Дипломная работа: Разработка и построение системы автоматизации документооборота в профкоме

· выслуга лет (20%, 15%, 30%, 30% - в порядке перечисления в таблице 1.4);

· особые условия (90%, 120%, 120%, 120%);

· ежемесячные надбавки и поощрения (100%).

Дополнительный фонд заработной платы в базовом варианте не учитывается, поскольку такового в Инспекции не имеется. Суммарный фонд заработной платы, необходимый для осуществления проектного вариант составит 26624,52 рублей, начисляемый ЕСН составит 6877,37 рублей, а при базовом - 92451,2 рублей и 24036,95 рублей соответственно.

Таблица 1.6 - Укрупнённые нормативы статей расходов

Таблица 1.7 - Калькуляция себестоимости АИС OPTIMA set

Отклонения появляется в основном за счёт значений расходов на заработную плату, так как получение премии, учитываемое как параметр, является достаточно нестабильным.

Итак, полная себестоимость базового варианта С_баз.=203225,21 рубля, проектного варианта С_пр. = 179887,34 рублей. С_пр. меньше С_баз в 1,13 раза.

1.6.5 Капитальные вложения

Расчет капитальных вложений представлен ниже.

Функционирование осуществляется на компьютере, ранее установленного для решения других задач, затраты на основное и вспомогательное оборудование в капитальные затраты не включаются. Также нет необходимости в реконструкции помещения.

Капитальные вложения проектного варианта включают в себя затраты на проектные работы, связанные с созданием (обследование предметной области, проектирование и программирование системы, составление документации) и внедрением в эксплуатацию разработки (установка системы на компьютере пользователя, обучение пользователей работе с системой). Необходимости в реконструкции помещения и приобретение нового необходимого оборудования не было. Следовательно, капитальные затраты будут равны сумме всех перечисленных затрат:

К = К_мнт + К_обсл + +К_проект + К_прогр + К_док.

В нашем случае, затраты, связанные с монтажом, наладкой и транспортировкой системы включают в себя 2 основные статьи.

Вычислим затраты на установку АИС на компьютер пользователя по следующей формуле:

К_мнт. = _i N_i*З_i*Т_i* + D_проч (1.2),

где N_i -- количество сотрудников i-ой категории;

З_i -- заработная плата сотрудника i-ой категории;

Т_i -- время работы сотрудника i-ой категории;

-- коэффициент отчислений на заработную плату;

D_проч -- прочие расходы.

Над установкой системы будет работать системный администратор не более 1 часа. При расчете заработной платы учтём «уральскую» надбавку и среднюю сумму премии.

Прочих расходов в нашем случае не появится, поскольку все необходимое программное обеспечение уже имеется на компьютере, необходимо только переписать папку для установки и запустить систему. Итак, затраты на установку системы на компьютере пользователя:

К₁=1* 24 * 1 * 2,6226 + 24= 86,94 руб. (24 руб./ч. - часовая тарифная ставка; 2,6226=1 + 0,15 (надбавка к зарплате за выслугу лет) + 0,5726 (районный коэффициент) + 0,9 (надбавка за особые условия); + 24 (сумма ежемесячных денежных поощрений равная тарифной ставке)

Для вычисления затрат на обучение пользователей и администратора по работе с системой воспользуемся формулой 1.2. В процесс обучения будут вовлечены 3 сотрудника инспекции: начальник отдела, заместитель начальника и сотрудник отдела ОКП №1. На обучение пользователей и администратора уйдёт не более 30 минут.

Прочими расходами в нашем случае будет являться распечатка материалов (отчётов системы) для наглядной демонстрации возможностей системы. 1 лист бумаги формата А4 стоит в среднем 0,3 рубля, распечатка одного листа 0,2 рубля, необходимо будет распечатать 10 листов. Тогда прочие расходы будут: D_проч = 0,5*10=5 рублей. Итак, затраты на обучение пользователей и администратора работе с системой:

К₂ = 27 + 26 + 20 + 24 + 1 * 0,5 * (27 * 3,0726 + 26 * 3,0726 + 24 * 2,6226 + +20 * 2,9226) + 5 = 244,12 рубля.

27 - тарифная ставка начальника отдела;

3,0726 = 1+0,3+1,2+0,5726;

26 - тарифная ставка заместителя начальника отдела;

20 - тарифная ставка инспектора (аналитика) отдела;

2,9226=1+0,15+1,2+0,5726;

24 - тарифная ставка администратора;

2,6226=1+0,15+0,9+0,5726;

0,5= Ѕ часа обучения.

