Дипломная работа: Разработка и построение системы автоматизации документооборота в профкоме

Содержание

Введение

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта

1.2 Организационная структура организации

1.3 Технико-экономическое обоснование необходимости разработки автоматизированной информационной системы

1.4 Описание существующего процесса подачи заявления

1.5 Описание предметной области

1.6 Расчет экономической эффективности

2 Проектная часть

2.1 Описание постановки комплекса задач

2.2 Функциональная модель

2.3 Информационная модель

2.4 Технология реализации информационной схемы задач

2.5 Обоснование выбора средства реализации

3 Программная часть

3.1 Проектирование в 1С

3.2 Запуск системы

3.3 Создание объектов конфигурации

3.4 Проведения функций

3.5 Пользовательское меню

3.6 Дерево функций

Заключение

Список используемой литературы

Приложения

Введение

На сегодняшний день все больше организаций стремятся автоматизировать свою деятельность, а также четко контролировать и оптимизировать бизнес-процессы, происходящие в компании. Одним из наиболее значимых способов повышения эффективности работы предприятия в современном мире является создание и использование автоматизированных информационных систем управления процессами с применением новейшей вычислительной техники и систем сбора и передачи информации.

Документооборот не является исключением. В любой организации существует ведение документооборота, оно играет важную, неотъемлемую роль в деятельности всего предприятия. В связи с этим проблема автоматизации документооборота на предприятии является актуальной на сегодняшний день.

Информационные системы документооборота позволяют эффективно организовать работу с электронными документами и выполнение бизнес-процессов, связанных с информационным взаимодействием.

В профкоме разработана и внедрена информационная система организационно-распорядительного документооборота. Система позволяет повысить качество делового документооборота в деятельности, увеличить его эффективность за счет сокращения времени на обработку документов, повышения исполнительской дисциплины выполняемых работ.

Целью данной дипломной работы является построение информационной системы автоматизации документооборота.

Задачей дипломного проектирования является

· автоматизация документооборота профкома;

· обеспечить однократный ввод информации;

· автоматическая обработка данных и выдачи результатов;

· формирование отчетных документов.

Для достижения поставленной цели предлагается решить следующие задачи:

· автоматизация документооборота профкома;

· обеспечение однократного ввода информации;

· автоматическая обработка данных и выдачи результатов;

· формирование отчетных документов.

1. Аналитическая часть

1.1 Технико-экономическая характеристика объекта

Задачи решаемые профкомом

За годы существования Профсоюз работников народного образования и науки РФ осуществил целый комплекс мер по реализации уставных целей и задач, защите социально-трудовых прав и профессиональных членов Профсоюза, правовому и организационному укреплению профсоюзных организаций.

Выборными органами Профсоюза ведется активная работа по социальному партнерству, конструктивному взаимодействию с работодателями, органами управления образованием, органами исполнительной и законодательной власти, судами и прокуратурой как на федеральном, так и региональном уровнях.

Большое внимание уделяется заключению Отраслевого тарифного соглашения на федеральном уровне, координации работа по заключению соглашений между территориальными комитетами профсоюза и органами управления образованием и власти на местах. Ежегодно только на уровне первичных профсоюзных организаций заключается более 50 тысяч коллективных договоров, которые стали важным механизмом социальной защиты учителей и других работников отрасли.

Значительное внимание уделяет Профсоюз социальным вопросам, охране труда, правовой работе, законотворческой деятельности.

Основные цели, задачи и принципы работы профсоюзной организации:

а) основными целями Профсоюза являются представительство и защита социально-трудовых прав и профессиональных интересов членов Профсоюза;

б) задачами Профсоюза по реализации уставных целей являются:

1) содействие повышению уровня жизни членов Профсоюза; ведение коллективных переговоров на всех уровнях власти, заключение соглашений, коллективных договоров от имени и в интересах членов Профсоюза, а также работников, уполномочивших Профсоюз на ведение коллективных переговоров;

2) содействие в практической реализации государственной политики приоритетности образования и науки;

3) содействие в сохранении бесплатного образования;

4) укрепление и развитие профессиональной солидарности, взаимопомощи сотрудничества профсоюзных организаций и членов Профсоюза.

Для достижения уставных целей и решения задач Профсоюзчерез выборные органы всех уровней структуры, полномочных представителей (доверенных лиц):

· ведет коллективные переговоры, заключает соглашения, коллективные договоры, содействует их реализации;

· принимает участие в разработке предложений к законодательным и иным нормативным правовым актам, затрагивающим социально-трудовые права работников, а также по вопросам социально-экономической политики, формирования социальных программ и другим вопросам в интересах членов Профсоюза;

· изучает уровень жизни работников образования различных профессионально-квалификационных групп, обучающихся, реализует меры по повышению их жизненного уровня;

· принимает участие в разработке государственных программ занятости, реализации мер по социальной защите работников - членов Профсоюза;

· По поручению членов Профсоюза, других работников, а также по собственной инициативе обращается с заявлениями в защиту их трудовых прав в органы, рассматривающие трудовые споры;

· Оказывает методическую, консультационную, юридическую и материальную помощь членам Профсоюза.

