Существуют два основных правила структурирования информации в общении: правило рамки и правило цепи.
Правило рамки основывается на действии психологического закона работы памяти, открытого немецким психологом Г. Эббингаузом (этот закон часто называют еще «фактором ряда»). Суть его в том, что начало и конец любого информационного ряда, из чего бы он ни состоял, сохраняется в памяти человека лучше, чем середина.
Рамку в общении создают начало и конец разговора. Для эффективности общения, предстоящего разговора, беседы целесообразно вначале указать цель, перспективы и предполагаемые результаты общения, а в конце разговора -- подвести итоги, показать ретроспективу и отметить степень достижения целей. Причем в первичном общении наиболее важной частью является начало, а при неоднократном деловом общении -- конец разговора. Во втором случае людей не так интересует, как проходили переговоры, беседа, как то, чем они закончились.
Правило цепи основано на том предположении, что содержание общения не может быть бесформенной грудой разнообразных сведений, оно должно быть каким-то образом выстроено, соединено в цепь, «перечислено». Любая цепь, упорядочивая, связывая, организуя содержание, как и рамка, выполняет сразу две задачи: во-первых, позволяет улучшить запоминание, во-вторых, помогает структурировать информацию в соответствии с ожиданиями собеседника.
Возможны следующие варианты перечисления:
· простое перечисление -- «во-первых, во-вторых, в-третьих…»;
· ранжирование -- «сначала о главном, теперь о составных элементах, наконец, менее существенное…»;
· логическая цепь -- «если это -- то, тогда можно предположить, что…, а, следовательно,…». Логическое построение сообщения должно вести собеседника от привлечения внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от основных положений к возражениям и вопросам, от возражений и вопросов к заключению, а от заключения к призыву действовать.
Барьер логического непонимания
Возникает, если человек, с нашей точки зрения, говорит или делает что-то в противоречии с правилами логики. Тогда мы не только отказываемся его понимать, но и эмоционально воспринимаем его слова отрицательно. При этом неявно предполагаем, что логика есть только одна -- правильная, т.е. наша.
Каждый человек думает, живет и действует по своей логике, но вот в общении, если только эти логики не соотнесены или если у человека нет ясного представления о логике партнера, возникает барьер логического непонимания.
Преодоление логического барьера возможно при соблюдении следующих условий:
· учет логики и жизненной позиции собеседника. Для этого необходимо примерно представлять себе позицию партнера, собеседника (кто он, на каких позициях стоит и др.), а также индивидуальные и социально-ролевые особенности, так как приемлемость или неприемлемость той или иной логики для партнера в основном зависит от его исходной направленности;
· правильная аргументация.
Таким образом, барьеры в общении не являются результатом сознательной, произвольной и направленной защиты от воздействия информации. Их действие противоречиво.
Система барьеров -- как автоматизированная охрана: при срабатывании охранной сигнализации автоматически перекрываются подступы к человеку; иначе мозг и психика человека могли бы быть травмированы содержанием или объемом информации.
Однако иногда барьеры играют и отрицательную роль. Например, тяжело изложенная, но нужная информация не воспринимается или воспринимается с искажениями, неполно. Человек, знающий решение, но не имеющий авторитета, может быть не услышан. Разрешить это противоречие позволяет знание социально-психологических особенностей перечисленных барьеров и способов их преодоления.
2. Методы преодоления коммуникативных барьеров
Все «барьеры» и ошибки -- негативные факторы, мешающие реализации функции коммуникации, для повышения эффективности которой необходимо их преодоление.
Существуют общие правила и принципы построения эффективных коммуникаций.
Наиболее общее правило -- не приступать к передаче идеи до тех пор, пока она не станет до конца понятна самому себе.
Правило «постоянной готовности к непониманию» и допущения за исполнителями «права на непонимание». Руководитель часто заблуждается, считая, что его нельзя не понять. Однако многообразие «барьеров» часто приводит к неполному и неточному пониманию.
Правило конкретности - не следует употреблять двусмысленные, расплывчатые выражения и слова, перегружать сообщения профессионализмами.
Правило контроля за невербальными сигналами - необходим контроль за мимикой, жестами, интонацией, позой.
Правило адресата - надо стараться говорить на языке собеседника, учитывая его уровень -- жизненный, профессиональный, культурно-образовательный.
Правило «собственной неправоты» - необходимо допускать ошибочность личной точки зрения.
Правило «места и времени» - эффективность руководящих распоряжений возрастает при их своевременности и выборе наиболее благоприятной обстановки, в которой они реализуются.
