. Метод контрольных программ состоит в использовании специальных программ, с помощью которых осуществляется контроль выходных данных системы обработки данных.
. Комбинированные методы контроля предполагают использование нужной комбинации описанных выше методов для контроля входной, выходной и хранящейся в системе информации, а также правильности выполнения процедур ее обработки.
Методы обеспечения достоверности при обработке информации в ЭВМ, особенно в ЭВМ третьего поколения, реализуются аппаратурно и основаны на многократной записи-считывании и сравнении результатов этих двух процедур, на использовании избыточности информации и контроле по четности.
Обеспечение достоверности при передаче информации по каналам связи - базируется на использовании методов перезапроса, избыточных и самокорректирующихся кодов.
Устранение ошибок при сборе информации на человекочитаемые документы и переносе на машинные носители обеспечивается рациональными формами заполняемых документов, последующим контролем вносимой информации, двойной перфорацией или верификацией, последующим использованием методов сравнения дважды введенной информации в ЭВМ или подсчетом контрольных сумм и сравнением с введенными в ЭВМ контрольными суммами. Обеспечение достоверности выходной информации базируется на применении методов контроля пределов получаемых величин, их взаимоувязанности и непротиворечивости, последовательности расположения.
Наиболее важным этапом обработки информации с точки зрения обеспечения достоверности является ввод информации в систему. Именно на этапе ввода должны быть исключены ошибки информации, вводимой в систему для обработки. Программы ввода по существу - это программы преобразования формата вводимых машинных документов в формат, хранимый в массивах системы. Однако около 80% объема этих программ занимают процедуры контроля достоверности вводимой информации и процедуры коррекции обнаруженных ошибок.
Наиболее часто используемыми методами контроля при вводе информации являются: сравнение двух независимо отперфорированных машинных носителей, сравнение подсчитываемых сумм с введенной контрольной суммой, контроль пределов вводимых величин, контроль полноты и последовательности вводимых документов, контроль правомерности наличия символов и цифр во вводимой порции информации (метод шаблонов), балансовый контроль и некоторые другие методы из числа упомянутых выше. Необходимо так строить программы ввода, чтобы процесс устранения ошибок был по возможности экономичным и требовал минимального количества повторно перфорируемой и вводимой информации для устранения обнаруженных ошибок. Важно также, чтобы правильная информация не задерживалась, немедленно направлялась на обработку и не зависела от процедуры устранения ошибок в обнаруженной ошибочной информации.
Вопросы создания достаточно совершенных программ ввода-вывода информации, обеспечивающих необходимые проверки на достоверность, являются весьма сложными и до конца не решены, Имеются попытки создать специальные генераторы программ ввода-вывода, которые могут генерировать рабочие программы по заданию пользователя. Однако и они обладают рядом недостатков. В частности, они требуют генерации отдельной программы на каждый формат вводимой информации, что не всегда целесообразно.
Информационное обеспечение системы - одно из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие коммуникация. Поэтому сначала рассмотрим это понятие по источнику.
Коммуникаций - это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. Коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том. что делаем, - смысл может быть утрачен.
прямое обращение потребителей к хранимой информации и возможность многократного ее использования:
наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях:
оперативный поиск и выдачу информации по запросу;
предохранение информации от искажений.
Организация потоков информации. Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей.
Рационализация потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления.
Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребителя информации), режимом (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.
По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые сроки и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.
Объем информации - количественная характеристика, измеряемая с помощью условных единиц информации (биты. слова, сообщения, знаки. буквы, листы к др.).
Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.
Заключительным этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации, включающая:
формирование документооборота;
определение состава операций по переработке информации, выполнение которых будет проводится с помощью средств механизации и автоматизации;
выбор состава комплекса технических средств по переработке информации. используемой при решении управленческих задач.
При проектировании документооборота необходимо обеспечивать: наличие в каждом документе необходимой и достаточной для принятия решения информации, четкую ее адресность, определение источников и потребителей информации:
организацию рациональных потоков информации за счет устранения дублирования документов и показателей, содержащихся в документах;
минимизацию маршрутов прохождения документов от источника до потребителя;
эффективный контроль за сроками исполнения документов;
максимально возможное использование средств механизации и автоматизации документооборота;
унификацию форм документов.
Технологический процесс переработки информации должен включать механизацию операций по переработке информации. Операции дифференцируют на рутинные и творческие. К рутинным относятся операции, связанные с сортировкой, заполнением, размножением документов и т.д. К творческим - операции по переработке информации, результатом выполнения которых является управленческое решение.
На основе рассмотренных требовании методика проектирования системы менеджмента должна определять:
задачи, обеспечивающие выполнение функций управления;
информацию, необходимую для выполнения задач и функций
управления;
режим передачи информации, используемой в решении управленческих задач;
объемы поступающей органам управлений информации в соответствии с составом решаемых задач;
порядок и формы представления информации, необходимой для
управления;
время, затрачиваемое органами управления на переработку информации;
задачи по переработке информации, выполнение которых возможно с использованием средств автоматизации и механизации (ЭВМ, микропроцессоры. средства телекоммуникации, электронные пишущие машинки, терминальные устройства и Др.).
Информация - это знания, сведения, данные, получаемые и накапливаемые в процессе развития науки и практической деятельности людей, которые могут быть использованы в общественном производстве и управлении как фактор увеличения объема производства и повышения его эффективности.
