§ Качества, уровня услуг и КPI,
§ Систем FM,
§ Пространственных стандартов,
§ Процессов FM.
Целью является обеспечение facility услуг с помощью объединения описаний и формулировки функций поставщиков этих услуг потому, чтобы ожидаемые выгоды были уложены единой терминологией, общим языком и объяснений отношений в рамках родовой стоимостной цепи с точки зрения FM (ИSN EN 15221-1) и инструкций на выработку договоров о работах FM (ИSN EN 15221-2) [Љtrup O. viz 2)] [5]
2.РЕЗУЛЬТАТЫ И ДИСКУССИЯ
О проблеме facility менеджмента ведется дискуссия между чешскими менеджерами уже некоторое время. Их актуальное увеличение вызвало ни сколько так основу вещей как таковых, а, скорее всего для многих неясный объем или же наполнение этой области функций, так же «мало чешские» названия, а главное достаточно проникающий подход некоторых фирм-поставщиков, которая пытается раскрыть, определить, а потом, конечно же, и занять рынок, который для них данная проблематика, а с ней связанные функции представляют. Всеобще известно, что многие проблемы как в двусторонних или групповых отношениях возникают из-за недостаточно выясненной терминологии. С этим связано и законодательство. Объединим ли открытые проблемы, возможно, пока проследить следующие области.
Наполнение facility менеджмента
Содержимое наполнения FM как таковое в основе своей не новое; поэтому некоторые - чаще оправданно - удивляются, зачем заниматься данной областью; к этому доходит прежде всего тогда, если же не получается объяснить эффективность объединяющего подхода, который уже обыден в фирмах, где объединяющие функции давно (а часто очень надежно) проводятся. Процессный подход далеко не является таким очевидным, как кажется с первого взгляда; воспринять, поэтому то, что почти все функции находящиеся вне главной функции фирмы можно обычно производить эффективнее пока для многих предпринимателей достаточно важная проблема. Объединяются значения слов, а тем самым создаются условия в рамках ЕО, чтобы и в ЧР была проведена собственная сертификация facility менеджеров, а тем самым открылась возможность профессионального подхода к данной деятельности. До деятельности facility менеджмента относится всегда то, что воспримет менеджмент организации как вспомогательную функцию. Его стремлением обеспечить данной функцией как можно эффективнее, но всегда так, чтобы она оптимально поддерживала первичную функцию организации. Однако Facility менеджер должен следовать и все возможной первичной деятельности и стремится найти для нее как можно эффективнейшею поддержку или же улучшение данного состояния. Поэтому целью не только поддержка первичной деятельности, но и постоянное комплексное развитие целой фирмы, а тем самым поиск других вспомогательных функций, которые бы могли этому помочь. В рамках коллективного «кругового» решения о сотрудничестве обеих составных частей стоимостной цепи начал использоваться метод, называемый «окучивание корней» [6]. Это название было взято с японского садоводства, означающие подготовительные работы перед пересадкой крупного дерева. Два года перед пересадкой ему (дереву) отсекаются боковые корни, чтобы в конечном итоге остался один главный, и дерево было возможно без ущерба пересадить. В практике это означает, что работник, который предлагает какие то изменения, идеи и т.п. должен сперва заручится поддержкой своих близких сотрудников. Это могут быть сотрудники на том же уровне или же приближенные подчиненные. Выходя из практики, когда на крупных совещаниях за слово голосуют в большинстве случаев постоянно те же люди. Но не каждый хороший оратор и большинство людей имеют врожденную боязнь говорить на публике. Так получается, что хороший специалист facility служб не может изъяснить свою точку зрения на решение вспомогательных функций. Его управляющий может так и не узнать, какое на самом деле мнение он имел на проблематику решения. Чтобы к таким ситуациям не доходило, в большинстве случаев совещание проводится в частном виде и за закрытыми дверьми. На данном способе решения решается и те наиважнейшие вещи в форме двустороннего неформального разговора и никогда на крупных совещаниях или собраниях, где дискутируют и голосуют. Опыт некоторых из выдающихся американских и западноевропейских FM организаций действующих в целом ряде отраслей, подчеркивают, что коммуникация является необходимым, скорее жизненно важным условием их функционирования. Все совещания проводятся с помощью телеконференций с использованием последующих вспомогательных технических средств. Недостаточная коммуникация или недопонимание часто приводят к инцидентам, что именно facility менеджер пытается устранить. Непрерывное увеличение конкуренции и давление на цену, и качество, вытекающие со стороны заказчика ведет к увеличению эффективности в управлении и производстве, увеличенный спрос