6
Для ввода данных выполнить следующее:
1)нажать кнопку Добавить: таким образом вы очистите все поля;
2)ввести данные в соответствующие поля. Для быстрого перемещения от поля
кполю используется клавиша Tab. Нажатие клавиши Enter эквивалентно нажатию кнопки Добавить, поэтому после ввода последнего поля просто нажать эту клавишу;
3)для ввода следующих данных повторить предыдущие пункты;
4)нажать кнопку Закрыть, чтобы вернуться к рабочему листу. Редактирование данных выполняется так же, как и редактирование обычного
текста, но до нажатия кнопки Добавить или Закрыть. Клавиша Tab используется для перехода к следующему полю диалогового окна, а комбинация клавиш Shift + Tab – для возвращения к предыдущему полю.
Изменения, внесённые в запись, сохраняются при переходе к другой записи или в результате нажатия клавиши Enter. Кнопка Вернуть и клавиша Esc предназначены для отмены внесённых изменений. Если текущая запись не изменялась, то кнопка Вернуть недоступна, а нажатие на клавишу Esc приводит к закрытию диалогового окна формы данных.
Кнопка Удалить позволяет удалить из списка текущую запись.
1.2.3. Проверка вводимых значений
Для упрощения ввода данных и автоматической проверки их правильности выполнить следующее:
1)выделить диапазон ячеек;
2)выполнить команду Данные, Проверка. Откроется диалоговое окно Про-
верка вводимых значений.
На вкладке Параметры указывается тип и интервал значений, которые разрешается вводить. Выбор типа данных вводимых значений в списке Тип данных позволяет определить, какие условия можно накладывать на значения ячеек. Если для определения допустимых значений требуется ввести формулу, выражение или ссылку на вычисления в другой ячейке, выбрать в списке строку
Другой.
Вкладка Сообщение для ввода позволяет создать подсказку пользователю о том, какие данные можно вводить.
На вкладке Сообщения об ошибке указывается сообщение, которое будет появляться на экране при вводе некорректных данных.
7
Пользовательский числовой формат создаётся путем описания кодов форматов (шаблона) отображаемых данных: числа, даты, время или текст (табл. 1). Определить можно до четырёх секций шаблонов. В секциях, разделённых точкой с запятой, в указанном порядке определены форматы положительных чисел, отрицательных, нулевых значений и текста. Если определена только одна секция, то все числа используют данный формат.
Для создания пользовательского числового формата необходимо:
1)выделить ячейки, формат которых требуется изменить;
2)в меню Формат выбрать команду Ячейки, вкладку Число;
3)в списке Числовые форматы выбрать пункт (все форматы);
4)ввести в поле Тип коды числовых форматов.
Примеры кодов форматов (шаблоны)
|
|
Таблица 1 |
|
|
|
|
|
Отображается в ячейки |
Применили |
Будет отображаться |
|
|
шаблон |
в ячейки |
|
|
|
|
|
1234,59 |
####,# |
1234,6 |
|
|
|
|
|
8,9 |
#,000 |
8,900 |
|
|
|
|
|
0,631 |
0,# |
0,6 |
|
|
|
|
|
12 |
#,0# |
12,0 |
|
|
|
|
|
Янв — Дек |
мммм |
Январь — Декабрь |
|
|
|
|
|
Дни от 1 до 9 |
дд |
Дни от 01 до 09 |
|
|
|
|
|
100 |
###0,00" тонн" |
100,00 тонн |
|
|
|
|
|
15 |
###" стран" |
15 стран |
|
|
|
|
|
Указанием символа 0 подтверждается отображение на экране незначащих нулей, при использовании символа # незначащие нули не отображаются. Знак подчеркивания применяется для выравнивания содержимого ячейки: вместо него вставляется пробел, по ширине равный следующему символу. Пробел при задании формата служит для представления на экране разделителей тысяч. С помощью знака запятой (,) задаётся количество знаков до и после десятичной запятой.
8
Для удаления пользовательского числового формата необходимо:
1)в меню Формат выбрать команду Ячейки, вкладку Число;
2)в списке Числовые форматы выбрать пункт (все форматы);
3)из списка Тип выбрать пользовательский формат, который требуется удалить;
4)нажать кнопку Удалить.
1.Что понимается под списком в Excel?
2.Перечислите основные правила создания списков.
