Министерство образования Республики Беларусь
Белорусский государственный университет
Исторический факультет
Кафедра источниковедения
Реферат
Прием иностранных делегаций
Минск, 2012
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
Подготовка к приему иностранной делегации
Основные этапы приема иностранной делегации
Особенности национальных традиций иностранных партнеров
Заключение
Список использованной литературы
Приложения
ВВЕДЕНИЕ
В условиях постоянного развития производства и необходимости поисков новых рынков сбыта, а также поиска поставщиков и экспортеров, все больший круг белорусских предприятий выходят на международный рынок, и тогда партнерами по бизнесу оказываются люди, представляющие иную культуру и имеющие свои традиции. И поскольку переговоры играют очень важную роль в установлении контактов между партнерами и разрешении возникших проблем, секретарь в своей работе сталкивается с почетной миссией приема иностранной делегации.
Деловое общение с представителями других государств требует особого внимания к вопросам протокола и этикета, неукоснительного соблюдения общепринятых правил и норм. Соблюдение правил делового протокола повышает эффективность контактов и при общении с деловыми партнерами внутри страны.
Деловой протокол, как и протокол дипломатический, регламентирует порядок проведения деловых встреч, переговоров и бесед, приема делегаций, подписания договоров и соглашений, ведения деловой переписки, организации представительских мероприятий и т.д. Он включает в себя и необходимость соблюдения требований деловой этики, определяющей и регламентирующей внешнюю сторону деловых контактов.
При подготовке официальных приемов или приема представителей иностранной компании необходимо учитывать ряд тонкостей, особенностей и нюансов, чтобы продемонстрировать представителям другой стороны степень уважения, признания статуса, а также лучшие качества своей компании.
Цель визита делегации, ее персональный состав и уровень представительства определяют особенности ее приема.
ПОДГОТОВКА К ПРИЕМУ ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИИ
Получив предварительное согласие партнеров на прибытие в РБ для проведения переговоров, руководитель сообщает об этом секретарю. Тот прежде всего уточняет заранее (за 2-3 месяца) дату и время прибытия, место встречи, продолжительность пребывания, язык переговоров, количество переводчиков, которое необходимо для обслуживания переговоров, и, разумеется, количество и состав участников. Следует особо отметить, что секретарю необходим список членов делегации, составленный в протокольном порядке (от руководителя до секретаря) с указанием занимаемой должности. Старшинство членов делегации необходимо будет учитывать при проведении различных протокольных мероприятий: при встрече и проводах, рассадке по автомобилям, на официальных приемах и т.д.
За 2 - 3 дня до прибытия делегации все эти моменты еще раз уточняются по факсу или электронной почте.
Секретарь должен знать, какие документы, связанных с приемом иностранных гостей, необходимо оформить. Вот наиболее важные из них:
ходатайство юридического лица о приглашения членов иностранной делегации;
приказ о приеме иностранной делегации и назначении лица, ответственного за проведение этого мероприятия;
программа пребывания иностранной делегации;
смета расходов на прием и обслуживание иностранной делегации;
акт о списании расходов на прием и обслуживание иностранной делегации.
Необходимо позаботиться о получении въездных виз Республики Беларусь иностранными гражданами. Визы для въезда в Беларусь выдаются дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь, а также консульским управлением Министерства иностранных дел. Для осуществления деловой поездки въездная виза выдается на основании ходатайства юридического лица, оформленного на фирменном бланке с указанием его полного наименования, почтового адреса и телефона. Секретарь готовит ходатайство, в котором указываются в обязательном порядке имя, возраст, место рождения и проживания иностранного гражданина, представляемая им организация, адрес, цель приезда в белорусскую организацию, длительность пребывания, даты приезда и отъезда, вид транспорта. Необходимо учесть, что при направлении такого ходатайства принимающая сторона берет на себя всю ответственность за соблюдение иностранным приглашенным всех правил поведения на территории страны на весь период пребывания.
Составление программы пребывания иностранной делегации
Незадолго до приезда делегации иностранного партнера необходимо составить и утвердить у руководства предприятия программу пребывания делегации. Она должна включать в себя следующие вопросы:
встреча делегации в аэропорту или на вокзале;
размещение в гостинице;
организация питания;
организация транспортного обслуживания;
подготовка переговорного помещения;
экскурсия по предприятию;
культурная программа;
протокольные мероприятия (обед, прием, фуршет и т. п.);
собственно переговоры (время начала и конца, кто отвечает за организацию, какие вопросы необходимо решить).
