Торговая деятельность любых оптовых предприятий, в том числе и ООО «Партнёр», характеризуется объемом, составом, ассортиментом и структурой товарооборота. На данном предприятии оптовый товарооборот представляет собой реализацию напитков партиями предприятиям розничной торговли для последующей продажи населению и другим предприятиям и учреждениям - для внерыночного потребления.
При разовых закупках товаров в ООО «Партнёр» покупатели по своему усмотрению могут закупать товары без заключения договоров на основе предъявленных ими заказов по договоренности сторон путем оформления платежных документов. Договоры купли-продажи заключаются при стабильных хозяйственных взаимоотношениях сторон и достаточно крупных регулярных объемах поставок. В договоре купли-продажи предусматриваются количество, ассортимент и сроки поставки товаров, порядок поставки, качество и комплектность товаров, имущественная ответственность сторон. Важным пунктом в договоре является порядок представления заявок на текущий завоз товаров, ответственность предприятия ООО «Партнёр» за каждый случай невыполнения заявки на доставку в магазины товаров, предусмотренных ассортиментным перечнем, а также ответственность розничных торговых предприятий за каждый случай непредставления или несвоевременного представления заявки на доставку в магазины товаров.
- Весь ассортимент товара выставлен в торговом зале, который находится на этой же оптовой базе. Клиенты могут сами приехать и посмотреть интересующий их товар, а затем составить заявку. Но ООО «Партнёр» имеет клиентов по всему Татарстану, Башкирии и Удмуртии, поэтому не все могут приезжать сюда часто. Такие клиенты делают заявку удалённо, просмотрев каталоги продукции в Интернете на сайте.
- Рассмотрим общую схему технологических и информационных потоков ООО «Партнёр» (рис. 2.2).
- Предприятие вначале определяет потребность в товаре. Затем осуществляется поиск наиболее подходящего поставщика. После заключения с поставщиком договора осуществляется поставка товара на склад. На складе товар разгружают и проверяют на соответствие количеству и качеству. При расхождении составляется акт приемки товар, где указываются все претензии. В этом случае товар может быть возвращен, поставщик может заменить или допоставить товар.
- После этого товар отправляется к месту хранения. На полученные заказы от покупателей оформляются документы для доставки, отгрузки и оплаты товара каждому заказчику и документ на загрузку машины на складе. На складе производится подсортировка заказа и погрузка. После чего товар доставляется в магазины, фирмы.
Рис. 2.2. - Схема работы отдела продаж предприятия
- Приемка товара в розничной точке, фирме производится по той же схеме, что и на складе. Покупатель принимает товар или его часть. Не годный товар не принимается или заменяется.
- Движение документов, относящихся к основной деятельности можно описать следующими потоками. Договора с покупателями заключаются агентами в самих магазинах, фирмах и хранятся в офисе. Заказы от покупателей принимают также агенты непосредственно в магазине или по телефону. После этого заполненные бланки заказов поступают в отдел выписки документов. На основании заказов формируются документы на доставку и оплату покупателям. При выписке документов производится контроль задолженности покупателя перед предприятием на данный момент. В случае превышения задолженности критической суммы документы не выписываются, а информация об этом доводится до менеджеров по работе с покупателями. Также формируется документ на отгрузку товара со склада на каждую машину.
После развоза товаров по магазинам экспедиторы привозят на склад не принятые и возвращенные товары. Документы, подтверждающие это, сдаются в отдел бухгалтерию, где производится выписка документов для сдачи товаров на склад. Выручка (если оплата товара производится наличными) сдается в кассу.
- 3. Организационная структура предприятия
Организационная структура компании изображена на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1 - Организационная структура ООО «Партнёр»
- Управлением ООО «Партнёр» в целом занимается директор. В его ведении находятся вопросы стратегического характера.
Финансовый директор подчиняется непосредственно директору и фактически управляет деятельностью компании на оперативном уровне. Он контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы движения финансовых потоков.
- Центральная проблема организации в сфере закупок состоит в координации закупок и продажи. В виду небольшого размера рассматриваемого предприятия закупка и продажа находится в одних руках. Т.е. эти отделы имеют одного руководителя, в компетенцию которого входят вопросы закупки по всему ассортименту. Преимущество этой формы состоит в том, что руководитель владеет сферой продаж и информацией о спросе, что дает ему быстро реагировать на изменения на рынке. На предприятии не используется разделения в соответствии с группами товаров, степени обслуживания, величине покупателей и т.д.
В отделе закупок и продаж работают 5 менеджеров. Задачи этого отдела являются наиболее важными:
- - формирование ассортимента товаров
- - поиск поставщиков
- - организация закупок
- - приемка товаров
- - управление торговыми агентами
- - прием заказов на поставку товаров
- На предприятии ООО «Партнёр» действует бесплатная доставка. Контроль за доставкой, расчет маршрутов, оформление транспортной документации, ведение мониторинга и статистику по перевозкам, контроль движения ГСМ, расчет потребности в транспорте для перевозки груза, осуществляет начальник отдела логистики Шкапяк А.В. Основные показатели деятельности отдела логистики ООО «Партнёр»:
- 1. Соблюдение времени подачи автомобилей под погрузку. В соответствии с заявками от клиентов, которые компания ежедневно получает, она обязана подавать в установленное время транспортные средства на погрузку. Со стороны компании за этим следит менеджер, со стороны клиента - диспетчер или сотрудники склада.
