Волгоградский государственный аграрный университет Волгоград, Россия
Автоматизация учета сельскохозяйственной продукции (на материалах ООО «Агрофарт»)
Сенцова О.С., Руденко А.Ю.
В настоящее время автоматизация учетных операций проникает во все сферы профессиональной деятельности человека. Не исключением в настоящее время является сельское хозяйство. Современные сельскохозяйственные предприятия, которые занимаются сбором и реализацией сельскохозяйственной продукции, характеризуются постоянным увеличением обрабатываемой информацией. Это связано с тем, что постоянно увеличивается количество видов сельскохозяйственной продукции, растет количество покупателей и, соответственно, растут объемы реализации продукции. Постоянно увеличивающийся объем информации требует использования современных средств вычислительной техники. Процесс компьютеризации сельского хозяйства в настоящее время идет быстрыми шагами. Компьютеры стали элементом повседневной жизни многих сельскохозяйственных компаний. Информационные системы и компьютерные технологии прочно входят в повседневную деятельность таких фирм. Персональные компьютеры дают возможность оперативно проводить анализ деятельности отдельных служб сельскохозяйственного предприятия, быстро принимать управленческие решения, вести оперативный учет финансовых затрат, получать данные после статистической обработки информации и т.д. .
Таким образом, автоматизация различных учетных операций работы на сельскохозяйственном предприятии является необходимым и перспективным процессом.
Характеристика предприятия и его деятельности
Коммерческая компания ООО «Агрофарт» в своей структуре имеет обособленное подразделение - агрофирму «Золото полей». В сельском хозяйстве в настоящее время работают разные виды предприятий - крестьянские хозяйства, фермерские хозяйства, сельскохозяйственные кооперативы и т.д. Одним из самых распространенных видов предприятий в этой сфере является агрофирмы. Агрофирмы являются коммерческими предприятиями и в зависимости от вида их деятельности подразделяются на несколько видов:
? перерабатывающие;
? снабженческие;
? животноводческие; ? растениеводческие;
? и прочие.
В настоящее время в нашей стране насчитывается более тысячи различных агрофирм, в которых работает сотни тысяч человек. В последнее время руководство страны стали видеть в сельскохозяйственных предприятиях производственную структуру, реально способствующую решению социально-экономических проблем в регионах и занимающих значительный процент в ВВП. Многие администрации областей и краев развитие сельскохозяйственных предприятий внесли в свои региональные программы и выделили на это направление значительные средства из местного бюджета.
Агрофирма «Золото полей» занимается выращиванием разных сортов зерновых культур, таких как пшеница, подсолнечник, рожь и пр., а также последующей их реализацией. Агрофирма имеет собственные поля в Волгоградский области и всю необходимую технику для посева и сбора зерновых культур различных сортов.
Структурно-функциональная диаграмма организации бизнеса «КАК ЕСТЬ»
Важным этапом в создании любого АРМ является моделирование предметной области с помощью CASE-систем. При этом выполняется разработка диаграмм, отражающих функционирование автоматизируемого процесса. В настоящее время для этих целей широко применяется IDEF0 - методология. IDEF0 - это методология функционального моделирования процессов позволяет с помощью наглядного графического языка представить изучаемую систему перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций. В рамках методологии функционального моделирования IDEF0 бизнес-процесс представляется в виде набора функций, которые взаимодействуют между собой, а также показываются информационные, людские и производственные ресурсы, требуемые для каждой функции.
Функциональная IDEF0-диаграмма учета сельскохозяйственной продукции в агрофирме «Золото полей» выполнена в программном пакете AllFusion Process Modeler (BPWin) и представлена на рисунках 1 - 3.
Рисунок 1 - IDEF0-диаграмма учета сельскохозяйственной продукции (as-is - «как-есть»)
Рисунок 2 - Декомпозиция IDEF0-диаграммы учета сельскохозяйственной продукции (as-is - «как-есть»)
Рисунок 3 - Декомпозиция функции «Оформление документов» (as-is - «какесть»)
DFD-диаграммы (DFD - Data Flow Diagram) дополняют функциональные IDEF0-модели, поскольку они описывают потоки данных, позволяя проследить, каким образом происходит обмен информацией между бизнесфункциями внутри системы. Также модели потоков данных могут использоваться как самостоятельное средство при проектировании информационных систем или описании бизнес-процесса В отличие от функциональных диаграмм в DFD-модели акцент ставиться на поток данных, его структуру, место и вид хранения данных в системе.
Отобразим технологию обработки данных и передачу информации от одной функции к другой в рамках разработки автоматизированного рабочего места учета сельскохозяйственной продукции в виде диаграммы потоков данных. DFD-диаграмма учета сельскохозяйственной продукции также выполнена в программе BPWin и изображена на рисунке 4.
Рисунок 4 - Диаграмма потоков данных учета сельскохозяйственной продукции (as-is - «как-есть»)
Активные объекты:
1) механизатор;
2) учетчик;
3) бухгалтер.
Пассивные объекты (хранилища):
1) база документов;
2) журналы; 3) итоговые отчеты.