3.Как выполнить проверку вводимых значений?
4.Как открыть Форму данных?
5.Перечислите назначение кнопок диалогового окна Форма.
Внекоторых случаях порядок строк в списке не имеет значения. Но иногда возникает необходимость, чтобы строки имели определённую последовательность. Изменение порядка строк в списке называется сортировкой.
ВExcel используется следующий порядок сортировки данных по умолчанию: 1) числа от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного
числа; 2) текст – по алфавиту;
3) логическое значение ложь;
4) логическое значение истина;
5) значения ошибок;
6) пустые значения.
Указанный порядок используется при сортировке по возрастанию. При сор-
тировке по убыванию этот порядок заменяется на обратный (за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка).
На стандартной панели инструментов Excel расположены две кнопки для сортировки списка в возрастающем или убывающем порядке. Для сортировки данных выполнить следующее:
1)выделить ячейку в столбце, который следует использовать в качестве ключа сортировки;
9
2)нажать кнопку Сортировка по возрастанию, либо Сортировка по убыва-
нию.
Таким способом можно упорядочить данные только по одному полю.
По умолчанию строки выделенного списка сортируются по содержимому одного из столбцов. Существует возможность отсортировать список по содержимому двух и трёх столбцов одновременно. Желательно перед сортировкой списка выполнить сохранение рабочего листа под другим именем, чтобы можно было вернуться к первоначальному порядку данных, если данные случайно окажутся перемешанными.
Для сортировки данных выполнить следующее:
1)выделить диапазон ячеек, который необходимо отсортировать. Если необходимо отсортировать список целиком, достаточно выделить любую ячейку списка;
2)выполнить команду Данные, Сортировка. Откроется диалоговое окно
Сортировка диапазона;
3)проверить установку переключателя Идентифицировать поля по. Если список имеет заголовки столбцов, должно быть выбрано положения подписям (первая строка диапазона). В этом случае наименования столбцов не участвуют в сортировке. Если заголовков нет, надо выбрать положение
обозначениям столбцов листа;
4)в раскрывающемся списке Сортировать по выбрать первое поле, по которому следует упорядочить данные. Это поле называется первым ключом сортировки;
5)выбрать положение переключателя по возрастанию или по убыванию;
6)выбрать имена полей, если требуется, в раскрывающихся списках Затем и В
последнюю очередь, по. Второе поле сортировки используется, если возникает повторение значения первого поля, а третье поле – если повторяются значения и первого, и второго полей;
7) нажать кнопку ОК.
10
Некоторые последовательности элементов должны выстраиваться не в алфа- витно-цифровом порядке, а в некотором специальном порядке. К таким последовательностям, например, относятся дни недели или месяцы.
По умолчанию в Excel определены четыре стандартных списка:
1.Сокращенные названия дней недели. Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс.
2.Полные названия дней недели. Понедельник, Вторник, Среда,…
3.Сокращенные названия месяцев. Янв, Фев, Мар, Апр, Май,…
4.Полные названия месяцев. Январь, Февраль, Март, Апрель,…
Если необходимо упорядочить данные в особом порядке, надо выполнить следующее:
1)выполнить команду Данные, Сортировка;
2)в диалоговом окне Сортировка диапазона нажать кнопу Параметры;
3)откроется диалоговое окно Параметры сортировки. В раскрывающемся списке Сортировка по первому ключу выбрать подходящий вариант;
4)нажать кнопку ОК.
Для возврата к обычному порядку выбрать в списке Сортировка по перво-
му ключу элемент Нет.
Примечание. В поле списка Сортировка по первому ключу по умолчанию выделен элемент Нет. Начиная с версии Microsoft Excel 2002, используется «Нет» вместо употреблявшегося в предыдущих версиях Excel слова «Обычный».
1.Что такое сортировка списка?
2.Обязательно ли выделение списка при выполнении Сортировки?
3.Как сортировать список по трем полям одновременно?
4.Возможна ли сортировка списка по четырем и более полям?
5.Что такое сортировка по первому ключу?
6.Как создаётся пользовательский порядок сортировки списка?
7.В каком порядке сортируются текстовые данные?
8.Как восстановить первоначальный вид списка после всех выполненных сортировок?
9.В каком порядке сортируются числовые данные?
10.В каком случае для сортировки списка используются кнопки на панели инструментов, а в каком – команда меню?