- 2. Технические характеристики автомобилей. В зависимости от объема закупки клиенты требуют разный вид транспорта. Машины должны быть определенной кубатуры и грузоподъемности, быть исправными и соответствовать требованиям к внешнему виду.
- 3. Своевременная доставка. У каждого водителя свой маршрут. Иногда одна машина должна привезти продукцию в несколько магазинов. Обязанность предприятия ООО «Партнёр» - выполнить маршрутный план.
- 4. Документооборот. Каждая перевозка сопровождается определенным комплектом документов. Водители обязаны сдать полный комплект с печатями о приеме товара в магазине.
- 5. Дисциплина водителей. Водители контактируют с клиентами при разгрузке. Менеджеры отдела должны гарантировать качество доставки и дисциплинированность персонала ООО «Партнёр». Это подразумевает тактичное общение, опрятный внешний вид работников, знание специфики товара, процедуры получения и передачи продукции.
По всем перечисленным группам показателей установлены критерии оценки качества, и ежемесячно начальник отдела логистики Шкапяк А.В. совместно с представителем клиента заполняет таблицу по каждому из них.
Немаловажную роль в осуществлении деятельности ООО «Партнёр» играет организация складского хозяйства на предприятии. Основными задачами складского хозяйства являются:
- обеспечение сохранности продукции на складах;
- снижение затрат, связанных с осуществлением складских операций и содержанием складов;
- повышение производительности труда и улучшение условий труда рабочих, обслуживающих склады.
В процессе выполнения этих задач складское хозяйство осуществляет следующие функции:
а) складирование и хранение товаров;
б) подготовка товаров к непосредственному их потреблению;
в) учет и контроль запасов.
Предприятие ООО «Партнёр» имеет 6 складов общей площадью 480м2, т.е. по 80м2 каждый.
Склады ведут постоянный учет товара, что позволяет своевременно сигнализировать фабрикам о необходимости пополнения запаса тех или иных видах продукции или о превышении размеров гарантийных запасов.
Организацию контроля качества продукции осуществляет коммерческий директор совместно с менеджером по развитию.
В настоящее время качество товара имеет первостепенное значение, оно является самым эффективным средством удовлетворения требований потребителей.
Качество - совокупность свойств продукции, обусловливающих ее пригодность удовлетворять определенные потребности в соответствии с ее назначением (по ГОСТ 154467-79 «Управление качеством продукции. Основные понятия»).
Технический контроль на предприятии призван обеспечивать продажу продукции, соответствующих требованиям технической документации и пожеланиям клиента; предоставлять исходные данные и материалы, которые могут быть использованы в целях разработки мероприятий по повышению качества товара.
Сегодня предприятия заинтересованы не только в достижении коммерческого успеха, но и в выполнении корпоративного долга перед обществом в части обеспечения достойного качества жизни, безопасных условий жизни, труда, производства и потребления предлагаемых товаров и услуг.
ООО «Партнёр» соблюдает в своей деятельности следующие правила стимулирования сбыта покупателей:
- стимулирование эффективно лишь в том случае, если оно увязано с определенным этапом жизненного цикла товаров;
- меры по стимулированию сбыта и товар должны быть тесно связаны между собой, стимулирование должно стать частью самого товара.
Ценовое стимулирование ООО «Партнёр» осуществляется в виде скидок.
ООО «Партнёр» проводит следующие рекламные мероприятия:
- Реклама в каталогах;
- Размещение наружной рекламы, что даёт хороший географический охват (размещение наружных плакатов в супермаркетах города).
Основной целью рекламной кампании является увеличение объема реализации товаров ООО «Партнёр».
Благодаря новым идеям по улучшению качества работы и современному подходу к делам, в сочетании с профессионализмом и опытом продаж персонала фирмы в сфере оптовой торговли, ООО «Партнёр» за короткий период времени удалось завоевать доверие многих партнеров.
- 4. Кадровый потенциал предприятия и управление персоналом на предприятии
- Каждый из менеджеров отвечает за определенные ему функции. Так менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, приемку товаров, слежением за товарными запасами.
- Менеджер по работе с покупателями решает вопросы, связанные с качеством товаров и предоставляемых услуг, вырабатывает политику поддержания связей с покупателями, следит за расчетами с покупателями.
- Менеджер по продажам координирует действия торговых агентов. Занимается приемом их на работу, увольнение, начислением зарплаты, контролирует качество их работы, готовит необходимые материалы (бланки заказов и рекламную продукцию). Он же занимается приемом заказов от покупателей по телефону. Менеджер по доставке контролирует деятельность экспедиторов, следит за отгрузкой товара и возвратами от покупателей. Еще один менеджер занимается организационными вопросами, анализом деятельности, т.е. «на подхвате» (если можно так выразиться).
- Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанным элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Директор управляет своими прямыми подчинёнными, имея при этом представление о действиях нижестоящих подчиненных.
- 5. Документооборот на предприятии. Внутренние документы
- Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности ООО «Партнер» Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Партнер» так как он определяет ,не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается ,как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации
Данные документы используются для организации работы ООО «Партнер», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ОАО комбината «Магнезит» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя комбината. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.