем

Тайм-менеджмент или управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

. Анализ использования рабочего времени

Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени

Кэ = (Ф - Р)/Ф = 1 - Р/Ф,

где Ф - фонд рабочего времени, мин;

Р - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников

Кп = Пз/Ф,

где Пз - потери рабочего времени, зависящие от работника, мин.

Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника

Кп = По/Ф,

где По-потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.

Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные потребности работников

Кол = ОЛ/Ф,

где ОЛ - затраты времени работника на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена и т.п.), мин.

Аналогично можно проанализировать затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв), несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт), организационно-административной работы (Коа) и т.п.

. Структура тайм-менеджмента

Говоря о постановке целей, обязательно надо помнить то, что цель должна соответствовать критерию SMART⁴: быть конкретной (specific), измеримой (measurable), согласованной (agreed), достижимой (realistic) и быть обозримой во времени (timed).

В том случае, если один из критериев SMART не является характеристикой поставленной цели, то целеполагание становится затруднительным, а цель превращается в набор пожеланий.

При постановке целей необходимо быть последовательным и осуществлять сначала цели на ближайшее время.

Постановка целей - это возможность структурировать свою деятельность, способ достичь успеха.

·        Определение приоритетов

Тайм-менеджмент представляет собой набор инструментов, с помощью которых возможно определить необходимость выполнения той или иной процедуры в текущую единицу времени. Тайм-менеджмент позволяет расставить приоритеты.

Именно при правильном определении первоочередных и второстепенных задач в жизни и работе возможно эффективное управление временем. Тайм-менеджмент позволяет делать это правильно и быстро, что крайне важно при выработке навыка организации времени.

Необходимо уметь определять важные дела из всего потока указаний и просьб, которые поступают к нам ежедневно.

·        Знание инструментов планирования

Инструментарий. который применяется в тайм-менеджменте для организации своей деятельности огромен. Есть множество методик, которые возможно использовать.

Чувство времени - один из важнейших инструментов эффективного тайм-менеджмента.

·        Привычки

Привычки, или навыки, доведенные до автоматизма, являются показателем того, что теоретические выкладки и методики тайм-менеджмент достигли необходимой цели: человек использует их в своей жизни неосознанно.

Именно выработка привычки у человека управлять своим временем и является основной целью тайм-менеджмента.

Техники тайм-менеджмента

·        «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий.

Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно - Неважно» по горизонтали и «Срочно - не Срочно» по вертикали.

Исходя из этого, все задачи можно поделить на 4 группы:

1.  Срочное и важное - например, потек кран в квартире, срочный телефонный звонок, подходит к концу срок сдачи налоговой отчетности и т.д.

2.      Несрочное, но важное - это привычная работа, планирование проектов на будущее, посещение бассейна, спортзала и тому подобное

.        Несрочное и неважное-то, на что мы тратим время «впустую», так называемые поглотители времени. Это всеми любимые в настоящее время социальные сети, чаты, различные компьютерные игрушки. Никакой пользы они не несут, однако, отнимают значительную часть вашего времени.

·   Personal Efficiency Program (PEP)- это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности». Правильнее сказать - это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете.

·   Getting Things Done (GTD)Things Done - это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

. Cбор.

. Обработка.

. Организация.

. Обзор.

. Действия.

·        Метод Парето или закон 80/20

% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Практический вывод из закона Парето очень прост: «необходимо концентрироваться на тех действиях, которые приносят результат и без жалости отбрасывайте малоэффективные».

·        Стратегическое планирование

Об этом методе писали многие известные специалисты по тайм-менеджменту, такие как Дэвид Ален, Стивен Кови, Глеб Архангельский.

Чтобы можно было заняться стратегическим планированием, Вам необходимо нарисовать пирамиду с несколькими уровнями, например рис. 1.

Уровней может быть 5-7. Их названия и значения могут варьироваться. Например, это могут быть такие уровни, как показано на изображении: Жизненные цели, Пятилетка, Год, Месяц и Неделя.

Что бы достичь поставленных перед собой целей, необходимо посмотреть на свою деятельность «с высоты полета». Другими словами, нужно начинать планировать «сверху вниз», с вершины пирамиды к ее началу.

Заключение

В данной работе я рассмотрела основные понятия управления временем, выделила необходимые термины, изучила анализ рабочего времени, выделила структуру тайм-менеджмента и рассмотрела основные техники управления временем.

Я считаю что внедрение одной из систем тайм-менеджмента в свою профессиональную деятельность является неотъемлемой частью успешной работы специалиста по рекламе, что в свою очередь сильно влияет на общее положение организации на рынке и приносит доход компании в связи с повышением эффективности работы.

Список литературы

1. Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-менеджмент. Полный курс. - М.: «Альпина Паблишер», 2012. - 312 с. -

. Дэвид Аллен Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. - 368 с.

. Александр Горбачев Тайм-менеджмент в два счета. - С-Пб.: «Питер», 2009. - 256 с.

. Сладкевич В.П., Чернявский А.Д. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. 3-е изд., стереотип. - К.: МАУП, 2003. - 152 с

. wikipedia.org