Процессы:
1) сбор информации;
2) взвешивание поступившего зерна;
3) прием зерна;
4) оформление документов;
5) учет с/х продукции;
6) оформление отчетов. Типы потоков (связей):
1) информационный
Цели и назначение автоматизированного варианта решения задачи
Цель разрабатываемого АРМ - автоматизация учета сельскохозяйственной продукции в агрофирме «Золото полей». АРМ предназначено для сотрудника склада агрофирмы, который учитывает собранную зерновую продукцию с полей хозяйства и отслеживает его дальнейшую отгрузку внешним потребителям. С учетом этого АРМ «УСП» будет автоматизировать следующие функции:
? ввод, редактирование, обновление и удаление данных о сельскохозяйственном предприятии;
? ввод, редактирование, обновление и удаление данных о сотрудниках;
? ввод, редактирование, обновление и удаление данных о контрагентах сельскохозяйственного предприятия;
? ввод, редактирование, обновление и удаление данных о сельскохозяйственной продукции;
? формирование карточки механизатора;
? формирование приходной накладной;
? формирование расходной накладной;
? формирование отчетов о поступившей сельскохозяйственной продукции на склад;
? формирование отчетов об отгруженной продукции (зерне);
? формирование отчетов по остаткам сельскохозяйственной продукции;
? поиск данных о сельскохозяйственной продукции;
? поиск карточек механизаторов;
? поиск приходных накладных; ? поиск расходных накладных;
? поиск данных о контрагентах;
? печать текущих документов; ? печать отчетов.
Подзадачи автоматизации и функциональная информационная технология их решения
В настоящее время оформление документов по учету сельскохозяйственной продукции происходит вручную на складе агрофирмы. Перед этим происходит поиск учетных карточек по поступлению зерна, которые хранятся на бумажных носителях, определение реквизитов документов. Необходимые отчеты для руководства также составляются вручную, что требует значительного времени от кладовщика. После внедрения проектируемого АРМ весь процесс будет выглядеть следующим образом: в справочниках базы данных будут храниться данные по сельскохозяйственной продукции, что обеспечит удобство в хранении данных, а так же увеличит скорость заполнения учетных карточек, приходных и расходных накладных, поиска информации. Хранение информации в электронном виде снизит затраты труда на оформление входящих и исходящих документов, а также на формирование итоговых отчетов.
Организационная структура проекта представляет собой пользователей, принимающих участие в эксплуатации внедряемого АРМ. Архитектура разрабатываемого проекта представлена на рисунке 5. Она базируется на файл-серверной архитектуре. Данная архитектура предполагает выделение в сети одного компьютера в качестве центрального, который носит название файл-сервер. На таком компьютере хранится централизованная база данных, которая находится в совместном использовании. Все остальные компьютеры в сети выполняют функции рабочих станций.
Рисунок 5 - Архитектура типа файл-сервер
В данной архитектуре все данные хранятся на сервере, а обрабатывается информация на рабочих станциях. Это удобно, если мощность сервера не велика и не позволяет вести обработку данных на самом сервере.
В программной и технической архитектуре изменения не планируются и, следовательно, они останутся без изменений в процессе внедрения АРМ.
Обоснование стратегии автоматизации задачи
Существует четыре варианта стратегии автоматизации: кусочная (хаотичная) автоматизация, автоматизация по участкам, автоматизация по направлениям, комплексная автоматизация.
Кусочная автоматизация предполагает под собой приобретение компанией без конкретного стратегического плана отдельных фрагментов информационной системы, которые не способны оказать реальной пользы предприятию в целом. Дальнейшее развитие информационной системы связано с новыми, значительными затратами.
Автоматизация по участкам предусматривает автоматизацию отдельных производственных участков, объединенных по набору выполняемых функций. Этот способ автоматизации выбирается при условии, если существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала или значительного ускорения обработки информации.
Автоматизация по направлениям подразумевает под собой автоматизацию отдельных направлений деятельности компании.
В данном дипломном проекте будет выбрана стратегия автоматизации по участкам. Вследствие этого компания сможет автоматизировать деятельность по учету зерна, получив при этом нужный экономический эффект. В дальнейшем в систему можно будет добавлять новые модули.
На сегодня существуют две ключевых стратегии автоматизации: подгонка существующего программного продукта под бизнес-процессы компании, предварительная реорганизация бизнес-процессов и последующая автоматизации уже упрощенной структуры. Выбор стратегии автоматизации зависит от целей развития организации-заказчика и ее долгосрочных экономических возможностей.
Для рассматриваемой компании наиболее подходит вариант с подгонкой существующего программного продукта под бизнес-процессы. Это позволит сократить расходы на разработку программного продукта и значительно ускорит процесс по его реализации. Для данной компании стратегия автоматизации будет следующей:
? переработка и изменение уже имеющихся программных средств (Microsoft Access);
? модернизация программного обеспечения за счет добавления новых функций;
? привлечение дополнительных программных ресурсов, для повышения эффективности продукта.
Обоснование проектных решений по основным видам обеспечения
Информационное обеспечение АРМ ориентируется на конкретную, привычную для пользователя, предметную область. Обработка документов должна предполагать такую структуризацию информации, которая позволяет осуществлять необходимое манипулирование различными структурами, удобную и быструю корректировку данных в массивах. Информационное обеспечение включает в себя организацию информационной базы. Разработчики определяют связи между информационными потоками, формируют пакет входной документации в электронном виде, определяют использование нормативно-справочной документации и уровни доступа к информации пользователей различных категорий в зависимости от сущности решаемых ими задач.
Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих ввод, контроль, хранение и обработку информации, формирование ее в виде графиков, таблиц и диаграмм, а также обеспечение достоверности и защиты информации.
Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса программных средств и должно согласовываться с потенциальными требованиями пользователя АРМ.
Математическое обеспечение данного АРМ включает формулы вычисления суммы сданного и отгруженного зерна. Общая формула суммы представляет собой:
ZSi ?M i , (1)
i=1
где, Z - общая сумма, руб.;
Si - цена i-вида сельскохозяйственной продукции, руб.;
Mi - количество (вес) сельскохозяйственной продукции, т.;
Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать в любом режиме активно либо пассивно.