Контрольная работа: Внешняя среда организации. Характеристики состояния внешней среды

Внешняя среда организации. Характеристики состояния внешней среды

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Основы теории управления»

тема: «Внешняя среда организации. Характеристики состояния внешней среды»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

. Сущность и основные характеристики внешней среды предприятия

. Анализ внешней среды

. Методы анализа внешней среды

Заключение

Список используемой литературы

ВВЕДЕНИЕ

Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе.

Для того чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление не только о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, но и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внешнее окружение изучается стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

На показатели функционирования организации оказывают влия­ние изменения, происходящие во внешней среде. Воздействию этих изменений подвергаются цели, стратегии и сама миссия организации. Поэтому актуальной задачей руководства является обеспечение адек­ватности стратегии организации окружающей ее среде. Это определяет актуальность выбранной темы исследования.

Целью контрольной работы является изучение характеристик внешней среды организации.

Объектом исследования является внешняя среда организации. Предметом исследования ее характеристики.

При написании контрольной работы были изучена учебная литература по выбранной теме.

1. СУЩНОСТЬ И ОСНОВНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Среду любой организации можно определить как совокупность трех сфер - внутренней среды, микросреды, макросреды.

Внутренняя среда организаций включает в себя следующие основ­ные элементы: производство, финансы, маркетинг, управление персоналом, организационная структура. Описание внутренней сре­ды дает представление о сильных и слабых сторонах деятельности организации, ее внутренних возможностях. Два других пространства составляют внешнюю среду фирмы.

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институционных структур и других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности. Внешняя среда зависит от внешних и внутренних факторов влияния.

Внешняя среда обладает определённой сложностью. Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если брать во внимание число внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на неё давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, например, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии. Подобным образом, когда речь идёт о разнообразии факторов, организация, использующая всего несколько исходных материалов, нескольких специалистов и ведущая дела всего с несколькими фирмами своей страны, должен считать условия обеспечения менее сложными, чем организация, у которой эти параметры иные. По показателю разнообразия факторов в более сложных условиях будет находиться организация, использующая многообразные и разные технологии, претерпевшие более быстрое развитие, чем организация, чем организация, которой всё это не касается.

Внешняя среда фирмы (рис. 1) выступает как нечто заданное. Внутренняя среда фирмы является по существу реакцией на внешнюю среду.

Рисунок 1. Внешняя среда фирмы [11, с. 102]

Макросреда состоит из элементов, которые не связаны с фирмой напрямую, но оказывают влияние на формирование общей атмосферы бизнеса. Объем исследований рынка зависит от масштабов деятельности предприятия.

Любая организация действует во взаимодействии с внешними условиями. Поэтому она должна использовать возможные преимущества и избегать реальных угроз, тем самым и изменения своего существования. Нельзя изучить все условия внешней среды, потому что это излишне и составляет большой объем информации; нужно изучать непосредственное влияние на деятельность организации.

Микросреда - это среда непосредственных контактов с фирмой, она включает тех участников рынка, с которыми у фирмы есть прямые отношения, или которые оказывают прямое воздействие на фирму. Это, во-первых, поставщики экономических ресурсов, необходимых фирме (сырье, финансовый капитал, производительный капитал), отдельно выделяют поставщиков труда - наемных работников, затем клиенты - потребители продукции фирмы, посредники - финансовые, торговые, маркетинговые, государственные экономические структуры (например, налоговая инспекция). Во-вторых, к элементам рабочей среды относят конкурирующие фирмы и так называемые контактные аудитории - средства массовой информации, общества потребителей и т.п., - которые оказывают существенное влияние на формирование бла­гоприятного или неблагоприятного облика фирмы.

Сложность внешней среды - число факторов, на которые организация обязана реагировать.

. АНАЛИЗ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ

Процесс контроля внешних по организации условий с целью определения возможностей и угроз для нее называется анализом внешней среды.

Анализ внешней среды необходим любой организации, которая действует во взаимодействии с внешними условиями, так как она должна использовать возможные преимущества и избегать реальных угроз, тем самым и изменения своего существования.

Нельзя изучить все условия внешней среды, потому что это излишне и составляет большой объем информации; нужно изучать непосредственное влияние на деятельность организации. Рассмотрим основные условия.

Социально-бытовые условия: демографические изменения в обществе, в котором действует организация; доходы населения; уровень жизни; наличие свободного времени у потребителя; социальная структура и т.д.

Социокультурные условия: уровень образования; наличие и количество учреждений образования и культуры, нравы, традиции, обычаи, интересы и т.д.

Социально-экономические условия: темпы инфляции; уровень занятости, стабильность денег; научно-технический прогресс; конкуренция; зрелость рынка, кредитование и т.д.

Социально-политические условия: изменение законов; налоговая политика, отношение местных властей к деятельности организации; международные отношения; межнациональные отношения и т.д.

Природно-экологические условия: наличие необходимых природных ресурсов; возможные воздействия на природу; активность движения «зеленых» и т.д.

Изучение всех этих условий позволит скорректировать миссию и цели организации, с другой стороны, детализировать и конкретизировать их, т.е. добавить несколько более мелких и конкретных задач к некоторым целям. Например, снижение доходов населения помешает внедрить в продажу более высококлассную, но и более дорогостоящую технику; изменение налоговой политики приведет к сокращению площадей; сокращение центров досугов и культуры позволит просмотреть и детализировать вопросы снятия продукции среднего класса, сроки открытия отдела аудио- и видеозаписи и т.д.

Когда определены наиболее значимые факторы среды организации, необходимо получить о них всю возможную информацию.

Техника формирования базы данных. Определение информации о критических точках среды можно осуществить следующими способами:

сканирование среды (поиск уже сформированной информации, той, которая существует в ретроспективе);

мониторинг среды (отслеживание текущей, вновь появля­ющейся информации);

прогнозирование (попытки создать информацию о будущем состоянии среды).