Программа пребывания иностранной делегации, утвержденная руководителем организации, является тем «рамочным» документом, на основании которого составляется смета расходов и в дальнейшем производится их списание в бухгалтерском и налоговом учете. Это один из важнейших документов не только для организаторов приема иностранной делегации, но и для бухгалтерии.
Необходимо составить и утвердить не одну, а сразу две программы. Одну - для руководства, гостей из-за рубежа и отчетности. Готовится она на двух языках (русском или белорусском и языке приехавших) и вручается всем членам делегации сразу же после их прибытия. Особым шиком считается изготовление «гостевого» варианта программы на высококачественной бумаге типографским способом. Второй вариант программы является рабочим документом для организаторов приема иностранной делегации, который будут использовать все работники организации, так или иначе задействованные в мероприятиях программы.
При разработке программы следует исходить из того, что гости потратили средства на дорогу, гостиницу, оторвались от своих повседневных дел и прибыли для деловых переговоров. Поэтому основное внимание надо уделить именно переговорам, подготовке документов, соглашений и т.п., а не переездам от одного объекта к другому или знакомству с достопримечательностями (хотя и это должно присутствовать в программе). Чтобы сделать программу компактной и малозатратной рекомендуется при её подготовке учитывать принцип "четырех П", где П1 - место проживания делегации, П2 - место питания, П3 - место проведения переговоров и П4 - места или объекты показа.
Все эти места необходимо определить заранее, они должны находиться недалеко друг от друга. Естественно, что завтракать гости будут там, где проживают; обедать - недалеко от места проведения переговоров или непосредственно в офисе принимающей стороны или на объекте посещения. Эти, казалось бы, мелочи помогают экономить время и средства.
Четкое распределение обязанностей в работе с делегацией среди сотрудников принимающей организации позволит избежать излишней нервозности в ходе всего визита, так как руководитель будет знать, кто конкретно отвечает за тот или иной пункт программы. Программы для гостей и принимающей стороны разрабатываются на все дни визита. Составляется также план проводов.
Во время работы с делегациями рекомендуется оставлять резерв времени для неофициальных, неформальных встреч, а также для личных дел гостей. Следует еще раз обратить внимание на то, что при составлении программы принимающая сторона должна сосредоточить внимание на достижении основной цели визита - переговорах, встречах, документах и т.п.
В случае если глава делегации приезжает с супругой, то максимально насыщенная и интересная программа готовится и для нее.
Одновременно с программой, как правило, разрабатывается и утверждается смета расходов на прием делегации.
Смета расходов составляется принимающей стороной с учетом того, за чей счет будет организован прием делегации. Если члены делегации приглашены в качестве гостей, то принимающая сторона берет на себя расходы по пребыванию, включая проживание в гостинице, питание, автотранспорт; обеспечивает регистрацию паспортов, получение и транспортировку багажа, работу переводчиков и т.п. Если при этом руководитель иностранной делегации приглашается с супругой, то специально согласовываются финансовые условия ее приглашения.
В том случае, когда делегация приезжает за свой счет, принимающая сторона оплачивает расходы, связанные с протокольной частью программы. Остальные расходы (размещение в гостинице, питание, автотранспорт и др.) обеспечивает направляющая сторона. Все финансовые условия визита должны быть проработаны и зафиксированы в письменном документе.
Необходимо также решить и продумать вопрос о вручении гостям сувениров или подарков - фирменных или приобретенных.
После получения сообщения о точном времени прибытия иностранных партнеров целесообразно еще раз собрать всю группу, участвующую в приеме делегации, и проанализировать составленную ранее программу. На всех этапах работы с делегацией (при встрече, размещении в гостинице, транспортном обслуживании, организации переговоров, культурной программе, протокольных мероприятиях) основная роль координатора отводится секретарю.
ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРИЕМА ИНОСТРАННОЙ ДЕЛЕГАЦИИ
Встреча в аэропорту (или на вокзале)
Обычно в зависимости от уровня руководства приезжающей группы ее встречают глава принимающей стороны или секретарь с водителем и, возможно, переводчик. Если гости приезжают впервые, и вы пока лично не знакомы, то следует изготовить плакат с названием своей организации или организации гостей, что поможет выделить их из общего потока прибывших пассажиров. Желательно иметь информацию и о багаже делегации. Вручать цветы не принято; исключение может составить тот случай, когда в группе приехавших есть дама. Тогда можно вручить небольшой букет (цветы вручают в целлофановой упаковке). В момент встречи не принято производить обмен визитными карточками. Встреча прибывшей группы «у трапа самолета» обычно не практикуется, кроме тех случаев, когда приезжает делегация высокого уровня и при наличии реальной возможности для этого.