с работников и установления минимального количества материала для данных задач и проектов. В последнее время новым трендом является best-shore outsourcing [6]. Данный метод, означает перемещение деятельности до области с низкими расходами на рабочую силу, при сохранении качества доставляемых услуг. Только данным направлением (снижение расходов) возможно, пережить и удержать долю на данном рынке в области предоставлении FM услуг. К области best-shore относится, например область восточной Европы (Польша, Румыния, Болгария, Украина, Белоруссия). Преграды в данных странах производит недостаток технически развитого людского источника, недостаток „soft skills“ (опыт с менеджментом, коммуникацией с заказчиком), неподготовленность противостоять давлению со стороны заказчика, культурные различия. Нет другой возможности, потому что все крупные игроки в области FM идут данным направлением, более того открыто конкурируют и крупные фирмы (например, ISS, PeDus, SKANSKA FM). С точки зрения собственнической формы, особенно в англосакской среде типичной формой торгово-законодательного распределения предоставителей FM акционерное общество, организованная одноуровневой моделью управления, так называемое прямое подчинение собранию акционеров ряда директоров (Board of Directors), которых председательствует генеральный директор (CEO). Взгляд некоторых выдающихся FM организаций можно представить обещанием:„We deliver on our commitments so you can deliver on yours.”, которое в переводе означает: «Поставляем службы на основе наших обязательств так, чтобы вы могли поставлять на основе ваших обязательств”[6]. На вебовых страницах подчеркнуто, что речь не идет о слогане, а о настоящем обещании. Главными целями предоставителей FM следующие:
a) Направление на заказчика - имеется в виду, прежде всего, удержать нынешних заказчиков на долгое время,
b) Каждый регион будет использовать индивидуальную стратегию, агрессивное направление на best-shore (виз. выше),
c) Функциональные эффективные организации - должны сотрудничать как одна команда, которая сложена из лучших атлетов,
d) Эффективность - стремление перескочить наши торговые обязательства, придавать особое значение качеству, нулевые выпады (инциденты) наших услуг.
Фирмы, предоставляющие facility услуги, вводят культуру между служащими ведущую к победе (our winning culture) основанной на трех устоях: открытость, искренность и усердие. Данный эпиграф например поддержан устройством специального отдела про этику и придерживания производственных основ выступления (виз. этический кодекс FM [1]), задача которого решать какие либо подозрения внутри организации. Заявление может, точнее обязан, подать, какой либо служащий.
Информационная поддержка
Сегодня традиционно-информационное решение поставлено на высокий уровень благодаря интеграции решения с ядровыми предпринимательскими информационными системами. (напр. SAP R3-модуль сервис - двусторонняя связь технических мест и технического оснащения на соответствующей собственной сущности) и информационной средой, благодаря продолжающимся просторным анализам, динамической дистрибуции информаций по Интернету и возможностям оперативного творения выхода, формуляров и документов. Информационную систему для поддержки FM с использованием объединенных, графических и данных информаций можно изображать сканированными чертежами, договорами и другими документами; связать документы в разных форматах (doc, xls и др., фотографии и видео) [1]. Экономические факторы учета собственности выплывают как из учета общей собственности, так и из исследования найма зданий, оборудования автостоянок и т.д. Следование платежных терминов, срока действия договоров являются основной частью информационной системы. На эти данные навязывается анализ и творение предложения для наемщика. Обзор об использовании пространств является главным и для эффективного размещения рабочих в помещениях, мебели и оборудования, включая перечня перестановок, изменений и переезда. С этим связано планирование обширных проектов в актуальном времени с помощью системы POWERPROJECT teamplan 7-ой версии. Руководство проекта решает столкновения, возникающие при планировании процессов (время, источники, финансы). FM вносит в данную проблематику согласование технологии проводимого проекта с cash flow проекта и с источником целой организации. Проекты должны быть докончены в рамках определенного бюджета. Также при планировании проекта необходимо делать реалистичные оценку возможных затрат и прибыли, которые в последствии могут быть генерированы. Ведущие поставщики IS для FM (Archibus, Aperture) так же как и глобальные поставщики, software-вой технологии могут быть в ограниченной мере способствовать развитию новых продуктов (напр. смотря на свой опыт с продуктами определяют условия на новой версии продуктов).
