Материал: 4479

11

3.Вычисление итогов

ВExcel для автоматического вычисления итогов предназначена команда Итоги меню Данные. Перед выполнением этой команды список должен быть отсортирован. Для вычисления итогов выполнить следующее:

1)активизировать одну из ячеек таблицы;

2)выполнить команду Данные, Итоги. Появится диалоговое окно Промежу-

точные итоги;

3)в поле списка При каждом изменении в выбрать заголовок столбца, для которого необходимо вычислить промежуточные итоги после каждого изменения данных на рабочем листе;

4)в поле списка Операция установить функцию (табл. 2);

5)в поле списка Добавить итоги выводятся названия всех полей списка. Активизировать поле или поля, для которых надо вычислить промежуточные итоги;

6)щёлкнуть кнопку ОК.

Вдиалоговом окне Промежуточные итоги имеются следующие опции:

1.Заменить текущие итоги. Любые существующие формулы итогов заменяются новыми.

2.Конец страницы между группами. При выводе на печать каждую группу данных с итогами можно расположить на отдельной странице. Для этого надо активизировать данную опцию.

3.Итоги под данными. По умолчанию строки, содержащие итоговые значения, вставляются под строками с исходными данными. Если итоги необходимо разместить над исходными данными, следует отключить опцию Итоги под данными.

4.Убрать все. Из списка удаляются все строки с итоговыми значениями. Для обработки данных из столбцов, указанных в диалоговом окне Промежу-

точные итоги, могут использоваться функции, указанные в табл. 2.

При вычислении итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы. Для отображения на экране только итоговых данных следует выполнить щелчок на кнопке второго уровня структуры, после этого данные третьего уровня (исходные данные) будут скрыты. Для восстановления исходных значений необходимо выполнить щелчок на кнопке третьего уровня.

Контрольные вопросы

1.Для чего используется команда Итоги?

2.Какие предварительные операции надо выполнить со списком, чтобы получить промежуточные итоги с помощью команды Данные, Итоги?

3.Какие встроенные функции могут использоваться при подведении промежуточных итогов?

4.Что появляется слева от таблицы после выполнения команды Итоги?

5.Как скрыть и отобразить вложенные уровни списка?

4. Фильтрация данных

Поиск и фильтрация данных – это наиболее частые действия, производимые со списком. Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев – требований, налагаемых на информацию. Также в Excel можно выполнять фильтрацию списков. Результатом фильтрации является временное скрытие записей, не удовлетворяющих заданным критериям.

В Excel есть три средства для поиска и фильтрации данных: Форма дан-

ных, Автофильтр, Расширенный фильтр. Форма данных позволяет осуществ-

лять поиск и редактирование отдельных записей. Автофильтр обеспечивает простой и быстрый способ скрытия лишних записей, оставляя на экране только те, что удовлетворяют критериям. Расширенный фильтр немного сложнее Автофильтра, но позволяет накладывать более сложные условия отбора, которые могут включать вычисляемые критерии.

13

4.1.Поиск записей с помощью команды Форма

Спомощью Формы можно осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев.

Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введённым заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых можно выполнять разнообразные вычисления.

Для поиска определённых записей с помощью формы данных используются критерии поиска. Чтобы найти в списке (рис. 1), например, все группы с количеством студентов более 20, выполнить следующее:

1)сделать текущей первую запись списка;

2)выполнить команду Данные, Форма;

3)нажать кнопку Критерии. Появится диалоговое окно формы данных без записей;

4)ввести в поле Количество студентов в группе в качестве критерия условие "> 20" и нажать кнопку Правка (рис. 2). В диалоговом окне отобразится первая запись, соответствующая заданному критерию;

5)просмотреть все записи, удовлетворяющие ввёденному критерию, можно с помощью кнопок Далее и Назад.

При задании критериев можно применять символы подстановки: звёздочку

(*) для замены произвольного количества неизвестных символов и знак вопроса

(?) для замены одного неизвестного символа.

При поиске числовых значений в критериях поиска используют операторы сравнения. Операторы, применяемые при формировании критерия, приведены в табл. 3.

Таблица 3

Чтобы сузить область поиска, можно указать в различных полях несколько критериев.