2.2 Реляционная схема базы данных
Реляционная БД представляет собой информацию об объекте, представленную в виде двумерного массива - таблицы объеденных определенными связями.Данная схема определяет таблицы, поля в каждой таблице, а также отношения между полями и таблицами.
На рисунке 1 представлена реляционная схема БД «Ломбард», в которой видны все связи между таблицами и их отношение друг к другу.
Рис. 1 Реляционная схема базы данных «Ломбард».
2.3 Структура и создание таблиц
Основным объектом БД является таблица. Создается таблица с помощью режима конструктора, где можно удалять или добавлять новые поля, настраивать поля уже существующей таблицы. Также можно проверить орфографию и вывести табличные данные на печать, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы.
Создание структуры таблицы в режиме конструктора является самым распространенным способом и выполняется путем определения следующих компонентов:.
Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц). Имя каждого поля уникально. Access позволяет самостоятельно выбирать имена полей, длина которых может достигать 64 знаков.
Тип данных определяется значениями, которые будут вводиться в данное поле.
Выделяют следующие типы полей:
Текстовый тип данных _ представление информации строкового типа (то есть, последовательности печатных символов) в вычислительной системе.
Мемо - Поля MEMO используются при необходимости хранения большого количества текста в базе данных;
Числовой - тип данных для хранения действительных чисел;
Дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;
Денежный - тип данных для хранения денежных сумм;
Счётчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием;
Логический - тип для хранения логических данных;
Поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE;
Гиперссылка - это строка, ссылающаяся на другой документ или сторонний ресурс;
Мастер подстановок - создает поле, позволяющее вставить данные в столбец из другой таблицы.
Общие свойства таблиц БД включают в себя:
Размер поля - предельная длина данных
Формат поля - способ форматирования данных в ячейках
Маска ввода - определяет вид, в котором в поле вводятся данные
Подпись - заголовок столбца таблицы
Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически
Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных
Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных
Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля
Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных
Индексированное поле - все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению существенно ускоряются
2.4 Заполнение базы данных
На рисунке 2. представлена таблица «Клиенты» в режиме заполнения БД. Таблица содержит в себе 5 записей.
Рис. 2. Таблица «Клиенты»
На рисунке 3 представлена таблица «Товары» в режиме заполнения БД. Таблица содержит 5 записей.
Рис.3 Таблица «товары»
На рисунке 4 представлена таблица «Товары и клиенты» в режиме заполнения БД. Таблица содержит 5 записей .
Рис.4 Таблица «Товары и клиенты»
2.5 Оперирование данными
Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде виртуальной таблицы. Полученная таблица может использоваться в качестве источника данных в следующих запросах, формах, отчетах, страницах доступа к данным. Через запрос можно производить обновление данных в таблицах, добавление и удаление записей.
Все запросы делятся на:
Запросы на выборку;
Запросы с вычисляемыми полями;
Параметрические запросы;
Итоговые запросы;
Перекрестные запросы;
Запросы на изменение.
2.6 Запросы на выборку
Запрос на выборку используется для получения данных из одной или нескольких таблиц с помощью заданных критериев и отображения данных в том порядке, который требуется; редактирования и обновления записей в режиме таблицы, запроса на выборку (с некоторыми ограничениями); группировка записей и вычисление суммы, счетчиков, средних и других типов итоговых значений.
На рисунке 5 представлен запрос на выборку товаров, которые которые перешли во владение ломбарду.
Рис. 5 Запрос на выборку
2.7 Параметрические запросы
Условия запроса могут быть включены непосредственно в бланк запроса, но для того, чтобы сделать его более универсальным, можно вместо конкретного значения отбора включить в запрос параметр. Создание параметрического запроса облегчает работу пользователя, так как не требует постоянного изменения структуры запроса в окне Конструктора.
На рисунке 6. параметрический запрос, в котором выполняется поиск по названию товара.
Рис. 6. Параметрический запрос
2.9 Выходные данные
Для пользователя данные, содержащиеся в запросах и таблицах, должны быть оформлены в виде отчёта. Отчёт позволяет представлять информацию на печать в удобном формате. Отчет также можно дополнить рисунками. В них легче всего сгруппировать данные и сортировать информацию. Ещё в отчётах можно использовать вычисляемые поля.
К разделам отчёта относятся:
Область данных, где размещаются записи из источника данных;
Заголовок;
Примечание отчёта;
Дополнительные разделы, которые связаны с группировкой записей:
заголовок;
примечание группы.