Транспорт
В зависимости от числа членов приехавшей делегации это могут быть одна или две легковые автомашины (наемные или принадлежащие предприятию) или микроавтобус. Также следует определить транспортное средство для перевозки багажа. Обслуживать делегацию на личных автомашинах не рекомендуется.
При встречах и проводах делегации составляется план рассадки по автомобилям. В международной протокольной практике места в автомобилях определяются как почетные и менее почетные. Первым почетным местом является место на заднем сиденье справа по ходу движения автомобиля. Руководитель принимающей стороны занимает место сзади водителя. Переводчик или лицо, постоянно работающее с делегацией, размещается рядом с водителем. Машина подается таким образом, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий наиболее почетное место. Если в автомашину садится еще один пассажир, то он занимает откидное сиденье, либо место между двумя почетными лицами (между главой принимающей стороны и главой делегации гостей), чтобы не мешать главному гостю во время движения и при выходе. Необходимо отметить, что в практике делового общения, в работе с делегациями всё чаще используют микроавтобусы. Выгоды очевидны: меньшие затраты на транспорт и возможность эффективного использования времени переездов с объекта на объект для общения с гостями.
Проживание
Номера в гостинице должны быть заказаны заранее. При этом нужно заранее знать, сколько ожидается мужчин, сколько женщин и есть ли среди них супружеские пары. При необходимости в ходе подготовки приема делегации в списки приезжающих вносятся коррективы (например, вместо одного представителя приезжает другой), о чем секретарь сообщает администратору гостиницы. В зависимости от класса гостиницы не лишним будет заранее осмотреть номера и лично убедиться в их достаточной комфортабельности, наличии небольшого холодильника для прохладительных напитков и телевизора. Бронируя номера, следует выбирать те, что находятся в тихой и спокойной части гостиницы. Размешать в одном номере двоих человек не принято. Номер дамы можно украсить цветами. В современной практике гостей часто размещают в гостевых апартаментах принимающей стороны, что также позволяет экономить валютные средства.
Вне зависимости от времени приезда делегации и времени начала переговоров всегда принято из аэропорта (с вокзала) сначала доставить гостей в отель, дать им возможность оформить проживание и привести себя в порядок после путешествия. Только после этого можно начать выполнение программы проведения переговоров.
Визит вежливости
Прежде чем начать деловую часть визита, глава прибывшей делегации в соответствии с общепринятой практикой наносит визит вежливости руководителю принимающей организации. Визит вежливости является протокольным ответом за проявленное внимание, за встречу при приезде. Кроме того, в процессе визита вежливости еще раз уточняется программа пребывания, высказываются дополнительные просьбы и пожелания, если они есть.
В назначенное время в вестибюле офиса принимающей организации главу приехавшей делегации, сопровождаемого переводчиком, встречает секретарь. Руководитель встречает гостей, выйдя из-за рабочего стола примерно на середину кабинета. Переводчик представляет гостя хозяину.
Поскольку визит вежливости длится не более 20-30 мин, то через 5-7 мин после его начала секретарь может подать угощение: чай, кофе, прохладительные напитки, конфеты (в коробке), печенье, фрукты. Спиртные напитки не подаются. Угощения, кроме чая и кофе, могут быть оставлены на журнальном столе заранее, до прихода гостей.
В завершение беседы гостю могут быть вручены фирменные сувениры. Хозяин встречи провожает иностранного коллегу до дверей кабинета. Дальше, до выхода из здания, гостя провожает секретарь.
Переговоры
Не стоит забывать, что приоритетной является деловая часть программы, а именно переговоры. Необходимо отметить некоторые особенности ведения переговоров с иностранными партнерами.
Выбирая помещение для переговоров, необходимо обратить внимание на его чистоту, достаточность освещения и отсутствие шумов. Стол для переговоров должен быть соответствующей конфигурации (круглый, квадратный, прямоугольный) и размера. Также необходимо уделить внимание оформлению помещения, можно разместить рекламные проспекты и представительские материалы предприятия, например стенды с образцами продукции, фотографии, иллюстрирующие историю предприятия в динамике.
На столе переговоров могут быть расположены государственные флаги (флажки) стран-участниц. Они должны быть одинакового размера и расположены на одном уровне.
Секретарь заранее готовит необходимые для проведения переговоров документы: проекты договоров, соглашений, контрактов. Все подготовленные документы должны быть переведены на тот язык, на котором будут проходить переговоры. Также следует составить досье по вопросам, намеченным для обсуждения. Секретарю следует позаботиться о том, чтобы были собраны официальные справки, рекламные проспекты, пресса, аналитические материалы о фирме-партнере, а также о собственной фирме в аспекте, интересном для участников переговоров.