Прежде чем приступить к поиску информации, фирма должна определить круг вопросов по каждому из значимых элементов внутренней и внешней среды. внешняя среда контроль

Актуальной задачей руководства является обеспечение адекватности стратегии организации окружающей ее среде. Важно ответить на вопрос: «Как развивались организация и ее окружение до настоящего времени, какие тенденции они имеют в сравнении в планом и прогнозом?», а именно руководство должно иметь четкое представление, в какой стратегической ситуации находится организация в данный момент.

Процесс оценки стратегической ситуации включает три стадии (этапа): сбор информации о настоящем положении организации; анализ отклонений от запланированного состояния и, как логическое завершение цикла, - проектирование сценария (рис. 2).

Рисунок 2. Схема анализа стратегической ситуации

На первой стадии производится сбор информации о профиле орга­низации с учетом состояния внешней среды [6, с. 76].

Профиль - это комплексная оценка организации, характеризующая ее специализацию, организационно-технический уровень, систему управления и организационную культуру. Для нормального функционирования организации необходимо обеспечивать определенное соответствие между ее профилем и внешней средой. Профиль выявляется путем исследования бизнеса, которым занимается организация; положения ее на рынке, лидер она или догоняющий; техники, технологии и интенсивности использования производственных мощностей и рабочей силы; организации производства и организационной структуры управления; организационной и деловой культуры; насколько динамична организация в целом.

При сравнении профиля организации с формированием развивающейся (изменяющейся) внешней среды необходимо проанализировать с позиций настоящего времени и обозримого будущего влияние на организацию со стороны общества и наоборот; технологическую среду организации и технологические тенденции на ее рынке; экономическую среду и экономическую политику организации; структуру взаимосвязей со средой, входящие и выходящие коммуникации; характер законодательных ограничений и политического воздействия на деятельность организации.

Центральное место на второй стадии процесса анализа стратегической ситуации отводится анализу ее сильных и слабых сторон. Основное внимание уделяется выявлению степени уязвимости организации от изменений во внешней среде и особенностей, препятствующих использованию возможностей среды. На основе этого определяются отличительные черты организации, позволяющие ей использовать благоприятные возможности и нейтрализовать угрозы или смягчить их воздействие.

На третьей стадии разрабатывается сценарий будущего образа орга­низации и путей его достижения с учетом вновь открывающихся возможностей и угроз. Такой сценарий позволит выявить организационные, технологические и маркетинговые качества организации, которые обеспечат использование возможностей и дадут ей шанс избежать потенциальных угроз. Анализ, предложенный выше, позволит определить положение организации в будущем при сохранении запланированной стратегии. Центральным моментом здесь является вы­явление и анализ «стратегических разрывов» (брешей) [2, . 113-116].

Под «стратегическими разрывами» понимают разницу между выбранным (запланированным) курсом развития организации и курсом развития в новой изменяющейся среде. «Стратегические разрывы» могут возникать между различными элементами стратегического управления: целями и стратегией, стратегией и организационной структурой, стратегией и механизмами ее реализации, стратегическим и текущим планированием и т.д. Они в большой степени определяются интуитивно, на основе опыта и знаний ведущих плановиков и руководителей организации.

Венцом проектирования сценария является стратегическое планирование, которое учитывает обстоятельства, связанные с изменени­ями во внешней среде и степенью адекватности этой среде профиля организации, а также результаты, связанные с новым видением организации. Затем уточняются стратегические цели и алгоритм замыкается.

Необходимо отметить, что исследование, описанное в этом раз­деле может проводиться для оценки ситуации, в которой находится организация, или для обоснования использования возможностей развития, требующих предварительной проверки и контроля новых управленческих решений.

. МЕТОДЫ АНАЛИЗА ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Существует большое количество методов анализа внешней среды организации, рассмотрим некоторые из них.

Метод SWOT-анализ.

Применяемый для анализа среды метод СВОТ (англ.SWOT) - сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities) и угрозы (threats) - является широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Применяя метод СВОТ, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и внешними угрозами и возможностями. Методология SWOT-анализа предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, и после этого установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

Проведение SWOT-анализа сводится к заполнению матрицы SWOT-анализа. В соответствующие ячейки матрицы необходимо занести сильные и слабые стороны предприятия, а также рыночные возможности и угрозы.

Сильные стороны предприятия - то, в чем оно преуспело или какая-то особенность, предоставляющая дополнительные возможности. Сила может заключаться в имеющемся опыте, доступе к уникальным ресурсам, наличии передовой технологии и современного оборудования, высокой квалификации персонала, высоком качестве выпускаемой продукции, известности торговой марки и т.п.

Слабые стороны предприятия - это отсутствие чего-то важного для функционирования предприятия или что-то, что пока не удается по сравнению с другими компаниями и ставит предприятие в неблагоприятное положение. В качестве примера слабых сторон можно привести слишком узкий ассортимент выпускаемых товаров, плохую репутацию компании на рынке, недостаток финансирования, низкий уровень сервиса и т.п.

Рыночные возможности - это благоприятные обстоятельства, которые предприятие может использовать для получения преимущества. В качестве примера рыночных возможностей можно привести ухудшение позиций конкурентов, резкий рост спроса, появление новых технологий производства продукции, рост уровня доходов населения и т.п. Следует отметить, что возможностями с точки зрения SWOT-анализа являются не все возможности, которые существуют на рынке, а только те, которые можно использовать.

Рыночные угрозы - события, наступление которых может оказать неблагоприятное воздействие на предприятие. Примеры рыночных угроз: выход на рынок новых конкурентов, рост налогов, изменение вкусов покупателей, снижение рождаемости и т.п.