Стратегический бенчмаркинг FM организаций
Ряд специалистов в области facility менеджмента задаются вопросами, которые выходят с направления данной конференции:
1. Как начать с FM в своей фирме?
2. Как охарактеризовать позицию организации использующей FM?
3. Как сравнить организации, использующие FM между собой и найти наилучшее решение?
4. Как измерить производительность и „зрелость“ организаций использующих FM?
В рамках многоразового исследования facility менеджмента в загранице была использована метода названная Maturity Profile [5], которая позволила оценить производительность организаций использующих FM на наивысшем уровне подле следующих критерий: стратегия, стандарты и политика, финансовое планирование, оценка инвестиц, внедрение служб, “зрелость“ организации и обращение с данными. Facility менеджер может использовать данный метод как к своему усовершенствованию, по сравнению с конкуренцией, или же к бенчмаркинге. Цитированный метод использования информации к созданию индикаторов производительности, которые идентифицируют суммарную производительность организации. Авторы формулируют пять уровней производительности для каждого из семи критерий. Данный метод необязательно приводит к выводам, что производительность организации слабая или же хорошая, только если предоставляет данные и перекладывает их интерпретацию на facility менеджеров. Оценка дает возможность сравнить и оценить конкурентов у организаций использующих FM; предоставляет внешнее сравнение целей организации с достигнутым; оценивает организации, которые были идентифицированы как организации с целями и обще принимаемыми практиками FM; служит как совет или инструкция к оценке и детальному анализу организации, которая предоставляет FM службы и может помочь при определении сопутствующих перспектив организации в области FM. В измерении производительности организации в современном мире нет ничего нового, а существует так же ряд административных механизмов, как измерить производительность организации (виз. Balanced Scorecard dr. Kaplana и prof. Nortona). У большинства административных механизмов за общее берут цель управлять и увеличивать потребительную стоимость организации, точнее ее акционеров, так называемых Shareholder Value Management. Разумеется метод представленный коллегами в Венгрии не ставят себе это за цель, и даже это не является классическим бенчмаркингом, но ее задача в том, чтобы упрощено сравнивать подготовку организации к введению FM или же сравнивать организации использующих FM в свою пользу с точки зрения стратегии организации и стратегического понятия FM как такового. Основное намерение сравнить свою производительность с конкуренцией имеет две важные преграды, которые являются желанием организации FM поменять данные, так особо чувствительных, если же идет речь о стратегии организации или меру внедрения FM и меру объективности предоставленных данных и информации. Так же важно, что данный метод показывает так называемый Best Practice (наилучшее решение), как в организациях воспринят новый механизм увеличения их производительности с помощью содержания и управления актив и вспомогательных процессов - внедрением FM, основной вклад которого на сегодня достаточно известен как акционерам, так и топ менеджерам [6].
Заключение
Facility management является примером аппликации “lean management” в области эксплуатационных расходов, относящихся в основном к недвижимости и большинству пространства, служащих первичным деятельностям. Его основой является усилие эффективного хозяйствования с этими пространствами. Так же, как и у любого материального имущества, речь идет не только о составляющих, но и об эксплуатационных расходах (отопление, освещение, безопасность, мелкий ремонт, уборка и т.д.) Методы reengeneeringa у нас имеют своих новаторов в основном с ряда организаций с иностранным владением, которые по примеру своих материнских обществ начали с реализации facility менеджмента, чтобы не только снизить расходы на поддерживающую деятельность и повысить эффективность использования активов, но и для подготовки своего персонала таких условий, которые бы позитивно повлияли их производительность на прибыль общества и на качество товаров или служб. Целью является уверенность в том, что за предложенную службу FM, качественно и количественно отвечающему нашему требованию, платим именно столько, сколько того то требует. Отсюда и возникает совместная деятельность, стратегический альянс суммарной цепи. Отношение, напоминает брак со всеми его невыгодами, но в основном с выгодами, если только предположить, что это подходящие друг другу партнеры.
