Дипломная работа: Разработка и построение системы автоматизации документооборота в профкоме

Именно эти признаки и были положены в основу для создания автоматизированной системы документооборота.

1.4 Описание существующего процесса подачи заявления в профком

При изучении и исследовании существующего процесса была составлена следующая схема (Рисунок 1.2). На мнемосхеме отражен процесс ведения документооборота до автоматизации процесса.

Сначала в профком поступают заявления с сотрудников с необходимыми документами. Затем документы и заявление направляются на рассмотрение председателю комиссии профкома, куда обращается сотрудник. После проставления председателем согласия, документы поступают председателю профкома, где он выносит решение по заявлению.

Рисунок 1.2 - Схема подачи заявления до разработки АИС.

Рисунок 1.3 - Блок-схема существующего процесса

На сегодняшний день данная функция выполняется в режиме ручной обработки, что значительно замедляет процесс предоставления отчетности и, вследствие этого, влияет на оперативность работы.

На данной блок-схеме видно, что процесс подачи заявления в профкоме очень трудоемкий и требует большое количество действий. Автоматизация документооборота позволит сократить количество этих действия.

На мнемосхеме отражен процесс ведения документооборота после автоматизации процесса. Внедрение разрабатываемой АИС позволит уменьшить объем работ, за счет сокращение времени затрачиваемого на совершение этой операции, а также повысит работоспособность организации.

Усовершенствованная система показана на Рисунке 1.4

Рисунок 1.4 - Схема подачи заявления после разработки АИС

В профком поступают заявления с сотрудников с необходимыми документами. Секретарь профкома вводит данные сотрудника в компьютер. После документы поступают председателю профкома, где он выносит решение по заявлению.

Из этой схемы видно, что сократилось количество процессов, совершаемых в процессе документооборота, а также исчез один сотрудник подписывающий заявления ранее.

Это схема послужила к построению алгоритма системы, реализуемой далее. Алгоритм представлен на Рисунке 1.5

Рисунок 1.5 - Алгоритм будущей системы

На данном алгоритме видно, что сначала сотрудник вводит данные в систему, затем идет выбор операции. Далее идет уже формирование документа, потом передача уже сформированного документа в базу данных, и наконец, документ отдается на подпись председателю профкома.

1.5 Описание предметной области

Предметной областью является процесс документооборота, в котором участвуют, сотрудники организации.

Существующий процесс документооборота является трудоемким, требующим больших затрат времени. При этом он осуществляется вручную.

Поэтому возникает необходимость все более интенсивно привлекать в этот процесс современные средства вычислительной техники и программного обеспечения, использование которых позволит ускорить обработку информации, повысить ее оперативность, адекватность, предоставить возможность формирования отчетов.

Автоматизация процесса документооборота позволит снизить трудоемкость и рутинность процесса. Данная цель может быть достигнута путём внедрением системы электронного документооборота.

Автоматизация процесса документооборота приведет снижению трудоемкости данной задачи, увеличит производительность труда работников организации. Так же позволит отслеживать движение документов, их исполнение, формировать отчеты, что приведет к повышению качества данного процесса.

Кроме того, автоматизация процесса документооборота обеспечивает:

· замену бумажного документооборота электронным;

· повышение производительности труда;

· снижение временных и материальных затрат;

· сокращение сроков подписания, согласования документов;

· получение актуальной, оперативной и достоверной информации о состоянии документооборота организации;

· сокращение сроков обработки входящих и исходящих документов между подразделениями и из других организаций;

· повышение качества информации.

Основанием для создания автоматизированной системы документооборота, были выбраны именно те процессы, которые нуждаются в автоматизации.

Описание процессов представлено на Рисунке 1.6

Рисунок 1.6 - Описание автоматизированных процессов

На схеме видно, что всеми процессами руководит председатель комиссий, а вся деятельность направлена на работников университета.

В дальнейшем по этим процессам будет построена функциональная модель, а также система будет реализована на базе 1С.

1.6 Расчет экономической эффективности

Экономическое обоснование разработки АИС

Выполненная работа должна быть обоснована с экономической точки зрения в двух направлениях:

· расчёт технического уровня;

· расчёт экономических показателей.

Расчёт технического уровня

Оценку целесообразности разработки АЭИС предопределяет расчёт технического уровня.

Технический уровень - относительный показатель, определяемый на основе сравнения с показателями базового образца (реального или гипотетического), являющегося материализацией соответствующего уровня развития.

Совокупность показателей, образующих технический уровень продукции, кроме группы специальных показателей, определяемых характером изделия, содержит, прежде всего, критерии эффективности технической системы и потребительские качества. При уточнении состава показателей технического уровня продукции следует помнить, что и малозначимые на первый взгляд показатели могут оказать немалое влияние на их изменение.

Определение технического уровня осуществим на основе метода весовых коэффициентов, суть которого заключается в расчёте искомого параметра с помощью следующей модели:

, (1.1)

где B_i - численное значение коэффициента i-го параметра;

с_i- значение коэффициента весомости, соответствующее параметру.

Расчёт показателей ТУ для базового и проектного вариантов представлен в таблице 1.1

Таблица 1.1 - Расчёт технического уровня

Исходя из формулы 1.1 технический уровень (ТУ) базового варианта равен 44,35, а ТУ проектного варианта - 53,60.

В результате расчёта ТУ АИС и базового варианта, получается неравенство: ТУ_пр > ТУ_баз в 1,2 раза. Поэтому можно сделать вывод о превосходстве проектного варианта над базовым.

Обоснование экономической целесообразности

Обоснование экономической целесообразности будем вести на основании следующих показателей:

· себестоимость (С_пр и С_баз);

· капитальные вложения (К_пр и К_баз);

· экономия условно-годовая (Э_уг);

· затраты приведенные (З_пр);

· годовой экономический эффект (Э);

· показатель экономической эффективности (ЭЭ);

· срок окупаемости (Т_ок).

Расчёт себестоимости

Понятие себестоимости продукции подразумевает затраты, понесённые предприятием при производстве и реализации определённого вида продукции. В состав себестоимости включают:

· основные материалы (за вычетом отходов);

· покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия;

· основную зарплату производственных рабочих;

· дополнительную зарплату производственных рабочих;

· ЕСН;

· расходы на содержание и эксплуатацию оборудования;

· общезаводские расходы;

· прочие производственные расходы;

· внереализационные расходы.

Расчёт каждой из составляющей себестоимости для наглядности представлен в виде таблиц. В таблице 1.2 представлен расчёт стоимости материалов при базовом варианте.

Таблица 1.2 - Расчёт стоимости материалов при базовом варианте

При проектировании АИС были затрачены средства на дисковый накопитель и бумагу. Вычисление стоимости материала при осуществлении проектного варианта представлено в таблице 1.3.

Таблица 1.3 - Расчёт стоимости материала при проектном варианте

В процессе выполнения проекта покупные комплектующие использованы не были ни в базовом, ни в проектном варианте. Поэтому расчёт стоимости покупных комплектующих изделий не рассматривается.

В состав статьи «суммы премий и доплат» при базовом варианте включены следующие надбавки за (% к окладу):

· классный чин;

Таблица 1.4 - Расчёт затрат по зарплате по базовому варианту

Таблица 1.5 - Расчёт затрат по зарплате по проектному варианту