Правило активного и конструктивного слушания, правило обратной связи. Существует ряд принципов обеспечения эффективной обратной связи, являющихся конкретными средствами реализации коммуникативной функции. Эффективная обратная связь:
· должна быть направлена на изучение действий членов организации;
· конструктивна, и благодаря ей получателю сообщаются полезные для него идеи;
· обнаруживает тенденцию к специфичности, точно устанавливая, в чем неполадки и что конкретно должно быть сделано для их устранения;
· носит незамедлительный характер;
· основывается не столько на оценке сказанного (хорошо или плохо), сколько на изложении того, что должно (или не должно) быть сделано;
· полезна члену организации в той мере, в какой она предоставляет ему способы улучшения работы;
· характеризуется своевременностью поступления к работнику, давая ему возможность внести улучшения в свои действия;
· для того чтобы обратная связь была эффективной, члены организации должны проявлять желание и готовность принять ее;
· должна быть четко выражена таким образом, чтобы стать понятной получателю;
· должна быть надежной.
Также в теории управления существуют три наиболее общих принципа эффективной коммуникации: ясности, целостности и стратегического использования неформальной организации.
Соблюдение этих правил и принципов способствует реализации функции коммуникации в управленческой деятельности, определяет ее содержание и специфику.
Заключение
Подводя итог проделанной работы, можно выделить следующие моменты.
Осуществление коммуникаций -- это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия. В ходе коммуникации могут возникать различные барьеры. Это помехи и препятствия, которые искажают исходный смысл сообщения, мешают конструктивному и грамотному диалогу.
Существуют два основных вида барьера - объективные и субъективные. Физический шум, плохая телефонная связь, медленный интернет при online-конференции - все это относится к независящим от субъектов общения объективным барьерам. Субъективные барьеры разнообразнее. Можно выделить такие виды субъективных барьеров как: семантический, барьер восприятия, некорректная обратная связь, неумение слушать и другие.
Если говорить про бизнес-коммуникацию или организационную коммуникацию, то тут можно выделить следующие виды барьеров: искажение сообщений, информационные перегрузки, неудовлетворительная структура организации.
Эффективной можно назвать ту коммуникацию, при которой влияние барьеров снижено по минимуму. Преодоление коммуникационных барьеров осуществляется различными способами, такими как: устранение всех объективные барьеров, использование максимально понятной собеседнику лексики, избежание сложной или профессиональной терминологии, формулирование сообщения максимально четко и ясно, определите успешности контекста конкретной коммуникационной ситуации, регулярная обратная связь.
Таким образом, барьеры в коммуникациях неизбежно ведут к неэффективному управлению организацией и мешают работе менеджера, если вовремя не принимаются меры по их устранению.
Список литературы
1. Асташина, О.В. Коммуникативные стратегии в организации / О.В. Асташина // Вестник науки и образования Северо-Запада России. - 2015. - № 4. - С. 151 - 156.
2. Бабосов, Е.М. Особенности коммуникации в организационных моделях различных типов / Е.М. Бабосов, А.А. Трусь // Вестник Московского университета. Серия 18: Социология и политология. - 2015. - № 3. - С. 95 - 114.
3. Данилова А.С. Развитие корпоративной культуры посредством эффективных коммуникаций организации / А.С. Данилова, О.М. Федорова, С.В. Здрестова-Захаренкова // Вестник Северо-Кавказского федерального университета. - 2016. - № 2. - С. 42 - 47.
4. Деловые коммуникации : учебник для бакалавров / В. П. Ратников [и др.] ; под редакцией В. П. Ратникова. -- Москва : Издательство Юрайт, 2020. -- 527 с. -- (Бакалавр. Базовый курс). -- ISBN 978-5-9916-3496-0. -- Текст : электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. -- URL: https://urait.ru/bcode/466777 (дата обращения: 08.01.2022).
5. Конушкина, А.О. Современные коммуникации: организационный подход / А.О. Конушкина, А.В. Федорова // Инновационная наука. - 2015. - № 3. - С. 247 - 252.
6. Никитина, Е.С. Социология коммуникации / Е.С. Никитина. - М.: Palmarium Academic Publishing, 2014. - 636 с.
7. Ореховская, Н.А. Социальные коммуникации / Н.А. Ореховская. - М.: Инфра-М, 2014. - 224 с.
8. Павлова, Л.Г. Коммуникативные барьеры в сфере управления / Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. - 2017. - № 2. - С. 175 - 180.
9. Рафикова, Д.М. О путях и способах повышения эффективности организационных коммуникаций / Д.М. Рафикова // Экономика и социум. - 2016. - № 12-2. - С. 822 - 825.
10. Спивак, В.А. Деловые коммуникации. Теория и практика / В.А. Спивак. - М.: Юрайт, 2017. - 460 с.
11. Тараненко, А.И. Коммуникативный аспект в деятельности современных организаций / А.И. Тараненко, Г.В. Панасенко // Управление человеческими ресурсами - основа развития инновационной экономики. - 2015. - № 6. - С. 271 - 275.
12. Шарков, Ф.И. Социальные технологии управления коммуникациями в профессиональной деятельности / Ф.И. Шарков, А.М. Горохов // Коммуникология: электронный научный журнал. - 2016. - № 1. - С. 61 - 67.