Понятие "информация" может быть истолковано как некоторая совокупность сведений (сообщений), определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи. Такое определение подчеркивает огромное многообразие содержания информации, которая проявляется в самых разнообразных физических, экономических и социальных явлениях. Информация увеличивает знания и углубляет интеллект. В первоначальном смысле термин информация означал сведения вообще. С развитием общей теории систем этот термин хотя и сохранил свое первоначальное значение, однако конкретизировался и стал употребляться в более точном смысле - для обозначения сведений, знаний наблюдателя о системе и среде ее функционирования. В более общем случае, когда наблюдателю целесообразно рассматривать систему как совокупность подсистем или элементов, информацией о системе являются сведения об организации, структуре, параметрах системы в целом и отдельных подсистем (элементов) в рамках целого.
Информация о системе получается наблюдателем в результате активного эксперимента либо наблюдения системы, а в случае абстрактных систем - путем логического вывода.
Информацию об объекте можно рассматривать как отображение этого объекта в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-либо и когда-либо использована. Однако если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребительской стоимости можно только с учетом человека, который эту информацию потребляет, и того процесса, где она используется. Таким образом, качество информации определяется адекватностью даваемого ею отображения реальной действительности, а ее эффективность - возможностями ее использования в практической деятельности, в принятии решений.
Информация об объекте существует в виде данных о нем. Данные представляют собой набор конкретных значений количественных и качественных параметров, характеризующих объект.
Пока данные не организованы соответствующим образом и не используются для какой-либо цели, они не являются информацией. Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое прагматическое значение. С точки зрения принятия решений, можно считать, что информацией являются данные, используемые в процессе принятия решений или в связи с осуществлением тех или иных действий, оказывающие влияние на поведение системы.
Однако введенное понятие ничего не дает для построения количественной теории информации, в основе которой должно лежать указание на способ ее измерения.
Введение количественной меры информации является весьма сложной задачей. Одна и та же информация может вызывать различные эмоции и представлять разную ценность для разных людей. Иногда краткое сообщение из одной - двух фраз несет неизмеримо больше информации для конкретного индивидуума, чем текст из многих страниц. Из двух книг равного объема мы можем извлечь совершенно различную информацию.
Любое сообщение, с которым мы имеем дело в теории информации, представляет собой совокупность сведений о некоторой системе. Очевидно, что если бы состояние системы было известно заранее, не было бы смысла передавать сообщение. Сообщение приобретает смысл только тогда, когда состояние системы заранее неизвестно, случайно.
Примером неопределенной ситуации является опыт с несколькими возможными исходами. Неопределенность ситуации заключается в том, что до проведения опыта мы не знаем в точности, какой из возможных исходов будет реализован. Информация, относящаяся к данному опыту, уменьшает его неопределенность. Количество информации при этом есть мера уменьшения неопределенности ситуации. Если все исходы равновероятны, то неопределенность ситуации зависит только от числа исходов, причем неопределенность тем больше, чем больше число исходов.
Как уже было сказано, информацию об объекте можно рассматривать как отображение этого объекта в некоторой материальной системе, которое может существовать независимо от самого объекта и независимо от того, будет ли эта информация кем-то и когда-то использована. Однако, если информация как некоторое отображение может существовать независимо от человека, то говорить о ценности информации, о ее потребительской стоимости можно только с учетом человека, который эту информацию потребляет, того процесса, где она используется.
Это вызвано тем, что различное понимание того или иного слова может сильно изменить смысл передаваемого сообщения. В процессе кодирования и передачи содержания сообщения какая-либо его часть может быть утеряна. Например, письменные замечания руководителя не могут в точности отразить то, что он чувствует и думает, сталкиваясь с некоторой ситуацией. Поэтому личная беседа руководителя с подчиненными может помочь разъяснить им тот или иной спорный вопрос. Но даже в этом случае интонация и выражение лица руководителя могут значительно изменить смысл рассматриваемых сообщений. Графическая иллюстрация расширяет возможности для уточнения сообщения, так как "лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать".
Правильно зашифрованное и переданное сообщение может быть понято по-разному. Люди читают, видят и слышат, как правило, то, что они хотят читать, видеть и слышать. Восприятие человеком окружающей среды зависит от многих факторов, в частности от общей суммы накопленного им опыта. Работа администрации окажется неэффективной, если она не будет следить за тем, чтобы передаваемая ею информация воспринималась точно, и не будет стремиться, по возможности, минимизировать влияние субъективного подхода к восприятию сообщений среди подчиненных и других лиц. Правильное понимание сообщений облегчается в том случае, если имеются средства и время для осуществления проверки с помощью обратной связи.
Если информация используется в системах управления, то ее эффективность разумно оценивать по тому эффекту, который она оказывает на результат управления.
Информация - есть особая форма существования материи. Подобно веществу и энергии, информацию можно собирать, обрабатывать, хранить, изменять форму ее представления. Однако у нее есть и некоторые особенности, заключающиеся прежде всего в том, что она может возникать и исчезать.
Информация относится к числу воспроизводимых ресурсов. Процесс ее воспроизводства складывается из этапов производства, распространения и использования. Производство (генерация) информации есть общественный процесс познания состояния и законов развития природы и общества.
На основе собранных и обработанных данных проводится их анализ, назначением которого является обобщение фактов и установление существенных связей между явлениями. В этом состоит функция фундаментальных научных дисциплин. Далее следуют прикладные исследования, которые конкретизируют информацию о действии фундаментальных законов в определенных сферах деятельности. Эти результаты используются при реализации конкретных систем управления, при проектировании и конструировании систем различного класса.
Распространение информации необходимо для ее многократного использования. Оно осуществляется различными способами (создание специальных информационных систем, обучение, обмен опытом, средства массовой информации, публикации и т.д.).
Использование информации происходит в сфере производства и управления. Его результатом являются либо принимаемые решения, либо производимые продукты и услуги.