ЛИТЕРАТУРА
1. В.К.Выскочил, О.Штруп - Вспомогательные процессы и понижение накладных расходов (Facility management) (Podpщrnй procesy a sniћovбnн reћijnнch nбkladщ), Professional Publishing, Прага, 2003, ISBN 80-86419-45-2 [1]
2. В.К.Выскочил - Facility management. Сборник EDMAN 03,Acta EVIDA No 22, ISBN 80-86598-25-7, Сообщество EVIDA, Плзень, стр. 367-378 [3]
3. В.К.Выскочил - Facility менеджмент - стратегические изменения вспомогательных процессов (Facility Management - strategickб zmмna podpщrnэch procesщ).; сборник GEMAN 03, Acta EVIDA No 23, ISBN 80-86596-26-5; Сообщество EVIDA, Плзень, стр. 325-351 [3]
4. В.К.Выскочил - Facility менеджмент- служба заказчику. Зачем и как вводить Facility management? (Facility management - sluћba zбkaznнkovi. Proи a jak zavбdмt FM?) Сборник PROMA 03, Acta EVIDA No 25, ISBN 80-86596-28-1; Сообщество EVIDA, Плзень, стр. 203-228 [3]
5. В.К.Выскочил - Facility менеджмент. Эконмика и менеджмент 2003 без границ. ВШЭ Прага 10 аж 12 сентября 2003 (Facility management. Ekonomika a management 2003 bez hranic. VЉE Praha 10. aћ 12. zбшн 2003). Абстракт стр. 15 [1]
6. В.К.Выскочил - Facility менеджмент и законодательство (Facility management a legislativa). Сборник JUMAN 02, Acta EVIDA No 34, ISBN 80-86596-52-4, Сообщество EVIDA, Плзень, стр. 261-69 [5]
7. В.К.Выскочил - Людские источники и методы Facility менеджмента (Lidskй zdroje a metoda Facility Management). Сборник PEMAN 05, Acta EVIDA No 40, ISBN 80-86596-5, Сообщество EVIDA Plzeт, стр. 217-226 [4]
8. В.К.Выскочил - Позиция и роль facility менеджера (Pozice a role facility managera). Сборник EDMAN 05, Acta EVIDA No 43, ISBN 80-86596-67-2, Сообщество EVIDA Plzeт, стр.371-373 [4]
9. В.К.Выскочил - основа и управление вспомогательными процессами (Podstata a шнzenн podpщrnэch procesщ). Сборник MOMAN 06, Acta EVIDA No 46, ISBN 80-86596-74-5, Сообщество EVIDA Plzeт, стр.351-363 [5]
10. В.К.Выскочил - FM путь к снижению накладных расходов. Сборник международной конференции Новая теория экономики и мнеджмента организаций (FM - cesta ke sniћovбnн reћijnнch nбkladщ. Sbornнk mezinбrodnн konference Novб teorie ekonomiky a managementu organizacн), ВШЭ Прага, ISSN 80-245-1091-X, стр. 1675-1689 [3, 4]
11. В.К.Выскочил - FM - основа управления вспомогательными процессами, сборник 1 международной конференции FM - метод эффективного управления строительными объектами (FM - podstata шнzenн podpщrnэch procesщ, Sbornнk 1. mezinбrodnн konference FM - metoda efektivnнho spravovania stavebnнch objektov). STU StF Братислава, 12/2006, ISBN 80-227-2541-2, стр.76-82 [5]
12. В.К.Выскочил - Менеджмент в моей жизни (Management v mйm ћivotм). Сборник MOMAN 07, Acta Evida No54, ISBN 80-86596-87-7, Сообщество EVIDA Плзень, стр. 301-315 [6]
13. В.К.Выскочил - Стоимостная цепь подникательской деятельности (Hodnotovэ шetмzec podnikovэch иinnostн). Facility management news. и. 2/2003, стр. 8-9, Wagner Press совместно с IFMA., регистр. Zn. MK ИR E 14106 [3]
14. В.К.Выскочил - Facility менеджмент. Bulletin ИMA № 1/2003, стр. 25-29 [1]
15. Информационная система IFMA CZ в Праге (Informaиnн systйm IFMA CZ v Praze) [on-line] www.ifma.cz