Профсоюз осуществляет свою деятельность на принципах добровольности, независимости, самоуправления, демократии, солидарности, законности, равноправия, гласности, организационного единства. Членом Профсоюза может быть каждый работник учреждения образования и науки, признающий Устав Профсоюза и уплачивающий членские взносы.

Членами Профсоюза могут быть:

· работники, осуществляющие трудовую деятельность по трудовому договору в учреждениях образования и науки;

· обучающиеся в образовательных учреждениях начального, среднего и высшего профессионального образования;

· неработающие пенсионеры - бывшие работники, ушедшие на пенсию, ранее состоявшие в Профсоюзе;

· работники, временно прекратившие трудовую деятельность, на период сохранения трудовых отношений;

· работники, лишившиеся работы в связи с сокращением численности или штата, ликвидацией учреждения на период трудоустройства, но не более 6 месяцев;

· заключившие срочный контракт о работе (учебе) на иностранном или совместном предприятии, в учреждении образования за рубежом при условии возвращения в учреждение образования и науки после истечения срока контракта.

Член Профсоюза имеет право:

· на защиту Профсоюзом его социально-трудовых, профессиональных прав и интересов;

· пользоваться льготами и преимуществами, предусмотренными для работников в результате заключения Профсоюзом и его организациями коллективных договоров и соглашений;

· участвовать в деятельности Профсоюза, вносить предложения по совершенствованию нормативно-правовой базы, направленной на повышение уровня гарантий в сфере его социально-трудовых, профессиональных прав и интересов;

· принимать участие в выработке, обсуждении и принятии решений, получать информацию о деятельности Профсоюза;

· избирать и быть избранным делегатом на профсоюзные конференции и съезды, в выборные профсоюзные органы;

· участвовать в заседаниях выборного профсоюзного органа при обсуждении вопросов, затрагивающих его интересы;

· на бесплатные консультации и юридическую помощь по вопросам, относящимся к деятельности Профсоюза;

· получать материальную помощь, ссуды из средств Профсоюза;

· пользоваться оздоровительными, культурно-просветительными учреждениями и спортивными сооружениями Профсоюза на льготных условиях;

· добровольно выйти из Профсоюза на основе личного заявления.

Член Профсоюза обязан:

· выполнять Устав Профсоюза, принимать участие в деятельности Профсоюза;

· состоять на учете в первичной организации Профсоюза по основному месту работы, учебы;

· своевременно и в установленном размере уплачивать членские взносы;

· выполнять обязанности, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями;

· способствовать росту авторитета Профсоюза, не допускать действий, наносящих вред Профсоюзу и противоречащих настоящему Уставу;

· член Профсоюза не может одновременно состоять в других профсоюзах по основному месту работы;

· члены Профсоюза, избранные в руководящие органы другого профсоюза, политической партии, общественного объединения и движения, а также являющиеся учредителями других профсоюзов, не могут состоять и избираться в руководящие органы Профсоюза, его первичных и территориальных организаций;

· за активное участие в профсоюзной деятельности члены Профсоюза могут награждаться установленными в Профсоюзе наградами, а также представляться к награждению государственными и отраслевыми наградами, почетными званиями;

· за невыполнение уставных обязанностей, в том числе за неуплату в течение трех месяцев членских взносов без уважительной причины, или за действия, наносящие вред Профсоюзу, к члену Профсоюза могут быть применены следующие взыскания: выговор;предупреждение об исключении из Профсоюза; исключение из Профсоюза.

1.2 Организационная структура профкома

Организационная структура профкома представляет собой совокупность взаимосвязанных организационных единиц.

Рисунок 1.1 - Структура профкома

Организационная единица - это подразделение, представляющее собой объединение людей (персонала) для выполнения совокупности общих функций или бизнес-процессов (Рисунок 1.1).

В профкоме организационная структура строится на основе иерархической модели. В ней участвуют председатель профкома (являющемся главным лицом), председатель комиссий, а также работники на которых направлена вся деятельность комиссий.

1.3 Технико-экономическое обоснование необходимости разработки информационной системы

Персональные компьютеры (ПК) заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в организации. Применение компьютеров предусматривает участие пользователя в процессе решения задачи на машине, значительно увеличивая при этом круг информационных работ. Значительно расширяются информационные потребности работников экономического блока при выполнении ими профессиональных обязанностей.

Появляются возможности:

· формирование с помощью машины всевозможных сборников, докладов, ведения в машине справочников, календарей;

· оформление и тиражирования результатов обработки;

· подготовки текстового материала, включая машинописные работы; изготовление документов в виде таблиц;

· хранение больших объемов информации в памяти машины в достаточно компактной форме.

Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений НТП, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью ЭВМ и других технических средств. Методы и средства информатики реализуются в виде автоматизированных ИТ.

Вооружить человека принципиально новыми орудиями производства и технологиями, усиливающими его возможности по обработке информации - важнейшая технико-экономическая задача, которая требует ускоренного развития индустрии информатики.

Были выявлены проблемы, решение которых возможно средствами автоматизации:

· большое количество времени на формирование отчета об исполненных документах;

· неудобный поиск документов;

· большая трудоемкость обработки информации.

К наиболее характерным недостаткам отсутствия ИС относятся:

· большая трудоемкость обработки информации;

· низкая оперативность, снижающая качество управления экономическим объектом;

· несовершенство отдельных технологических операций обработки данных.