К_обсл = 1*350*40*1,15 = 16100 рублей.

К_проект = 1*450*40*1,15 = 20700 рублей.

К_прогр = 1*670*32*1,15 = 24656 рублей.

К_док = 1*380*24*1,15 + 0,5*100= 10538 рублей

Расчет капитальных затрат на проектный вариант представлен в табл. 1.8.

Таблица 1.8 - Расчёт величины капитальных вложений

Общая стоимость капитальных вложений проектного варианта составила К_пр.= (86,94+244,12+16100+20700+24656+10538)=72325,06 рублей.

Базовый вариант не содержит затрат на создание информационной системы.

Основными статьями затрат будет обучение руководителя отдела, заместителя начальника отдела и 6 инспекторов методике осуществления процесса (займёт около 8 часов в связи с необходимостью дополнительно разобраться в способе осуществления расчётов и необходимой форме отчётов и графической информации).

Расчёты произведены согласно формуле 1.2. Дополнительными затратами является распечатка методики реализации процесса (40 листов). Тогда D_проч = 0,5 (стоимость листа А4 и печати) * 40=20рубля.

К₃ = 1 * 8 * 27 * 3,0726 + 27 * 8 + 1 * 8 * 26 * 3,0726 + 26 * 8 + 4 * 8 * *20 * 2,9226 + 4 * 20 * 8 + 2 * 8 * 26 * 2,6726 + 2 * 26 * 8 + 20 = 879,68 + +847,1 + 2510,46 + 1527,8 = 5765,04 рублей

Расчёт капитальных затрат на базовый вариант представлен в табл. 1.9.

Таблица 1.9 - Расчёт величины капитальных вложений

Итак, общая стоимость капитальных вложений базового варианта составит К_баз = 5765,04 рубля.

Определение экономической целесообразности проекта

Рассчитаем оставшиеся показатели.

· Экономия условно-годовая (Э_у.г.). Значение этого показателя рассчитывается по формуле:

Э_у.г = С_баз - С_пр.

Э_у.г = (203225,21 - 179887,34)*12 = 280054,4 рублей.

· Затраты приведенные (З_пр). Значение этого показателя рассчитывается по формуле:

З_пр.пр..= С_пр+Е_н* К_пр,

где Е_н - коэффициент нормативной эффективности, в нашем случае равный 0,15.

З_пр.пр= 179887,34+0,15*72325,06=190736,1 рублей.

З_пр.баз = 203225,21+0,15*5765,04=204089,856 рублей.

· Годовой экономический эффект (Э). Значение этого показателя рассчитывается по формуле:

Э = З_пр.баз - З_пр.пр.

В нашем случае, Э = (204089,856-190736,1)*12 = 160245,1 рублей.

· Показатель экономической эффективности (ЭЭ). Значение показателя рассчитывается по формуле:

ЭЭ = (С_баз - С_пр)/( К_пр. - К_баз) = Э_у.г/( К_пр. - К_баз).

ЭЭ = 23337,87/(72325,06 - 5765,04) = 0,35 ? 0,15.

· Срок окупаемости (Т_ок). Значение этого показателя рассчитывается по формуле:

Т_ок = ( К_пр. - К_баз)/(С_баз - С_пр.).

Т_ок = (72325,06 - 5765,04)/(203225,1-179887,34) = 66560,02/23337,87 = 2,85 ? 6,66 месяца, т.е. окупится в течение 3-х лет использования.

Полученные значения параметров представлены в таблице 1.10.

Таблица 1.10 - Технико-экономические показатели базового и разработанного вариантов

Проектный вариант превосходит базовый по всем параметрам, его реализация окупается в первый месяц использования. Что говорит о том, что создание экономически целесообразно.

документооборот информационный программа автоматический

2. Проектная часть

2.1 Описание постановки комплекса задач

Целью дипломной работы является разработка и построение системы автоматизации документооборота в профкоме.

В рамках дипломного проекта было проведено обследование организационной структуры профкома, анализировались организационная, функциональная структура и информационные потоки организации, с целью создания новой АИС.

В результате анализа существующей системы документооборота были выявлены слабые стороны, определена необходимая степень усовершенствования объекта. Для повышения эффективности передачи документов и работы профкома в целом, возникла необходимость создания информационной системы.

Внедрение АИС позволит значительно сократить временные и материальные затраты на обработку документов, используемых при функционировании данной организации, а также уменьшить количество работников связанных с этой отраслью.

Для достижения поставленной цели предлагается решить следующие задачи: