организация контроля за наличием и сохранностью материалов в местах хранения материально ответственными лицами;
систематическое наблюдение за наличием запасов материальных ценностей в соответствии с утвержденными нормами;
своевременное выявление ненужных (сверхнормативных) запасов материальных ценностей, подлежащих реализации.
Хозяйственные операции по списанию МПЗ в производство относятся к операциям с повышенным уровнем риска по следующим причинам:
. Вероятность санкционированного списания МПЗ под несуществующие заказы и объемы выпуска.
. Вероятность хищения МПЗ.
. Огромный объем совершаемых операций и, соответственно, большой массив первичной учетной документации, следствием чего могут стать:
отсутствие оправдательных документов;
несанкционированное списание МПЗ (отсутствие реквизитов, придающих документам юридическую силу);
утеря документов.
. Искажение фактов списания МПЗ вследствие
технических ошибок при подсчете и измерении совершаемых операций на стадии
сбора и регистрации информации.
.3 Оценка стоимости материально-производственных
запасов и их документальное оформление
В зависимости от назначения и роли в производстве материальные запасы классифицируются по следующим видам:
) сырье и материалы;
) покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали;
) топливо;
) тара и тарные материалы;
) запасные части;
) прочие материалы;
) материалы, переданные в переработку на сторону;
) строительные материалы;
) инвентарь и хозяйственные принадлежности;
) специальная оснастка и специальная одежда на складе;
) специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации.
Внутри каждой из перечисленных групп производственные запасы подразделяют на виды, сорта, марки, типоразмеры. Каждая из этих групп материалов отлична от других как по своему физическому состоянию, так и по происхождению, поступлению в организацию, использованию в целях производства, способам хранения и множеству других признаков. Все эти особенности и диктуют задачи и требования, предъявляемые к учету материально-производственных запасов.
Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т. п.
Учет запасов производится в двух измерителях - денежном и вещественном (количественном).
Согласно пункту 5 ПБУ 5/01 МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Определение фактической себестоимости материалов зависит от способа их поступления в организацию. Материалы могут быть:
· приобретены за плату;
· изготовлены силами самой организации;
· внесены в качестве вклада в уставный капитал;
· получены по договорам, предусматривающим оплату не денежными средствами;
· получены безвозмездно;
· приняты к учету при списании основных средств или другого имущества.
В соответствии с ПБУ 5/01 материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактическими затратами на приобретение материально-производственных запасов могут быть:
• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;
• таможенные пошлины и иные платежи;
• невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;
• затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию;
• затраты по доведению материально-производственных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Данные затраты включают затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;
• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.
Не включаются в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов.
На материалы, поступающие от поставщика, организация получает расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т. п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.).
Организация устанавливает порядок приемки, регистрации, проверки, акцептования и прохождения расчетных документов на поступающие материалы с учетом условий поставок, транспортировки (доставки до организации), организационной структуры организации и функциональных обязанностей подразделений (отделов, складов) и должностных лиц. При этом необходимо:
• зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
• проверить соответствие данных этих документов договорам поставки (другим аналогичным договорам) по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
• проверить правильность расчетов в расчетных документах;
• акцептовать (оплатить) расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта (от оплаты);
• определить фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;
• передать документы в подразделения организации (бухгалтерскую службу, финансовый отдел и т. п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.
Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.
Учет материальных ресурсов в любой производственной организации возложен на материально ответственное лицо или бригаду материально ответственных лиц. С работниками необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. По мере поступления материалы закрепляются за материально ответственным лицом.
Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляется соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (ф. № М-4, как и другие формы, утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).
Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на получение материалов. Оформление доверенностей в организациях производится в порядке, установленном действующим законодательством.
К выбытию материально-производственных запасов относится:
• их отпуск в производство;
• продажа;
• списание;
• безвозмездная передача.
Под отпуском материалов в производство понимается их выдача со склада непосредственно для производства продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации. Отпуск материалов на склады подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение. Порядок отпуска материалов со склада (кладовой) цеха, подразделения организации устанавливается руководителем подразделения организации по согласованию с главным бухгалтером организации.
Стоимость материалов, отпускаемых со складов организации в подразделения и из подразделений на участки, в бригады, на рабочие места в аналитическом учете, как правило, определяется по учетным ценам. По мере отпуска материалов со складов (кладовых) подразделения на участки, в бригады, на рабочие места они списываются со счетов учета материальных ценностей и зачисляются на соответствующие счета учета затрат на производство.
В соответствии с ПБУ 5/01 при отпуске материально-производственных запасов в производство и ином выбытии их оценка производится организацией (товаров, учитываемых по продажной (розничной) стоимости) одним из следующих методов:
по себестоимости каждой единицы;
по средней себестоимости;
по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО).[8]
По каждой группе (виду) материально-производственных запасов в течение отчетного года применяется один способ оценки.
Материально-производственные запасы могут
оцениваться организацией по средней себестоимости, которая определяется по
каждому виду (группе) запасов как частное от деления общей себестоимости вида
(группы) запасов на их количество, соответственно складывающихся из
себестоимости и количества по остатку на начало месяца и по поступившим запасам
в этом месяце. В данной ситуации стоимость израсходованных материалов
оценивается по формуле:
Р = Он + П - Ок,
где Р - стоимость израсходованных материалов;
Он и Ок - стоимость начального и конечного остатков материалов;
П - стоимость поступивших материалов.
При методе ФИФО применяется правило, заключенное в его английском названии: первая партия в приход - первая партия в расход.
Оценка запасов методом ФИФО основана на допущении, что материальные ресурсы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т. е. ресурсы, первыми поступающие в производство (в торговле - в продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца. При применении этого метода оценка материальных ресурсов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости продажи продукции (работ, услуг) учитывается себестоимость ранних по времени приобретений. Организация может применять в течение отчетного года как элемент учетной политики один метод оценки по каждому отдельному виду (группе) материально-производственных запасов. Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения являются:
• лимитно-заборная карта (ф. № М-8);
• требование-накладная (ф. № М-11);
• накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15).
При перевозке материалов, отпущенных на сторону, автотранспортом выписывается товарно-транспортная накладная.
Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (ф. № М-17).
Порядок отпуска, график доставки, формы оперативных документов определяются организацией в приказе (распоряжении) о документообороте.
Все первичные документы по движению материальных
ценностей должны быть сданы подразделениями организации в бухгалтерию в
установленные организацией сроки.
.4 Организация учета
материально-производственных запасов
Для учета материально-производственных запасов предназначены синтетические счета:10 "Материалы", 43 "Готовая продукция", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей", 19 "НДС по приобретенным ценностям". Все счета активные: по дебету отражаются поступление и оприходование запасов, по кредиту - их выбытие. Основным счетом, отражающим движение материалов, в организациях служит счет 10 "Материалы". На счете 10 "Материалы" учитываются только материалы, принадлежащие организации на праве собственности, полного хозяйственного ведения, оперативного управления. Материалы, находящиеся на ответственном хранении, учитываются на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение", сырье и материалы заказчиков, принятые на переработку, но неоплачиваемые (давальческое сырье), учитываются на забалансовом счете 003 "Материалы, принятые в переработку". Учет материалов ведется по субсчетам.
Материалы учитываются на счете 10 "Материалы" по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или учетным ценам.
Аналитический бухгалтерский учет движения запасов может вестись как в количественном и суммовом (стоимостном) выражении (оборотный метод), так и только в стоимостном выражении (сальдовый метод).
Аналитический учет по счету 10 "Материалы" ведется по местам хранения материалов и отдельным их наименованиям (видам, сортам, размерам и т. д.) в денежном выражении по материально ответственным лицам (складам) в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов. Аналитический учет поступления материалов в значительной мере зависит от выбора учетной цены. Если в качестве твердых применяют средние покупные цены, то поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по средним ценам. Наценки сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительные расходы по всем поступившим материалам учитывают на отдельном аналитическом счете "Транспортно-заготовительные расходы и наценки снабженческих и сбытовых организаций".
Если твердой учетной ценой служит плановая себестоимость материалов, поступившие материалы отражают на каждом аналитическом счете по плановой себестоимости, а разницу между фактической и плановой себестоимостью материалов показывают на аналитическом счете "Отклонения фактической себестоимости от плановой".
Отражение операций по приобретению материалов в текущем бухгалтерском учете может осуществляться двумя способами (способ должен быть указан в учетной политике организации):
• либо на счете 10 (без использования счетов 15 и 16);
• либо на счетах 10, 15, 16.
При организации учета материально-производственных запасов особое внимание уделяется отражению в бухгалтерском учете транспортно-заготовительных расходов.
Транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) организации могут приниматься к учету путем:
• отнесения ТЗР на отдельный счет 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" согласно расчетным документам поставщика;
• отнесения ТЗР на отдельный субсчет к счету 10 "Материалы";
• непосредственного (прямого) включения ТЗР в фактическую себестоимость материала (присоединение к договорной цене материала).
Первый способ отражения ТЗР могут применять только те организации, которые приходуют материалы по учетным ценам, установленным организацией самостоятельно.
При учете ТЗР по второму способу необходимо сначала определить процент ТЗР, подлежащих списанию, а затем сумму ТЗР, которая должна быть списана. Процент, который следует использовать при списании таких расходов (ТЗР%) на увеличение (удорожание) учетной стоимости израсходованных материалов, рассчитывается следующим образом:
ТЗР % = [(ТЗР нач + ТЗР мес)
/ (М нач + М мес)] х100 %,
где ТЗРнач - остаток ТЗР на начало месяца (отчетного периода);
ТЗРмес - общая сумма ТЗР за прошедший месяц (отчетный период);