Группа - набор записей, отобранных по определённому критерию. Группировка может быть:
Числовые значения - десятки, сотни и другим диапазоны значений, которые могут задаваться в свойстве Интервал;
Текстовые данные - по первой букве, по двум первым буквам и т.д.;
Дата - год, по квартал и т.д.
На рисунке 7 представлен отчёт, о товарах перешедших во владение ломбарда
На рисунке 8 представлен отчёт, о всех товарах и клиентах ломбарда
Рис. 8 Отчёт «товары и клиенты»
2.10 Создание кнопочной формы
Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Она используется для организации удобного интерфейса с БД. Форма позволяет вывести на экран одну запись в виде электронного бланка. В форму можно добавить объекты, улучшающие её внешний вид и упрощающие работу с базой данных.
Макет формы состоит из разделов:
Область данных;
Заголовок формы;
Примечание формы;
Верхний и нижний колонтитулы.
При создании форм в режиме Конструктора можно использовать:
1)Вычисляемые поля;
2)Подчинённые формы.
Подчинённая форма - форма, находящаяся внутри другой формы.
На рисунке 9 представлена кнопочная форма. Кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Кнопочная форма может содержать различные элементы. Например, такие как рисунок,кнопки и т.д.
Рис. 9 Кнопочная форма
2.11 Создание макросов
Макрос - часто повторяющаяся последовательность макрокоманд, объединённых в одну для автоматизации работы. Макрокоманды могут использоваться:
При работе с формами:
Для управления запуском файла;
При работе с отчётами.
В Microsoft Office Access макросы могут содержаться в объектах макроса или могут быть внедрены в свойства событий форм, отчетов, элементов управления. Внедренные макросы становятся частью объекта или элемента управления.
В данной базе данных макрос используется для запуска запроса из кнопочной формы (рис. 10).
Рис. 10 Макрос «Открыть запрос поиск по наименованию товара»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Результатом выполнения курсовой работы стало разработанное приложение баз данных, позволяющее автоматизировать операции учета и процессы составления отчетных документов в ломбарде. Разработанное приложение отвечает всем требованиям предметной области, таблицы созданной базы данных отвечают требованиям нормализации, что позволяет обеспечить целостность и непротиворечивость информации. Средствами СУБД Microsoft Access создан удобный пользовательский интерфейс. В первой главе данной курсовой работы были изучены теоретические аспекты реляционной БД и СУБД Access.А во второй главе было произведено проектирование самой БД «Ломбард»,посредством :
изучения особенностей предметной области базы данных «Ломбард»;
разработка схемы БД;
реализации разработанной схемы в MS Access;
создание форм, отчётов, запросов, макросов;
автоматизация работы созданной БД;
анализ полученных результатов работы базы данных.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.Кудинов Ю. И.. Основы современной информатики: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика" / Ю. И. Кудинов, Ф. Ф. Пащенко. - СПб. [и др.] : Лань, 2009.
2.Калабухова Г. В.. Компьютерный практикум по информатике: офисные технологии: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению и специальности "Социальная работа" / Г. В. Калабухова, В. М. Титов. - М. : ФОРУМ : ИНФРА-М, 2011. - 336 с.
3.Информатика и информационные технологии: учебное пособие для студентов, обучающихся по направлению "Экономика" и другим экономическим специальностям / [Ю. Д. Романова и др.] ; под ред. Ю. Д. Романовой. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Эксмо, 2011. - 704 с.
4.Могилев А.В. Информатика: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Информатика" / А. В. Могилев, Н. И. Пак, Е. К. Хеннер ; ред. : Е. К. Хеннер. - 4-е изд., стер. - М. : Академия, 2007. - 842 с.
5.Информатика. Общий курс: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика (по областям)" и другим экономическим специальностям / А. Н. Гуда [и др.] ; ред. В. И. Колесников. - 4-е изд. - М. : Дашков и К° ; Ростов н/Д. : Наука-Спектр, 2011. - 399 с.
6. Кузнецов П.У ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЮРИДИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3-е изд., пер. и доп. Учебник для академического бакалавриата: [электронный ресурс]. Год: 2017 URL: https://biblio-online.ru/viewer/2F7C62C5-F95A-409E-B1E7-169E28DA68CF#page/1 (дата обращения: 17.12.2017);
7. Википедия - свободная энциклопедия. [Электронный ресурс]//ru.wikipedia.org: информ. - справочный портал.
8. СУБД Access:[Электронный ресурс]// БИП - Институт Правоведения URL: http://bip-ip.com/subd-access (Дата обращения: 17.12.2017);